为了维持企业正常的生产经营，企业总有储备存货的需要，并因此占用或多或少的资金。存货管理在于一方面保证企业生产经营的需要；另一方面促进存货及时参与生产周转，缩短存货周转期，从而达到减少存货资金占用，提高资金效益的目的。理想的存货管理应是应用ERP系统，但在未实施ERP或实施ERP还不经济的情况下，如何经济、实用地对存货进行管理，存货分色账本账龄管理系统正是我们对此进行探索的结果，现将我们的做法介绍给大家，以供借鉴参考。

一、传统存货管理模式的不足

传统存货管理模式一般只注重存货的实物管理和存货的总量控制。第一拖拉机股份有限公司（以下简称一拖股份）作为在计划经济体制下运行多年的国企，以往通过ABC管理法管理存货，起到了物资供应及时充足，保证公司生产经营正常运行的作用。但由于以往的存货管理方法特别重视采购环节，将保证供应，确保生产经营的连续性视为存货管理的关键，不重视或很少重视存货的账龄问题，造成大量的存货长期备而不用、超储积压。

二、新系统设计思路及具体操作方法的设计

要减少存货占用，盘活流动资金，加速资金周转，充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用，改善存货账龄结构，提高公司的经济运行质量，保证公司现金流量的较好衔接，我们认为应作到以下几点；1、必须进行管理创新，改变传统的管理模式，学会在存货管理中系统思考；2、全员参与。使公司所有与存货有关的采购、保管、计划、财务等各方面人员都参与到存货管理中去，充分发挥广大员工的参与管理的积极性、能动性；3、完善激励机制，引进对存货账龄的考核，并把责任落实到存货管理和使用的第一线员工身上。

本着以上原则我们对存货明细账管理进行了前所未有的改革，对传统账页进行重大改进，对存货的管理增加账龄管理要求，实行存货分色账本账龄动态管理，以不同颜色账本代表存货的不同账龄。形式上存货账本采用蓝、绿、红、黑四种颜色。其中蓝色账本反映账龄在1年以内（含1年）的存货，绿色账本反映账龄在1-2年（含2年）的存货，红色账本反映账龄在2-3年（含3年）存货，黑色账本反映账龄在3年以上的存货。在账页中增加了存货余额采购月份栏，可以一目了然地看出某种存货库存余量中分别在各月份的采购量。每季度对于存货的账龄进行滚动，并根据账龄的增加及时调整账本，从而动态地反映存货的账龄变化情况。同时对各二级单位分季度按账龄指标进行考核。

三、新系统的试点

为了使新方法设计得更加完善、更加适合一拖股份各二级单位的实际情况，我们于2002年1月份对全公司的12个单位进行综合评价，并从中挑选出4家极具代表性的单位进行试点。

通过半年的试点，四家试点单位普遍认为采用分色账本管理存货有以下的优点：

1、存货分色账本动态管理是公司在存货管理上的一个创新，增强了对存货管理的账龄观念，彻底改变了以往一味地采购、单纯地保管的传统观念和做法，使存货管理不仅着眼数量和资金总额，还要考虑资金的时间价值。实行存货分色账本动态管理，可随时掌握存货结构和账龄状况，限额采购，避免盲目进货；及时制订措施，处理过量储备，防止积压。各账龄段的存货管好了，存货资金总量也就管好了。

2、存货账本按蓝、绿、红、黑四种颜色标识存货的不同账龄，从直观上可以一目了然地反映各账龄段存货的品种多少、资金占用状况以及存货的账龄变动情况，促使存货管理部门根据各账龄段存货的不同状况，分门别类采取相应措施来控制存货的采购量和及时处理过量存货储备，减少存货的积压，督促各部门及时发现问题，及时解决问题。

3、通过存货分色账本管理，有利于生产计划人员根据采购计划和存货账龄状况，制定出相应的采购计划，科学合理地安排采购进度，防止超额采购；仓库保管人员每月根据采购计划及储量情况验收入库，对仓库中的超储采购不予接收；财务人员则根据分色账本及时签收单证，及时掌握蓝、绿、红、黑四种账本存货情况，及时提出警示，做到事前控制，防患于未然，体现财务管理的监督职能。

4、实行存货分色账本管理，由于较好地反映了存货的账龄情况，可以及时准确地按照相应比例计算呆货准备金，较好地满足外部审计的要求，便于真实准确地计量期末存货的价值，同时，对今后产生新的呆货可以较容易分清责任。通过呆货准备金的变化情况，可以随时掌握存货的变动情况，充分利用呆滞存货的处置，使已计提的呆货准备金得到回转，增加公司的整体经济效益。

在试点过程中，我们也发现了一些问题：1、由于公司以前存货管理长期无统一规范，在进行存货动态分色账本管理工作的初期给仓库管理人员增加很大的工作量。因此，必须积极宣传提高各级人员的参与意识，使员工（特别是仓库管理人员）充分明白开展此项工作的意义。2、信息共享，使此项工作的结果传递到存货采购部门、仓库保管部门、财务部门，使各部门上下协调一致，充分调动广大员工的积极性，充分发挥每一位员工的聪明才智，才能将存货管好。

四、新系统的全面推行

在总结试点工作的基础上，考虑到公司各单位每年6月末均对存货进行年中全面盘点，并向会计师事务所提交存货盘点表及存货账龄，我们认为6月末正是公司进行存货动态管理全面推广应用的最佳时机，因此于2002年7月1日起在一拖股份公司范围内全面推行实施了存货分色账本账龄管理。

首先，我们以公司文件形式对存货分色账本账龄管理的全面推行工作进行了大力宣传，使公司各单位深刻认识到存货分色账本管理的必要性和及时性，并对具体操作环节和过程进行了规范。

其次，我们对各单位的财务人员进行了培训，讲解推行过程中可能遇到的问题和解决办法，并通过财会人员指导仓库保管人员进行账本的初始化工作，保证初始化工作的准确性和及时性，确保存货账实相符，账龄真实。

再次，因首次对存货实施动态分色账本管理，会遇到一些意想不到的情况，公司要不定期地进行检查，发现问题及时纠正，为此，我们还多次深入公司各单位，现场解决推行过程中出现的问题，督促各单位按期完成新旧系统的转换与运作。

责任编辑 王教育