时间:2020-05-23 作者:乔丽 (作者单位:上海财经大学会计系)
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摘要:
随着信息技术(IT)的广泛应用和价值链管理新理念的形成,企业从传统管理转向了信息化和价值化管理。会计控制作为企业管理的重要组成部分,其理论与实务也是随着时代的变革、经济环境的变化、竞争的加剧、内部管理的需要而不断丰富、发展和完善的。会计实时控制作为体现信息时代特征的一种新的控制方式,目前受到较多的关注,并在实务中得到越来越多的应用。
一、宝钢集团的信息化建设及相关业务整合
(一)宝山钢铁股份有限公司的ERP系统
在全球数字化的环境中,数据——信息——知识的采集、存储、检索、处理、传递和发布的条件发生着根本性的变化,从而引起企业管理方法的一场革命,过程管理成为企业管理的主要方式,智力资产成为企业最重要的资产,企业要拥有竞争优势,就必然要走信息化的道路。
宝钢集团下属多家子公司,主要包括:宝山钢铁股份有限公司、宝钢集团财务公司、东方钢铁电子商务公司、宝钢国际物流事业部等。作为现代化的大型钢铁联合企业,宝钢的生产和装备具有大型化、连续化、自动化的特点。这一特点决定了宝钢的生产组织和控制不能用传统的管理方式进行,而必须用现代化的管理模式来组织生产。建立自己的企业信息系统便是...
随着信息技术(IT)的广泛应用和价值链管理新理念的形成,企业从传统管理转向了信息化和价值化管理。会计控制作为企业管理的重要组成部分,其理论与实务也是随着时代的变革、经济环境的变化、竞争的加剧、内部管理的需要而不断丰富、发展和完善的。会计实时控制作为体现信息时代特征的一种新的控制方式,目前受到较多的关注,并在实务中得到越来越多的应用。
一、宝钢集团的信息化建设及相关业务整合
(一)宝山钢铁股份有限公司的ERP系统
在全球数字化的环境中,数据——信息——知识的采集、存储、检索、处理、传递和发布的条件发生着根本性的变化,从而引起企业管理方法的一场革命,过程管理成为企业管理的主要方式,智力资产成为企业最重要的资产,企业要拥有竞争优势,就必然要走信息化的道路。
宝钢集团下属多家子公司,主要包括:宝山钢铁股份有限公司、宝钢集团财务公司、东方钢铁电子商务公司、宝钢国际物流事业部等。作为现代化的大型钢铁联合企业,宝钢的生产和装备具有大型化、连续化、自动化的特点。这一特点决定了宝钢的生产组织和控制不能用传统的管理方式进行,而必须用现代化的管理模式来组织生产。建立自己的企业信息系统便是实现现代化管理的重要一环,目的就是为了缩短生产周期、加快资金周转、降低产品成本、提高为客户服务水平、增强企业的技术开发能力和市场竞争力。
从20世纪90年代中期开始,管理信息系统被列为宝钢的重点项目之一。到目前为止,宝钢股份已形成了由基础自动化、过程控制系统、生产控制系统、信息管理系统共同组成的比较完整的结构体系。这一系统称为B-ERP,主要包括以下各功能模块:销售管理、生产管理、质量管理、出厂及发货管理、成本和会计管理、设备管理、备件和物资管理、人事管理、档案管理、面向政务工作流的OA办公管理统计及数据仓库等。
宝钢股份的ERP系统将合同、计划、物流三者的信息处理融为一体,使信息的流动始终与物料、资金的流动同步,确保系统的动态实时,保证从订单接收、合同评审、质量设计、生产设计、合同计划、作业计划、质量判定、质保书制作直至科研开发的所有环节的信息处理连续一贯,并做到自动检查信息的合法性,确保信息的完整一致。系统数据库设计充分考虑数据的高度共享,实行“数据一次输入”原则,数据只能在发生源头才有权输入,其他部门只有使用权,以确保数据的真实可靠和“全公司一本账”。在财务管理上采用标准成本制度,细化成本中心,构建完整的成本、会计管理体系,使财务活动能规范操作;在系统开发上,全公司制定了统一的通信标准、程序标准、报表制作标准,并利用专用软件加以管理,确保系统的规范。
