时间:2020-05-23 作者:雷虹 (作者单位:广东嘉应学院财经系)
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摘要:
内部控制是人类从事社会生产实践活动过程中的一种约束机制,它伴随着人类社会生产实践活动的发展而发展。会计作为一种社会活动,会计处理的手段由手工方式向计算机方式的转变,以及会计赖以生存和发展的环境的变化,使得会计信息系统的内部控制也经历着一个发展演变的过程:从手工会计到电算化会计,电算化会计又由单机环境向网络环境的发展几个阶段,在不同的阶段内部控制都表现出独有的特点。下面笔者尝试对这个问题做进一步的探讨。
一、手工会计信息系统的内部控制:账簿控制与组织控制
手工会计信息系统就是一种以人工处理为主的数据处理系统。在手工会计信息系统阶段,财会人员使用纸、笔、算盘等工具,对会计数据进行记录、计算、分类、汇总,并编制会计报表。其数据处理速度慢,时效差,查询检索不方便。
在手工会计信息系统阶段,内部控制的主要作用还只是内部牵制,主要体现在组织控制和账簿控制上。在组织控制方面,企业的会计部门按经济业务的性质划分成一些职能组。如:材料组、出纳组、成本组、资金组、综合组等。它们之间通过信息资料的传送和交换建立联系,相互稽核牵制,彼此形成一个内部牵制网,使会计工作正常运转。如果出现问题,...
内部控制是人类从事社会生产实践活动过程中的一种约束机制,它伴随着人类社会生产实践活动的发展而发展。会计作为一种社会活动,会计处理的手段由手工方式向计算机方式的转变,以及会计赖以生存和发展的环境的变化,使得会计信息系统的内部控制也经历着一个发展演变的过程:从手工会计到电算化会计,电算化会计又由单机环境向网络环境的发展几个阶段,在不同的阶段内部控制都表现出独有的特点。下面笔者尝试对这个问题做进一步的探讨。
一、手工会计信息系统的内部控制:账簿控制与组织控制
手工会计信息系统就是一种以人工处理为主的数据处理系统。在手工会计信息系统阶段,财会人员使用纸、笔、算盘等工具,对会计数据进行记录、计算、分类、汇总,并编制会计报表。其数据处理速度慢,时效差,查询检索不方便。
在手工会计信息系统阶段,内部控制的主要作用还只是内部牵制,主要体现在组织控制和账簿控制上。在组织控制方面,企业的会计部门按经济业务的性质划分成一些职能组。如:材料组、出纳组、成本组、资金组、综合组等。它们之间通过信息资料的传送和交换建立联系,相互稽核牵制,彼此形成一个内部牵制网,使会计工作正常运转。如果出现问题,则可以通过各职能组的分工来追查责任人。这种职能的分割与人员的分工是手工会计中的内部组织控制。与组织控制相联系的账簿控制体现在:会计数据存放在手工填制的凭证、账簿、报表中,分别由不同的人按照一定的程序进行填写和编制;会计主管和各职能组的负责人通过审查凭证、账簿和报表,通过分析账、证、表三者之间的勾稽关系,观察、了解经济业务的整个处理过程,进行有效控制。这种账簿控制体系成为内部控制的一个强有力的控制点,它与组织控制相配合,适合手工会计处理方式,保证数据处理的可靠性、准确性与安全性。
二、电算化会计信息系统的内部控制:主体系统与客体系统的控制
电算化会计信息系统就是利用电子计算机处理财会工作,完成会计信息的收集、整理、存储、检索和报表等工作,并能根据有关信息进行分析、预测、辅助人们对生产经营活动进行管理。
在电算化会计信息系统下的内部控制是手工内部控制和计算机内部控制两者的相结合。手工内部控制侧重对“人”的控制,计算机内部控制侧重对“物”的控制,本质上体现了主体系统与客体系统相结合的控制。与手工会计相比较,电算化会计信息系统首先表现为:内部控制的重点发生了转移,已经由会计人员和会计业务部门转移到了计算机数据处理部门。手工会计中的那种账簿控制与组织控制相辅相成的做法已经不能适应电子数据处理的新特点,已经失去了职责分离、相互牵制的控制效果。计算机内部控制已将手工会计对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式,改变为集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。会计工作的组织已由“用户”、数据处理主管、系统开发、维护以及计算机运行组共同完成。其次表现为:控制的范围扩大了,对原来手工下的内部控制制度进行了取舍、更改、转化和增加,出现了一些手工控制系统没有的内容,如对系统开发过程的控制,数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。最后,控制方法和操作手段由人工控制转为人工控制和程序化控制相结合,增加了一些计算机程序化的控制。常用到的有:计算机硬件、软件控制,输入数据的机内检验等。
