时间:2020-05-23 作者:刘仲文 (作者单位:首都经贸大学会计学院)
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摘要:
20世纪末计算机技术在世界各国的发展与普及,实现了会计电算化、信息化、网络化,特别是以财务会计管理为核心的“企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)”系统在世界著名大企业的推广和应用,使许多现代化企业建立了能够进行实时控制的会计系统。本文首先分析传统会计不能实现实时控制的原因与结果,提出会计实时控制的基本理论,然后以ERP系统为例,证明会计系统可以通过计算机网络实现对企业价值运动的实时控制。
一、传统会计系统不能成为实时价值控制系统的原因和后果
1、原因。按照传统的组织管理模式,会计信息的传递是通过人工传递会计凭证实现的,因此会计信息的滞后是难以避免的。而且在传统企业管理模式中,产、供、销等部门的业务活动是与财会部门隔离的,各种经济活动信息凭证都是先在本部门内流转,不是与财会部门直接见面。以采购和生产环节为例,采购入库单、产成品入库单都不是实时地传递,而是“批处理”地传到财会部门,这是会计信息的第一级滞后环节,可称作会计信息的传递滞后。会计部门拿到滞后的会计信息再经过会计处理,到月底结账,下月初才将会计报表报出,供阅读财务会计报告的人员使用,这是会计信息的第二级滞后...
20世纪末计算机技术在世界各国的发展与普及,实现了会计电算化、信息化、网络化,特别是以财务会计管理为核心的“企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)”系统在世界著名大企业的推广和应用,使许多现代化企业建立了能够进行实时控制的会计系统。本文首先分析传统会计不能实现实时控制的原因与结果,提出会计实时控制的基本理论,然后以ERP系统为例,证明会计系统可以通过计算机网络实现对企业价值运动的实时控制。
一、传统会计系统不能成为实时价值控制系统的原因和后果
1、原因。按照传统的组织管理模式,会计信息的传递是通过人工传递会计凭证实现的,因此会计信息的滞后是难以避免的。而且在传统企业管理模式中,产、供、销等部门的业务活动是与财会部门隔离的,各种经济活动信息凭证都是先在本部门内流转,不是与财会部门直接见面。以采购和生产环节为例,采购入库单、产成品入库单都不是实时地传递,而是“批处理”地传到财会部门,这是会计信息的第一级滞后环节,可称作会计信息的传递滞后。会计部门拿到滞后的会计信息再经过会计处理,到月底结账,下月初才将会计报表报出,供阅读财务会计报告的人员使用,这是会计信息的第二级滞后环节,可称作会计信息的处理滞后。这种会计信息传递和处理滞后,使会计无法做到对价值运动的实时控制。
2、后果。在传统的组织管理模式下,必然产生以下后果:1、会计信息传递滞后,导致会计系统记账不及时,无法随时对企业的价值流进行控制。2、会计信息处理滞后,导致传统会计系统的账算不准,常常出现企业账实不符的情况。3、会计信息滞后影响财务会计报告使用者进行正确决策。4、传统财务会计系统不能适应大业务量的会计信息运转。在财会部门会计凭证的编制、传递、会计信息收集、整理都是由人工处理的情况下,当企业业务量增加时,大量的数据凭证“批处理”地汇集到财会部门,使财务会计系统难以承受,甚至连财务会计报表都无法及时编制出来。
解决上述问题的方法是实现企业生产经营的现代化管理,打通各管理部门之间的信息传递渠道,改造企业管理模式,建立会计的实时价值控制系统。
二、建立实时价值控制会计系统的前提
