摘要:
企业的存货,包括库存的原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、外购商品、自制半成品、产成品等等,集中占用了企业的流动资金,是流动资金审计的重点。
我们在对一些企业的审计中,常可发现在其存货账户中出现数量或金额为红字这种反常的现象。我们知道,“红字”在会计核算中是一个负数的概念,只适用于冲减数字、结账、划线、按规定更正错账等。在正常情况下,“存货”账户是不应该出现红字的,即使一种“存货”已经领用或出售完了,账面至少也是个零,不会出现负数。那么出现负数(红字)的原因是什么呢?又应该如何查明其真实情况呢?
笔者的体会是:发现“存货”账户出现红字以后,首先应该作如下调查:①有否尚未入账、入库的材料、产品;②有否代储、收购或受托加工同种产品;③材料、产品的进仓、出仓手续是否健全,并认真执行;④是否按月或按季进行清仓盘点;⑤使用的衡器是否标准;⑥钢材等笨重材料、物资的进出仓是否过磅;⑦出现红字的材料或产品属于哪个仓库保管,等等。二是通过调查了解,对有应在账而未入账的材料、产品应督促其入仓、入账;在“存货”账户中出现的红字材料或产品,有发生过代储、收购或受托加工同类产品、材料的,应注...
企业的存货,包括库存的原材料、燃料、包装物、低值易耗品、在产品、外购商品、自制半成品、产成品等等,集中占用了企业的流动资金,是流动资金审计的重点。
我们在对一些企业的审计中,常可发现在其存货账户中出现数量或金额为红字这种反常的现象。我们知道,“红字”在会计核算中是一个负数的概念,只适用于冲减数字、结账、划线、按规定更正错账等。在正常情况下,“存货”账户是不应该出现红字的,即使一种“存货”已经领用或出售完了,账面至少也是个零,不会出现负数。那么出现负数(红字)的原因是什么呢?又应该如何查明其真实情况呢?
笔者的体会是:发现“存货”账户出现红字以后,首先应该作如下调查:①有否尚未入账、入库的材料、产品;②有否代储、收购或受托加工同种产品;③材料、产品的进仓、出仓手续是否健全,并认真执行;④是否按月或按季进行清仓盘点;⑤使用的衡器是否标准;⑥钢材等笨重材料、物资的进出仓是否过磅;⑦出现红字的材料或产品属于哪个仓库保管,等等。二是通过调查了解,对有应在账而未入账的材料、产品应督促其入仓、入账;在“存货”账户中出现的红字材料或产品,有发生过代储、收购或受托加工同类产品、材料的,应注意验证;对按月或按季盘仓的,要查阅盘仓记录,了解其出现红字的时间段,以缩小验证范围;对衡器不标准的应进行验审,查明差异;如果是进仓出仓手续不健全的,或有制度但流于形式的,需要考虑其管理上存在的问题。三是针对出现红字的不同情况进行分析、研究,逐项查询。
(一)出现数量红字或无数量有金额的一般有如下可能:
1.自产商品数量出现红字,有卖空、顶替商品出售的可能性。可以分品种、同类产品的不同等级查明其生产量、销售量,看有否以次充好出售。如销售量大于生产量的,可追查其超过生产量的商品是哪里来的;如有代储、收购或受托加工过同类产品的,应同时对其收发记录进行验证,看是否有被顶替出售的情况。
2.外购商品的数量出现红字,商业企业有先卖后进的可能。外购原材料,工业企业有货已到,账单未到,又未先估价入账,却已发料投产,财务部门已按领料单报账的情况。可通过该项材料出现红字前后的购货、进出仓记录时间差进行分析。
3.生产用材料物资,有可能应摊少摊生产消耗成本,造成存货账户该项材料物资无数量,有价值。对此,可从了解其生产消耗定额入手,请教生产工人和技术人员有关消耗定额的执行情况;对余料很多,又未办假退料手续的车间,可以实地察看和询问。
(二)出现金额红字或有数量无价值的,有可能存在如下问题:
1.有多转产品的销售成本,以隐瞒、调节销售利润的可能。对此,可验证出现红字前后结转的产品销售成本的计价是否遵循该企业原定的计价方法,如先进先出法、加权平均法等,以查明有否任意变动、提高单位产品的销售成本计价。
2.有多摊材料、物资等生产消耗成本,用于调节利润的可能。对此,可听取一线人员关于消耗定额的执行情况,并分批验证其领料的计价,看其有否任意变动。
3.有已销商品退货,转手又开票出售而重转商品产品销售成本的可能。对此,可以查明有否已销商品退货的情况,并验证其账户的处理是否正确。
(三)数量、金额都出现红字的,可能有如下原因:
1.有重开、补开销货发票,而重列销售的可能。对此可以验审销货发票开出同种商品、同种规格和相同数量的情况,并验证其销售收入的对应科目,如银行存款、应收账款等。
2.有购进商品出售或生产用材料已投产,其进货款项仍在“预付账款”等账户尚未转账的可能,应对“预付账款”等相关科目的进货转账情况进行验证。
3.有购入商品、材料尚未办理入库、入账手续,供销部门转手开票出售,或直拨生产车间投产,财务部门凭销售发票或车间领料单进账的可能。此种情况亦可使“存货”账户出现数量、金额的红字。
上述是笔者对一些企业在“存货”账户中出现的红字的审验体会。在企业“存货”账户中出现红字,不仅应该引起外部审计人员的注意,更应引起企业内部审计和财务会计人员的重视。因为“存货”账户是企业集中占用流动资金的所在,应该成为内部控制监督的重要内容。如何加强内部控制,节约使用企业资金,减少损失浪费,这里大有文章可做。