从会计控制上来说,ERP系统采用了企业实时动态的财务管理模式,实现“以成本会计为中心”的运作方式,构建了新的标准成本制度,对线上每个环节的生产活动实时报账,建立动态成本账目,使各部门对物料、备件、能耗、人工等成本要素都一目了然,从而随时掌握成本动向和及时发现问题,为降低成本创造了有利条件。备件、物资系统的建立也为降低资材库存和降低采购成本提供了有力的保证。财务结算的系统化和预算制度也导致了流动资金的加快周转。
(二)其他子公司的信息化建设及对主业的支持
宝钢集团财务公司分为六个部门:营业部、资金部、信贷部、财会部、稽核部和办公室。针对业务部门人手较少和集团内部单位地点较分散等特点,财务公司大力发展网上银行业务,结算中心内部网上系统通过集团内部各成员单位网络与结算中心联网,相应解决网上付款、网上查询、网上收款、网上对账等业务,提高了结算效率。另外,资金部门具体负责资金的调度使用、资金头寸平衡,并利用剩余资金做一些短期资金融通,如票据贴现、国债回购等。信贷部门负责对集团内企业发放长短期贷款、委托贷款和融资租赁。
宝钢所属东方钢铁电子商务公司致力于为钢铁及其相关行业提供公共咨询、商务信息、电子交易等服务。东方钢铁在线的营销模式,对降低企业商务成本、规划钢铁交易具有重要意义。从信息平台角度说,东方钢铁在线可为包括原材料供应商、钢铁生产厂、中间贸易商提供专业性极强的有效信息服务,即时发送国内外钢铁行业新闻,提供国内20多个钢材交易市场、近40个品种规格的价格行情,更可全文检索国内外百余家钢厂的产品标准和情报资料。在行情分析、专家点评和权威报道等栏目里,还有bsteel特约撰稿人独到的观点和详尽的市场分析报告。从公司的业务与互联网整合发展看,就是将每个人、每个部门、每个伙伴甚至每个客户都连起来,令企业进化为从内到外浑然天成、无懈可击的电子商务体,做到企业内部ERP系统、经营管理MIS系统和外部电子交易平台的一体化集成建设。例如,从对集团内企业——宝钢股份的电子商务支持来说,东方钢铁在线帮助宝钢股份建立并管理其门户网站,并将其与内部的ERP系统连接起来,有关人员凭专门的密码认证,使采购员能直接进入内外部系统遴选合格的供应商,销售员能及时了解网上客户需求并通过对客户的信用评级确定是否接收该客户及其报价和销售方式,并且,一旦订单生成,生产部门可自动接纳订单并相应安排生产计划,出库部门也会安排相应的仓储和运输事宜。
宝钢国际物流事业部是专业从事宝钢国际物流管理及经营的部门,目前主要为宝钢国际各事业部、宝钢集团各企业,同时也为社会用户提供国际海运、国际货物代理、国际船舶代理、国内沿海和长江运输、码头装卸、矿石中转、货物储运及全方位的一体化物流服务。最近,物流事业部所辖的货运公司正和东方钢铁电子商务公司开展密切合作,研究电子销售和电子采购的物流配送问题和物流过程标准化问题。
二、IT环境中的会计实时控制
会计实时控制的方法,就是将信息技术作为实时控制的工具,将合理的会计流程和健全的IT环境支持结合起来的控制方法,具体可包括会计信息处理控制方法、流程审批控制法、业务处理规则控制法、权限控制法、预算控制法、责任会计控制法、标准成本控制法、作业成本控制法等。这里我们重点介绍宝钢的标准成本控制法、预算控制法、流程审批控制法。
宝钢股份财务和会计方面的业务由财务总监统管,下辖财会处和成本处两个部门。财会处分为六个小组,即:会计管理、资产管理、资金管理、经费管理、采购核算管理、销售核算管理;成本处分为四个小组:即成本组、预算组、经营组、费用管理组。
