摘要:
2001年10月,GE(美国通用公司)医疗系统集团中国区的员工被告知,除了部分边远省份,从某截止日起,所有员工出差申请、费用报销均在网上进行,这也是员工报销的惟一途径。很快,员工就体会到了网上报销的好处,以前员工报销业务处理快则需要1个月,慢则长达4个月,应用“网上报销”系统后,报销速度大大加快,一般的单据在15个工作日内即可处理完毕。2002年该系统在美国GE公司信息化评比中获得金奖,网上报销系统也即将应用到GE所有分、子公司公司。
报销是每个企事业单位必须进行的一项工作,报销业务包括各种差旅费、手机费、招待费、市内交通费、采购费等等,项目种类繁杂,因此公司职员、财务以及管理人员经常被报销工作所困扰:职员的报销单经常被退回;财务人员为处理报销单据加班加点,也为各种费用不能控制而苦恼;领导因为出差等原因不能及时审批报销单据,更不能及时全面地了解公司的费用支出状况。这一系列问题,已经严重影响了企业会计信息化进程,费用报销业务逐渐成为企事业会计业务处理中的“瓶颈”,影响了其他经济事项的及时进行。
应用“网上报销”系统,可极大地给报销人员及审批人员提供便利。从GE的情况看,员工可以不受时间地点的限制...
2001年10月,GE(美国通用公司)医疗系统集团中国区的员工被告知,除了部分边远省份,从某截止日起,所有员工出差申请、费用报销均在网上进行,这也是员工报销的惟一途径。很快,员工就体会到了网上报销的好处,以前员工报销业务处理快则需要1个月,慢则长达4个月,应用“网上报销”系统后,报销速度大大加快,一般的单据在15个工作日内即可处理完毕。2002年该系统在美国GE公司信息化评比中获得金奖,网上报销系统也即将应用到GE所有分、子公司公司。
报销是每个企事业单位必须进行的一项工作,报销业务包括各种差旅费、手机费、招待费、市内交通费、采购费等等,项目种类繁杂,因此公司职员、财务以及管理人员经常被报销工作所困扰:职员的报销单经常被退回;财务人员为处理报销单据加班加点,也为各种费用不能控制而苦恼;领导因为出差等原因不能及时审批报销单据,更不能及时全面地了解公司的费用支出状况。这一系列问题,已经严重影响了企业会计信息化进程,费用报销业务逐渐成为企事业会计业务处理中的“瓶颈”,影响了其他经济事项的及时进行。
应用“网上报销”系统,可极大地给报销人员及审批人员提供便利。从GE的情况看,员工可以不受时间地点的限制进行费用申请、报销工作,领导可以随时随地完成单据的审批,财务人员也能够很轻松地进行审核、付款、统计分析,一切工作网上完成,彻底解决了报销排长队、付款周期长、制度不规范、报销不透明等一系列报销中的问题。
应用“网上报销”,还有利于规范请款、报销流程,加强企业资金的管理。好的过程才能产生好的结果,“网上报销”能很好地改善我国企事业单位不擅长过程控制的状况。如GE的“网上报销”系统,实行出差前先申请、采购前先申请、发生招待费前先申请等等,批准后才能请款、报销,严格控制了各种不合理费用支出,规范了业务报销中的业务流程控制;报销过程由人为控制改由电脑控制,使各个环节各负其责,所有人员都必须按照设定好的财务制度进行报销工作,体现了公开、公正、公平的原则。
据网上调查,在国内将报销工作放到互联网上的企事业单位还有联想集团、九阳电器公司等等,李宁体育用品公司也正在实施。在联想的网上财务报销系统实施完成之后,联想的9000多名员工就不再为出差、报销的事情费心了。出差员工在网页上填好电子单据,鼠标轻轻一点,就把电子单据传给部门经理。部门经理审核后,电子单据会自动回复给员工并转发给财务部门。员工们只要将审核后的电子单据打印出来,和实际出差单据一起往办公室内的报销单据箱里一塞,就万事大吉。财会人员会定期来收取单据箱里的单据,与收到的电子单据核对以后就可以把款项打入员工的银行卡里。这对于员工们来说,不仅省去了从办公室到经理办公室再到财务部门的多次往来、等待,也可以让部门经理们根据电子单据上详细的费用支出项目、金额和原因,精确地去控制部门内的成本。据联想自己介绍,应用“网上报销”后,每年可以节省大量人力和时间。
在信息化浪潮日益高涨的今天,企业实行会计信息化也迫在眉睫。一个组织的经济业务和事项种类繁多,报销业务就是其中一种日常性的、频繁发生的业务,而且财务信息很多来自报销业务,如果“网上报销”系统能和财务软件实现有效衔接,将有助于财务工作的全面信息化。因此,在企业纷纷应用财务系统、ERP系统的同时,借鉴国际先进管理经验,如GE公司的成功实践,大力推广使用“网上业务报销”,将使企事业单位信息化工作迈上一个崭新的台阶。
责任编辑 王教育