在实时价值控制会计系统内,组织机构的每一笔经济业务都会实时地反映,每一项控制都会实时地产生结果,每一份报告都会实时地生成。一个实时价值控制会计系统,首先要求该组织机构运作的所有环节必须与会计控制系统是紧密联系的;其次,要求该组织机构运作的所有过程变化都必须实时迅速反映到会计控制系统内;最后,要求财务会计处理结果必须尽快反馈给会计信息的各种需求者,反馈给企业各级管理者,使其能够迅速作出决策和反应,改善业务或管理,提高绩效。因此,从理论上说,建立实时价值控制会计系统的基础是会计电算化、信息化,同时要具备以下前提条件:
1、企业信息透明化。建立实时价值控制会计系统,企业运营中的信息透明化是十分重要的前提条件。实现企业信息的透明化首先要打破财会部门和企业的产、供、销各部门的信息壁垒,以财会管理为核心,实现财务会计和企业的产、供、销等各环节的完全集成,达到企业经营业务与财会业务的集成统一,并能产生互动,使管理者能够实时了解业务运作过程中每一个环节的状态。
2、会计凭证信息化。会计凭证信息化包括两层含义:第一是把各种会计凭证以一定的格式录入计算机,可以随时查询,并使有权限的人“通透”地共享,拆除部门之间的“墙”。第二是信息传输网络化,企业内部的数据信息通过网络(包括企业内部网、互联网等)传输,使整个集团成为一体。通过会计凭证信息网络化传递,解决会计信息“批处理”地传递到会计部门的问题,使会计信息可以及时、准确地传递到会计系统。
3、工作或控制流程的信息化。根据企业的实际情况及实时控制的要求编制工作流程或把企业已经规范的一些流程以软件程序的方式固化下来,使流程信息化。实现流程的信息化后,当每笔业务录入电脑后,根据控制流程可以归集到不同会计科目,可以按岗位、部门、项目汇总不同信息,从而使每一份报表都可以实时地生成。同时,规定流程确定后不能随意更改,保证输入同样的数据就会产生完全一样的报表。
4、决策的信息化。决策的信息化是通过对历史数据的分析、总结,建立对管理和决策支持作用的计算模型并以软件程序的方式固化。但是,这里应说明一点,决策的信息化只是一个辅助决策,它不能完全代替人的判断,尤其是在市场千变万化的情况下。
三、ERP系统及其对会计控制的作用
ERP系统并不是一个单纯的会计系统,而是一个企业管理系统。该系统的核心是对企业资源进行合理的配置和利用,但系统设计时把企业的财务会计管理放在了企业管理的首位。系统设计要求各部门与会计相关的信息都对财会部门透明,例如企业采购定单、企业销售计划、管理费用预算等,不再是经济活动已经发生后再传递信息,而是在经济活动发生的当时就传递会计信息,同时将预计发生的经济活动信息也都及时传递到财会部门。这样,使得会计信息的处理从事后过渡到现实或事中的处理,以及对未来信息的处理,从而为企业财会部门及时报告企业资金运用情况、筹集和调度资金、提出企业经营决策建议提供基础数据。具体地说,ERP系统对会计理论和会计实务的作用主要有以下几方面:
1、可以实现会计对企业价值运动的实时控制。利用ERP系统进行会计管理,不但能了解销售、采购、库房、生产等部门经济活动的全过程,而且伴随着每一个经济活动,会计部门都有相应的反映和监控。例如,在采购订单通过供应商协同系统发送给供应商的同时,会计部门也得到了这个信息;库房按订单收货后,该信息同步传到财会部门,产生应付账款的同时已按订单价格登记入应付账款和存货账户。会计信息的通畅、透明,给会计核算可以实时、准确地进行提供了保障。
2、可以及时、准确地进行成本核算。ERP系统是面向供需链管理的、能够把客户需求与企业内部生产制造以及供应商的资源整合在一起的信息管理系统。在ERP系统中,财会部门与产、供、销各个部门是互动的,会计系统对产、供、销各项业务实现了同步反映,同步监控。产、供、销等部门的经济业务活动对财会部门是完全透明的。随着每一个经济活动,会计控制系统都有同步反映、记录、计算、监控、报告等。这样,会计部门就不会由于产品配料单不精确而错误计算成本。同时,会计部门可以放心地将出库的原材料计入在产品,准确地计算出入库产成品的成本,供销售部门参考,并在产成品出库时计算销售成本。
