摘要:
本文以总部、大区管理中心、分公司和经营部的企业组织结构模式对网络环境下会计集中核算与财务集中控制模式进行探讨。
一、网络环境下总部、大区管理中心、分公司会计集中核算与财务集中控制模式的探讨
在此情形下,总部的各部门、大区管理中心和分公司组成了一个会计核算的主体,因此,从会计核算上,对它们发生业务的核算,相当于对这个主体中的一个“部门”的核算。从财务控制的角度看,对一个主体中各“部门”财务控制,侧重点是对整个业务发生“过程”的控制。而总部各部门、各大区管理中心和分公司都是费用中心,所以,会计核算主要就是对费用核算,财务控制主要是对费用的控制,而对费用控制采取的方法是预算控制。
1、第一种模式
当分布在全国各地的大区管理中心与分公司费用发生时,当地会计人员将费用发生的凭证输入到计算机中,通过计算机网络集中到总部,然后,再将费用的原始报销单据通过邮局寄到总部,总部的费用会计人员根据寄来的费用原始报销单据对已由当地会计输入的记账凭证进行审核,除了进行合法、合规的审核以外,最主要的是要进行有否超预算的审核,如果审核通过,此凭证将在总部记账。
这种模式因为由各大区管理中...
本文以总部、大区管理中心、分公司和经营部的企业组织结构模式对网络环境下会计集中核算与财务集中控制模式进行探讨。
一、网络环境下总部、大区管理中心、分公司会计集中核算与财务集中控制模式的探讨
在此情形下,总部的各部门、大区管理中心和分公司组成了一个会计核算的主体,因此,从会计核算上,对它们发生业务的核算,相当于对这个主体中的一个“部门”的核算。从财务控制的角度看,对一个主体中各“部门”财务控制,侧重点是对整个业务发生“过程”的控制。而总部各部门、各大区管理中心和分公司都是费用中心,所以,会计核算主要就是对费用核算,财务控制主要是对费用的控制,而对费用控制采取的方法是预算控制。
1、第一种模式
当分布在全国各地的大区管理中心与分公司费用发生时,当地会计人员将费用发生的凭证输入到计算机中,通过计算机网络集中到总部,然后,再将费用的原始报销单据通过邮局寄到总部,总部的费用会计人员根据寄来的费用原始报销单据对已由当地会计输入的记账凭证进行审核,除了进行合法、合规的审核以外,最主要的是要进行有否超预算的审核,如果审核通过,此凭证将在总部记账。
这种模式因为由各大区管理中心与分公司的会计人员将发生费用的凭证输入计算机,将凭证的输入工作化整为零,总部会计人员完成的是凭证的审核工作,因此,可大大减少总部人员的工作量。尽管由各大区管理中心与分公司会计人员输入的凭证信息,还不能完全确定是费用发生的信息,但起码可以作为一个参考信息,这样费用发生的信息可以及时地反映到总部来,有利于总部及时了解分布在全国各地的大区管理中心与分公司的费用发生情况,并对费用及时加以控制。
2、第二种模式
大区管理中心与分公司发生费用后,当地的会计人员对费用凭证进行输入、审核并记账,同时通过计算机网络传递到总部。会计核算全部分散处理,但凭证数据集中存储在总部。这种模式必须采用计算机自动的远程费用预算控制,费用预算控制额度完全由总部制定并由总部的会计人员输入计算机,并通过计算机网络传递到分布在全国的大区管理中心与分公司。当分布在全国各地的大区管理中心与分公司费用发生时,有如下几种控制费用的方式:
(1)一种是严格控制,即当大区管理中心或分公司的会计人员在当地输入费用凭证时,计算机自动判断费用发生额是否大于费用预算额,如果大于,费用凭证将无法输入计算机。此信息也可以通过E-MAIL等方式传递到总部。这种费用控制可以是总额控制,即大区管理中心或分公司发生的费用总额小于预算额度即可,不管其费用明细项目的构成;也可以是明细项目控制,即对每一费用发生额的明细项目进行预算控制。
(2)一种是不严格控制,即当大区管理中心或分公司的会计人员在当地输入费用凭证时,不管是对大区管理中心或分公司的费用进行总额控制或明细控制,计算机自动判断出费用实际发生额大于费用预算额后,费用凭证可以输入计算机,但费用超预算的警告信息,可通过多种渠道传送给总部,也可根据费用超预算的不同程度,通过网络将此信息直接传递给不同级别的管理者。如:费用超预算在1000元以内,计算机将自动发送E-MAIL给费用会计;费用超预算在5000元以内,计算机将自动发送E-MAIL给财务总监;费用超预算在5000元以上,计算机将自动发送E-MAIL给总经理。
(3)以上两种方式的结合,平时采用“不严格控制”方式,但当超预算到一定程度时,再采用严格控制的方式。这种模式在手工条件下是无法实现的,在计算机网络环境下,利用这种方式进行账务处理,相当于“一个账簿由多个会计人员进行记账”,记账工作完全分散,这样总部会计人员的日常会计核算工作很少,主要的工作是费用预算的编制和费用超预算的监视及解决,工作重心全部转到费用管理,而不再是核算。通过计算机网络,总部尽管远离大区管理中心和分公司,但通过费用“严格控制和不严格控制”这两种方式,总部对它们费用控制的效果与前两种模式是一样的,而且这种方式能够通过计算机网络把费用发生的信息及超预算的信息及时地、直接地传递给各级管理者。但这种模式因为是分散进行会计核算的,所以需要总部对各大区管理中心及分公司进行内部审计,以保证数据的真实可靠。
二、网络环境下经营部会计集中核算与财务集中控制模式的探讨
在此情形下,每个经营部都是一个自负盈亏的会计核算主体,是一个利润中心。从会计核算的角度说,总部编制合并报表,需要的是各经营部提供的报表数据;从总部对各经营部的财务控制角度来说,总部依据各经营部提供的报表数据形成反映盈利情况、营运情况等各种财务指标,通过这些指标的分析,对各经营部进行财务控制。这种财务控制与总部对大区管理中心、分公司财务控制的侧重点不同,它不是一种“过程”的控制,而是通过对经营部“报表”的分析,而进行一种“结果”控制。在网络环境下,可通过如下两种模式,实现上述的管理要求。
1、“账”集中的模式
这种模式是当经营部经济业务发生后,将凭证输入计算机,然后对凭证进行审核、记账操作,以形成账簿。但与以往不同的是,通过计算机网络,经营部的凭证数据不是存储在本地,而是存在总部的计算机中。这样,尽管总部也许距离此经营部千里以外,在总部端也可以看到每个经营部凭证及账簿数据。通过这种方式每个经营部的账就集中到总部,“账”的集中就意味着“表”的集中。这种模式的数据集中,缺点是如果经营部较多,计算机的运行速度会比较慢。
2、“表”集中的模式
这种模式与上种模式不同的是,每个经营部的凭证输入计算机并经过审核、记账,形成账簿后,凭证数据就存储在当地的计算机中。而根据这些数据生成的报表,通过计算机网络传递到总部并存储在总部的计算机中,总部端能查询到的仅是各经营部的报表数据。通过这样的方式,每个经营部的报表数据集中到总部。
3、财务监控体系的形成
在各经营部报表数据集中的基础上,利用计算机形成每个经营部的各种财务指标,如:存货周转率、应收账款周转率、总资产周转率等,以对各经营部的经营状况进行监控,使管理者及时发现异常情况,加强对经营部的管理。
责任编辑 王教育