摘要:
也许是因为从小接受传统家庭教育的缘故吧,我一直认为自己是一个性格内向、思想保守的人,做事也很拘谨。刚来公司的时候,人力资源部经理问我:“你能说出保守的优点是什么吗?”我略加思索后回答:“保守的最大优点就是不容易犯错误”。上帝真会捉弄人,这句话说过没多久,我就犯了一个错误,而且是一个很不应该发生的错误。
在公司我主要负责销售费用的审核及相应款项的办理。我们公司设有十多家驻外分公司及办事处,为了加强对这些分公司及办事处费用的控制,公司规定,每月月末各分公司及办事处将当月所发生的费用票据统一传递回总公司来报销,并在总公司进行统一核算。每当月末,销售费用票据像小山一样摆在我的办公桌上,我要对票据的合法性、合理性以及是否符合费用标准进行审核,工作量之大不言而喻。但最令我担心的不是这些,而是一些广告费用和促销费用的控制。尤其是电视广告费用,往往数额较大,多数都是分期预付款,每签一笔付款单,我都会认真核对,唯恐将款项办错办重。
阳春三月,万物复苏,公司市场部也开始紧锣密鼓地为旺季的销售工作做准备,各式各样的广告宣传及促销活动开始了。广告合同和付款单像雪片一样飞来,我的工作也随之忙了起来...
也许是因为从小接受传统家庭教育的缘故吧,我一直认为自己是一个性格内向、思想保守的人,做事也很拘谨。刚来公司的时候,人力资源部经理问我:“你能说出保守的优点是什么吗?”我略加思索后回答:“保守的最大优点就是不容易犯错误”。上帝真会捉弄人,这句话说过没多久,我就犯了一个错误,而且是一个很不应该发生的错误。
在公司我主要负责销售费用的审核及相应款项的办理。我们公司设有十多家驻外分公司及办事处,为了加强对这些分公司及办事处费用的控制,公司规定,每月月末各分公司及办事处将当月所发生的费用票据统一传递回总公司来报销,并在总公司进行统一核算。每当月末,销售费用票据像小山一样摆在我的办公桌上,我要对票据的合法性、合理性以及是否符合费用标准进行审核,工作量之大不言而喻。但最令我担心的不是这些,而是一些广告费用和促销费用的控制。尤其是电视广告费用,往往数额较大,多数都是分期预付款,每签一笔付款单,我都会认真核对,唯恐将款项办错办重。
阳春三月,万物复苏,公司市场部也开始紧锣密鼓地为旺季的销售工作做准备,各式各样的广告宣传及促销活动开始了。广告合同和付款单像雪片一样飞来,我的工作也随之忙了起来。为了能使工作更条理清晰,我将总经理签字同意后的各种合同排号保存,在经办人持付款单到我这里签字时,我按合同中签署的付款方式予以办款,并在合同上做标注何年何月何日办款情况及发票返回情况,并及时将合同进行整理,以防止超出年度预算。
我自认为已经做到了谨小慎微,但没想到还是出了错。公司规定部门经手人在办款时,要填写一张付款申请单,经部门经理签字后,到财务签字,然后再经老总签字后方可由出纳给予办款,这是我们公司的办款程序。可部门经手人在填写付款申请单时经常出现收款单位名称、账号等内容填错的情况,因此付款申请单被银行退回的情况时有发生。经办人在重新办款时还要同以前一样,重新填写付款申请单,重新签一遍字。我接手这项工作后,也经常碰到这种情况,每次我都与出纳核对,确保单据已经被退回方可再次签单。时间长了,这方面没出过什么事,防范的意识也就有些淡薄了。
某日,事业部的核算员小A拿着一张付款申请单来到我们办公室:“前两天给某某广告公司办的款被退回来了,需要重办一下。”我拿过来一看,哦,有印象,前不久签的。“为什么退回来?”“名称不对,多了一个字。”小A是个二十岁刚出头、说话文文静静、看上去很诚实可信的小女生。当时我正在为领导需要的数据忙得不可开交,也是出于对小A的信任,没有过多细问,就将自己的大名签在了上面。一段时间后,该笔款的发票返回、入账。事隔数日后的一天,我忙完了手边的工作,想了想,应该看看余额账情况,于是打开电脑,调出余额账,慢慢地看。突然,我的视线被一笔往来款锁住——“预付账款——某某广告公司14万”,不可能啊,怎么还有余额14万,发票已经返回了。忐忑之中调出了这笔往来的明细账,晕,怎么回事?怎么有两笔14万?难到办重了吗?我赶紧查阅了一下合同,想起了退回来的那笔款,于是打电话给小A,小A稍做了一下回忆后说:“是退回来了,让我撕了。”我真不敢相信这个事实!原来,小A以前在经手办款时都是电汇,每次都是通过银行退回,直接到出纳那里,由出纳告之款项被退回,可这次办理的是银行汇票,由业务员直接将汇票寄给厂家后,厂家发现名称不对,又寄回我公司,由小A负责办理。结果小A以为退回就没用了,重新办理后将原汇票随手就给撕掉了。看着一脸无辜的小A,我只有苦笑的份了。问题已经出现,关键是想办法解决。在这期间,我也联系出纳员,让她到银行看看此款是否已付出,结果是确实未付,但银行未见到退回的汇票,不曾将款转到公司账上。挂失吗?挂失需要有法院的证明,并在报纸上贴出告示,而且还要交纳一笔手续费。唉!早知如此,何必当初?!
当然,这件事最终还是解决了,但是却给了我很多感触:做为一名财务人员也应该具备审计人员那种怀疑一切的工作态度。只有怀疑,才会关注,才不会给错误以可乘之机。事后我也反省,除了自己的疏忽之外,工作中可能还存在漏洞,否则不会出现问题。经过一番思考并经领导同意,公司决定以后任何办款退回的情况,首先由出纳员在办款单上签字确认已收到退回票据,然后再按正常程序进行办理。
企业在制定财务规章制度时,通常关注的都是宏观的方面,往往忽略了一些细节问题,而这些细节问题则需要我们在工作中不断发现,不断完善。如果在办理第一笔退款票据的时候就想到这一点,这样的事情可能就不会发生了。不过倒也庆幸,失误总算换来了“亡羊补牢”。
责任编辑 崔洁