我们可以看到,电算化会计信息系统打破了传统手工会计的格局,使传统的会计核算手段和处理程序发生了巨大变化,这一变化带来了对内部控制问题新的思考。在手工会计中会计处理的结果是否真实、可靠,主要取决于会计人员自身的业务水平、工作能力、工作态度以及他们对有关法律、法规等财经规章制度的理解程度和在工作中贯彻执行的情况。而在会计电算化信息系统中,会计处理结果是否真实、可靠,就不仅取决于会计人员的业务水平、工作态度等因素,而且还取决于会计数据处理过程所使用的计算机硬件系统和软件系统是否正确可靠,操作运行以及处理流程是否符合要求。这就使我们发现,在电算化会计信息系统中实质上存在着主体系统和客体系统的组合。
主体系统的基本构成单位是自然人,在电算化会计信息系统中主体系统包括了基本会计岗位和电算化会计岗位中的所有人员。主体——人是客体系统的设计者,他们实际上反映了主体系统的动机、目的、利益和能力。正是由于这一主体系统对会计信息系统的指挥,才能使系统的运行满足各类信息使用者的需求。因此,会计信息系统的控制首先要着眼于人员的分工与职能的分割。主体系统具有复杂的心理系统,表现在该系统是一个能讲话、有思维、会劳动的自然人所组成的社会系统。这个系统通过自身的社会实践作用于某一客体系统,促成客体系统发挥其功能。在其进行社会实践的运动过程中必然伴随着大量的心理活动的发生。人的心理表现为个体心理与群体心理的复杂交互作用。文化背景与知识结构、个体结构与心理态势、集团文化与阶层意识、世界观等等,都将直接或间接地影响人的心理活动。
而客体系统是由多种成分构成,其基本构成单位是受人控制的,是用于经济信息加工、处理、存储、检索等活动的系统硬件、软件设施的总和。客体系统是被动的、无意识的受控系统,而主体系统则是一个积极、能动和具有自创意识与反思的主动系统。客体系统功能的优劣,必然受控于“主体系统”。因此,电算化会计信息系统的内部控制取决于主体系统和客体系统的合理构建,主体与客体的相辅相成和辩证统一。
三、网络环境下的电算化会计信息系统的控制:内部控制与外部控制相结合
随着信息高速公路的建成,网络经济时代已经到来。国际互联网(In-ternet)使企业在全球范围内实现信息交流和信息共享;企业内部网(Intranet)技术在企业管理中的应用,则使企业走出封闭的“局域”系统,实现企业内部信息的对外实时开放,同时使企业内部包括财务部门在内的所有部门实现了资源优化配置。而疾驰在信息高速公路上的企业信息中的70%是财务会计信息。这就使网络财务成为备受关注的焦点,网上会计信息的安全无疑越来越重要了。
网络环境下的电算化会计信息系统有着不同于单机环境下的特点。在网络环境下,数据信息通过网络传递,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,财务数据流动过程中的签章等传统手段不再存在,信息的完整与真实难以保证,财务信息易被截取、篡改,给网络会计带来一定的风险。电子商务是网络环境的必然产物,随着电子商务的逐步普及,网上交易愈加普遍。电子商务给企业带来了无限的生机,又给网络会计系统的内部控制带来了新的挑战。可以看到网络环境下的电算化会计信息系统更为复杂,因此要使内部控制与外部控制相结合,即从企业的内部稽核与外部审计两个方面进行全方位控制,才能实现在网络环境下电算化会计信息系统的有效控制。
在企业的内部,必须通过设置防火墙、建立虚拟专网(VPN设备)、提供系统日志审计工具和安全性分析工具、安装信息网关和安全路由器、设计授权和身份认证系统、施行信息加密、加强安全监测预警系统的实时监测。同时,必须将安全管理看作是一个动态的过程,设计出一个企业动态自适应安全模型,根据实时监测的记录与报警响应的结果,不断查找网络缺陷,随时对系统的网络使用情况、可疑的迹象进行检查,提供准确的网络安全审计报告。
我国正在建立电子商务的权威认证中心,它通过自身的注册审核体系,检查核实进行证书申请的用户的各项相关信息,并将相关内容列入发放的证书域内,使用户属性的客观真实性与证书的真实性一致。企业各种单据的鉴别、对往来客户的付款能力的判定,都要借助这一认证中心进行。这种通过购销双方共同信赖的第三方机构作为中介,以实现依赖传递,是企业在网络环境下开展会计工作、取得可靠信息的重要保障。
责任编辑 王教育
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