宝钢的标准成本管理制度从1996年开始施行,它的框架中包括三块内容:①标准的制定;②实际数据采集;③成本差异揭示和分析。成本标准的制定分为三个部分:原料标准,即构成钢铁产品主体的原料成本;生产作业标准,这一部分采用ABC法进行多动因分析;费用标准,也称附加成本标准。在标准制定过程中,核心指导思想就是分解出各部门可控成本,使本量利分析方法中的变动成本范围得到拓宽。实际数据采集95%由计算机系统自动生成,在投料、炼铁、炼钢、热轧、冷轧的一系列连动过程中,每秒大概产生30万条数据,系统随时自动检测差异,并即时传送给自动化线上的控制人员,以便对系统进行实时调整。成本差异的揭示和分析强调及时性,对于各车间、分厂这样的成本中心,每天都会有成本绩效报表,列示一定原料配比结构下的标准成本和实际成本数量差异;而财务部门的成本处,则一方面通过派驻各分厂成本员的分析和异常汇报,一方面通过编制成本旬报和月报,掌握标准成本的执行情况。每月月末,采购部门、生产部门、财务部门会召开一次专门的成本会议,讨论标准成本的执行和变动情况。
宝钢股份的预算管理实行零基预算和季度滚动预算制度,资金实行专户计划管理。以大宗采购为例,宝钢股份可以将自己的采购计划公布到自己的网站上,各地供货商登录网站,可以根据采购要求提出自己的供应方案,即网上投标,采购部门收标后,可以会同财务部门和有关质量部门进行网上评标,根据预算、评标结果和供应商信用确定最终的采购订单。如果采购超出预算,则需相关申请采购部门说明原因并重新编制预算,报主管部门和财务部门审核批准后才可以下单。订单确认后,ERP合同管理系统随即自动向仓库发出接货入库通知,供应商发货至公司仓库后,仓储系统在确认货号、数量、质量与合同一致后,在电子流程中确认收货;此时ERP报支系统根据合同、发票自动生成报支清单,报财会处采购核算管理小组审核,该小组审核购货发票和入库情况后予以确认,自动生成应付账款记账凭证;此时流程转入资金管理组,它根据企业资金情况和合同中对付款方式的规定确定付款时间及现金或票据结算方式,由付款审核员审核后编制银行付款凭证等,通过网上银行将资金付给供货商。可见,在整个业务流程中,在充分实现信息共享和授权管理(专用权限和密码)的基础上,会计流程在每个关键控制点上进行了实时控制。
从协作方面,宝钢股份的整个ERP系统和外部支持系统实现了有效的链接。例如,宝钢股份的采购和销售业务可通过东方钢铁在线及东方钢铁帮其代建和维护的门户网站进行操作,采购和销售数据可直接“不落地”进入ERP系统,以匹配生产计划,实现内外部数据有效共享,并通过密码认证的防火墙控制来减低风险。交易达成后,可以通过财务公司的网上银行系统安全方便快捷地安排收付款;另外,如果股份公司的资金部门需要调剂头寸或短期资金融通,也可通过财务公司实现集团内资源优化配置和较优的金融服务。信息流和资金流统一之后,还可通过物流部门的支持,将实物流落到实处,使生产物流、供应物流、销售物流相协调,并为众多的终端客户提供标准化的物流服务。
三、结束语
随着企业经营业务的不断发展和日趋复杂,控制内容和范围的不断扩大,对控制时效性的要求不断提高,传统会计控制方法的控制力度不够,现代企业的经营活动过程中需要更多的实时控制。在网络的支持下,信息传递、信息处理、信息共享与手工环境有了质的飞跃,在相应的权限设置和认证下,相关人员可以在最短的时间和任意地点获取会计控制的信息,改过去事后获取静态会计核算信息为实时获取企业经营活动过程的动态信息。用宝钢财务人员的话来说,以前的会计就是给结果,由于结果本来就在那儿了,怎么反映对它也都不起作用了;而现在的会计是帮助出结果,很多事都是能动的,在经营业务未完成之前都有改善的余地,是实实在在的创造价值。至于财务会计上的算账、报账,乃至对外公布年报和中期报告,进行信息披露,都是水到渠成的事,而且信息系统的完善和数据的自动加工处理使得财务会计变成了一件细致而简单的工作,只要细心和具备基本会计知识就能胜任。对会计部门的更高层次的要求,基本上集中到了会计控制上,也即管理会计的预算管理、成本管理、流程整合和控制等。
责任编辑 王教育
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