摘要:
随着会计电算化的日益普及,解决报表标准化问题已变得越来越重要。但从我国目前的情况看,还不可能在较短的时间内对会计报表完全实行标准化。因为各企业出于其内部管理的需要以及受某些外部因素的影响,有时会对内部管理报表作一些必要的调整。这些调整的范围无论大小,都将对企业的报表表间取数体系(包括计算公式与校验公式)造成极大的破坏,有时甚至会造成企业的部分报表需重新描述。这样,不仅增加了工作量,而且往往容易出现差错。而基础报表体系的建立与应用,则能使这些问题迎刃而解。
一、基础报表体系的概念与建立
基础报表是建立在会计电算化基础之上的数据仓库理论与会计报表原理相结合的财务数据集合。从会计的概念上讲,它是对账务及下属单位报表数据进行汇总、归类、整理后所形成的数据集合表。对这些集合表按其相互间的一定顺序进行排列后所形成的有序组合,即为基础报表体系。它可分为类账务基础报表体系和类报表基础报表体系两种。
类账务基础报表体系是在有关数据的归类过程中,简单地按其属性进行划分,如可按资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润及分配等进行划分归类,在资产中,又可按其流动性进行划分等等。然后分别进行...
随着会计电算化的日益普及,解决报表标准化问题已变得越来越重要。但从我国目前的情况看,还不可能在较短的时间内对会计报表完全实行标准化。因为各企业出于其内部管理的需要以及受某些外部因素的影响,有时会对内部管理报表作一些必要的调整。这些调整的范围无论大小,都将对企业的报表表间取数体系(包括计算公式与校验公式)造成极大的破坏,有时甚至会造成企业的部分报表需重新描述。这样,不仅增加了工作量,而且往往容易出现差错。而基础报表体系的建立与应用,则能使这些问题迎刃而解。
一、基础报表体系的概念与建立
基础报表是建立在会计电算化基础之上的数据仓库理论与会计报表原理相结合的财务数据集合。从会计的概念上讲,它是对账务及下属单位报表数据进行汇总、归类、整理后所形成的数据集合表。对这些集合表按其相互间的一定顺序进行排列后所形成的有序组合,即为基础报表体系。它可分为类账务基础报表体系和类报表基础报表体系两种。
类账务基础报表体系是在有关数据的归类过程中,简单地按其属性进行划分,如可按资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润及分配等进行划分归类,在资产中,又可按其流动性进行划分等等。然后分别进行汇总、抵销和整理,建立母公司基础报表体系和合并基础报表体系。由于这种基础报表体系的结构类似于会计科目,因此,其在创建之初的取数上比较方便,而且比较符合财务人员的思路,但在抵销、整理以及下一步管理报表和报出报表的取数时,往往会因其思路与管理的要求不一致而增加一定的工作量。
类报表基础报表体系是在有关数据的归类过程中,按管理上的需要进行划分,由于其类似于企业的内部管理报表及报出报表,因此,这种基础报表体系的创建过程与企业内部管理报表及报出报表的创建过程极为相似,区别在于:在创建时须在基础报表内部预留一定的空间,以利于日后的扩展。这种报表体系的缺陷是:报表体系建立时间较长后,一些变动比较大的表式看起来会显得有些零乱。
二、建立基础报表体系,全面解决报表标准化问题
由于一般报表编制的过程是从账务和单位报表直接形成管理报表和报出报表,因而,它们不仅仅存在与单位报表及账务间的取数关系,而且还往往在其内部存在相互间的取数和为保证报表正确性而描述的表间校验公式取数关系。简图如下:
这样,一旦管理报表或报出报表的格式发生变化,就要对单位报表的相关表式进行对应变更,然后才能进行汇总、抵销,形成变更后的管理报表和报出报表。由于管理报表和报出报表的内部表格间存在相互取数的情况,当某一报表表式变动时,就会引起一连串的报表取数及校验公式需作相应更改。
基础报表体系建立和应用后,这些情况将不复存在。由于基础报表体系在整个报表编制过程中起一种中介作用,它不仅使管理报表和报出报表间的相互取数趋于消灭,而且还使报表的编制过程发生一定的变化。简图如下:
由上可见,基础报表体系是经过汇总、整理后形成的数据报表集合,在各基础报表之间存在着勾稽关系校验,从而确保了其数据的正确性。此外,基础报表体系还具有可扩展性。因此,管理报表和报出报表中所需的数据均可在相关的基础报表中直接获取,这就使得管理报表和报出报表的内部关系归于平行。当管理报表和报出报表的表式变动时,只需对新增单元作一些取数描述即可解决。而对下属单位的报出报表也只需增加一两张补充表即可,既减少了工作量,又可避免差错的发生。
基础报表体系是企业在较长的时间里建立起来的,并在长期的实践中不断补充完善,因此,其正确性完全有保障。至于管理报表和报出报表的校验关系取数,由于报表的变动相对于全部报表来说其变动的比例一般不会太大,而原有的数据取数关系又未发生变化,因此其数据差错的可能性几乎为零,这样就只需先建立新增数据的校验公式,对于原有数据的校验公式则可慢慢加以完善。这样,无论管理报表和报出报表如何变动,上报时间多紧,企业均可及时准确地获取有关报表,从而全面解决报表标准化问题。
责任编辑 温彦君