3、可以建立实时客户资信审核记录,加强应收账款管理。对长期客户应事先核准其资信程度,根据业务往来时间、每年业务规模、以往的信誉记录等要素进行动态调整。客户订单出库前,只要资信审核合格,就可以立即发货。同时,可以有针对性地鼓励客户提前付款,从而加快企业的资金周转速度,减少资金风险。而且,由于客户可以通过电子商务系统了解自己的账务情况,并根据ERP系统的信用政策选择最适当的还款方式,从而提高了客户的满意度。
4、可以实现对应付账款的及时管理。没有ERP系统之前,由于采购和财会部门之间是隔离的,财会部门对采购计划一般不是十分清楚,只有在存货入库后,通过库房传来的入库单才知道这笔采购已经发生,并且仅凭采购部门掌握的付款条件给予借款或报销,然后再分别记录借款、核销借款和记录应付账款。由于缺乏对采购过程的有效监督和制约机制,很容易造成管理上的漏洞。而使用ERP系统可以将采购计划、购货、入库、报账等工作流程信息化,采购人员提交采购订单后,除了负责催货就没有任务了;货物入库后,系统会自动产生应付款,财会部门按照采购订单的付款条件直接付款给供应商,供应商寄来发票后财会部门再自行核销。这样,不仅简化了原有的工作流程,减少了采购部门与财会部门之间的业务往来,提高了效率,而且由于采购和财会部门之间的“墙”被推倒了,财会部门掌握采购计划的全部信息,对采购计划的进程可以进行实时控制,不仅能够做好资金和付款计划,而且有效地减少了管理上的漏洞。
5、可以实现对预算的实时管理。使用ERP系统不仅可以根据历史数据,准确地预测各地区、各部门、各种业务、各种产品、各费用科目的数据,而且可以做到按月分解预算和及时调整不合理预算。这样,ERP系统能够将每项费用实时报告到应该承担责任的部门负责人,并且可以与预算进行比较,及时提出预警或禁止信息,从而实现对预算的实时管理。
6、可以提供快速、多用途、动态的财务会计报表。ERP系统通过企业各个环节的计算机网络,一发生经济业务就输入系统,系统同步互动,随时提供在线、实时的会计记录,使快速提供财务会计报表成为可能。而且,ERP系统通过计算机指令将会计信息重新汇总后,能支持多种组合的核算方式,提供多种用途的财务报表。另外,由于ERP系统能够做到事中实时监控,因此比较容易做到事后的准确和快速核算,可以实现会计报表的动态化管理。使用ERP系统业务部门负责人可以在月中任何一天获得截止当时的收入、毛利、净利的粗略报表,便于及时了解经营情况,作出判断和决策。
7、实现了集中的财务控制。在ERP系统中,整个集团是一体化的,相关信息是透明的。因此,无论是哪个地方发生的业务或是开支,不进入系统就无法实现,而一进入系统就能被总部财会部门跟踪。各分支或核算单位可以在自己的权限范围内形成自己的报表,同样的报表也可以在总部同步生成,从而实现对财务的集中控制。
8、实现了有效实时监控。在ERP系统中,所有的原始数据一旦被录入就不好更改,更改后会留下记录,而且容易回溯。这样,除了在原始凭证上做手脚外,在其它环节弄虚作假的可能性大大减少。这种有效监控,避免了分公司、子公司、各级工作人员的“造假”行为。
9、实现了财会管理一体化。过去,员工报销要填完单据后,找批准人签批,然后再到财务前台,等待单据审核并结算。使用ERP系统后可以实现网上报销,节省了时间,有利于员工把更多的精力投入到本职工作中去。
10、可以有效防范风险。由于实现了实时会计核算,保证了会计部门能随时给业务部门提供各种信息,将企业的风险控制在最小范围。例如,会计部门可以提供库存货物的数量、单价等信息,避免进货决策等失误。
总之,经过理论分析以及一些企业的实践,证明ERP系统能在加强企业管理和控制等方面起到一定的作用。当然,除了ERP系统以外,笔者认为其他一些按照会计实时控制理念设计的软件也能在这方面发挥作用,有待我们进一步地研究和探索。
责任编辑 周文荣
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