摘要:
对账是一项有些烦琐却又很重要的工作,它在应付账款的管理中占有相当的分量。一般而言,债权方会定期或不定期地提出和债务方进行对账,债务方在接到对账请求后与其对账,若相符,就可以和债权方结账;若不符,还要继续查明原因。可以看出,整个对账过程就是债权方主动要求和债务方被动接受的过程,而大家基本上已经接受并认可了这种做法,债务人若能在债权人请求时配合完成对账和结账工作,即被认为是讲信誉的。有没有比这种对账方法更好的方法呢?有。这就是债权人和债务人同时编制对账单,都积极参与对账。如果说在债权人的要求下能如期还款即是诚信的话,那也只能算是“小信”,而债务人能主动提供资料,配合对账和结账工作,才称得上是“大信”。有道是“小信立,大信成”,“小信”是企业安身立命的基本条件,而“大信”才是企业发展壮大的源泉。
笔者在河南美术出版社实习期间,即负责该单位的对账工作。通过与不同的合作单位接触,对“小信立,大信成”的道理颇有感触。下面就以河南美术出版社及其三个上海地区的业务往来单位(上海上图书店、上海图书批销中心、上海外文书店)为例说明。
一、实例分析
河南美术出版社是一家出版和发行美术、书...
对账是一项有些烦琐却又很重要的工作,它在应付账款的管理中占有相当的分量。一般而言,债权方会定期或不定期地提出和债务方进行对账,债务方在接到对账请求后与其对账,若相符,就可以和债权方结账;若不符,还要继续查明原因。可以看出,整个对账过程就是债权方主动要求和债务方被动接受的过程,而大家基本上已经接受并认可了这种做法,债务人若能在债权人请求时配合完成对账和结账工作,即被认为是讲信誉的。有没有比这种对账方法更好的方法呢?有。这就是债权人和债务人同时编制对账单,都积极参与对账。如果说在债权人的要求下能如期还款即是诚信的话,那也只能算是“小信”,而债务人能主动提供资料,配合对账和结账工作,才称得上是“大信”。有道是“小信立,大信成”,“小信”是企业安身立命的基本条件,而“大信”才是企业发展壮大的源泉。
笔者在河南美术出版社实习期间,即负责该单位的对账工作。通过与不同的合作单位接触,对“小信立,大信成”的道理颇有感触。下面就以河南美术出版社及其三个上海地区的业务往来单位(上海上图书店、上海图书批销中心、上海外文书店)为例说明。
一、实例分析
河南美术出版社是一家出版和发行美术、书法、摄影、画册等类别图书的机构,与上述三家书店均有长期的业务往来关系,所以彼此之间存在较多的应收、应付账款。对于应收账款,河南美术出版社采用的管理方法是:首先,每隔半年与往来单位对一次账;其次,长期监督考察往来单位的信誉和经营状况,并对其进行分类管理;第三是给业务人员分配业务量,把应收账款包干到人考核。
与河南美术出版社这种管理方式相对应,三个书店分别是这样做的:1、上图书店:河南美术出版社将发书退书的原始清单汇总,将整理好的汇总数字传真至上图书店,上图书店接到传真后,即与其财务对账。若相符,即结账;若不符,于第二个工作日电话通知。河南美术出版社接到通知后,再查阅自己的账务与库存,直到对清为止。2、上海图书批销中心:对账时除要求河南美术出版社提供汇总资料外,还必须将原始清单复印寄至批销中心,这时批销中心才予以对账。当发现不符时,传真说明不符之处。3、上海外文书店:由于这家书店一直保持良好的信誉,河南美术出版社于2003年初对其实施赊销。从开始赊销以来,每隔一个月,上海外文书店就会寄来一张流转表,列明各书的序号、书号、书名、单价、上月库存、本期购进、本期销售、本期退货及月末存货等情况。流转表后附带一张对账汇总单,列明其应付账款的金额。表尾附有制表人及经办人的签名。随表附寄的还有业务员具名的请求对账函件。
由以上三个书店不同的对账做法可以看出,上图书店和图书批销中心都是在被动地等待河南美术出版社提出对账要求,把对账、结账完全看成是债权人的事情。尽管这两家单位的信誉还是较好的,未出现过恶意赊购、故意拖欠的状况,但笔者认为,它们在债务管理方面做得还是不够完善。相比之下,上海外文书店的做法则比较成熟,不管是对河南美术出版社还是对自己都是有利的。
对河南美术出版社的好处至少有二:1、可以更清楚地看出书店在某一时期经营本出版社图书的成果,便于把几个经营时期进行比较,并根据比较的结果,分析拟定下一期图书的生产和发行计划。2、书店里本出版社图书的库存一目了然,便于把握结账时间。因为一般结账都要选择一个书店库存较少或销售较好的时期。
对外文书店而言,主动对账的好处至少也有二:1、便于管理。每个月末,将本月经营状况按出版社分类,哪个出版社的书好卖可以直观反映出来,便于书店内部控制。2、树立了自己良好的形象,从而赢得了较为宽松的信用环境。据我所知,这样的对账方式,使河南美术出版社至少会晚一个月向外文书店提出结账,且平时很少在对账问题上纠缠,两家关系更为融洽。
二、管理启示
财务管理是一个整体,有时一个小方面就会影响到大局,所谓牵一发而动全身。就如同对账这样看似简单的工作,却能体现出一个企业的管理思想和信用水平。市场经济是信用经济,在这样的背景下,只有做到“大信”,才能为企业赢得市场,赢得伙伴,最终赢得成功。那么,如何才能做到“大信”呢?
笔者认为:首先,要有“大信”的意识。思想是行动的先导,没有诚信观念,只靠领导一时的决策是不可靠的。要从企业文化的高度指导员工尤其是领导的思想观念和行动,使“大信”成为一种基本的行事准则。其次,要对企业管理的程序规则进行合理的设计,使其体现“大信”的要求。合理的程序规则是企业快速发展的体制保障。程序的设计要遵循“简捷、高效、合作”的原则,简捷而不简单,高效而不疏漏,合作而不妥协。最后,在企业管理的过程中,应该既坚持原则,又具有灵活性,具体问题具体分析。“原则”也好,“灵活”也罢,“大信”应该是我们工作的出发点。
责任编辑 崔洁