摘要:
随着现金流量表的普遍采用,编制该表成为财会工作的重要内容。对于已经在账务处理和报表处理等会计核算工作方面实现电算化的单位,若是初次考虑现金流量表的编制问题,自然会想到直接使用自己的会计核算系统功能和数据编制该表,但是经过思考和尝试后,就会发现编制该表在技术处理上存在以下三个方面的困难:
①表中项目设置与直接记载经济业务发生的会计科目的分类不一致,造成报表填列时资产、负债、损益等类会计科目的内容在表中交错排列,使该表各个明细项目与有关账表核对难以进行,增加了报表检查核对的难度;
②报表填列不是采用单方会计科目的余额、发生额等简单累计或汇总数据,而是采用借方科目和贷方科目对照分析的会计分录统计填列方式,使填列报表时的数据归集方式复杂多变;
③编制报表时几乎涉及所有收款和付款类型的经济业务,会计科目的使用范围广泛,数据计算量也很大。
因此,直接、简单地使用现有会计核算系统数据编制现金流量表是难以实现的。即使你的会计软件提供“借XX科目、贷xx科目”这样的会计分录式账中取数函数,但由于现金流量表所涉及经济业务的广泛性和实际经济业务发生的不确定性,仍然难以设计出一套完整、稳定...
随着现金流量表的普遍采用,编制该表成为财会工作的重要内容。对于已经在账务处理和报表处理等会计核算工作方面实现电算化的单位,若是初次考虑现金流量表的编制问题,自然会想到直接使用自己的会计核算系统功能和数据编制该表,但是经过思考和尝试后,就会发现编制该表在技术处理上存在以下三个方面的困难:
①表中项目设置与直接记载经济业务发生的会计科目的分类不一致,造成报表填列时资产、负债、损益等类会计科目的内容在表中交错排列,使该表各个明细项目与有关账表核对难以进行,增加了报表检查核对的难度;
②报表填列不是采用单方会计科目的余额、发生额等简单累计或汇总数据,而是采用借方科目和贷方科目对照分析的会计分录统计填列方式,使填列报表时的数据归集方式复杂多变;
③编制报表时几乎涉及所有收款和付款类型的经济业务,会计科目的使用范围广泛,数据计算量也很大。
因此,直接、简单地使用现有会计核算系统数据编制现金流量表是难以实现的。即使你的会计软件提供“借XX科目、贷xx科目”这样的会计分录式账中取数函数,但由于现金流量表所涉及经济业务的广泛性和实际经济业务发生的不确定性,仍然难以设计出一套完整、稳定的填列计算公式来。还有人会考虑设计一套专门的现金流量表编制软件,虽然增加了会计软件开发与维护的投入,也仍然解决不了直接利用已有账表数据的问题。
我们在实际工作中试用了两种利用各单位现行通用会计核算软件编制现金流量表的方法,不用增加任何投入,基本操作方法也不需要额外的训练,对于各种格式的现金流量表的编制要求都行得通,效果也比较好。
为了便于举例介绍,我们假定现金流量表上的“现金”仅包括库存现金和银行存款,那也就是说:
借:现金或银行存款科目,贷:其它各科目
或借:其它各科目,贷:现金或银行存款科目
这两类收款、付款经济业务数据都要记入现金流量表。并且举例中所编制的现金流量表,是分“现金来源”和“现金运用”两大部分的所谓“现金基础的财务状况变动表”格式。并称原来的核算系统为基本会计核算系统,称为了编制现金流量表所设立的系统为现金流量表系统。
一、利用会计核算软件的“辅助核算”功能编制现金流量表
目前许多会计核算软件都提供一种辅助核算的功能。所谓辅助核算功能,就是在通常会计科目分类体系的基础上,再设置与某些会计科目相关联的辅助分类项目,当会计分录中运用这一会计科目时,会计软件系统会根据人们事先设定的相关关系,引导提示填制会计凭证的操作员明确给定一个辅助分类项目。也就是当一笔经济业务发生时,会计软件系统在将其记入某一会计科目的总分类账和明细账的同时,还会按照你的设定将其记入另外的业务分类项目之中。由于这种会计软件系统在进行基本会计核算的同时,又完成了辅助的业务核算处理,由此既提高了会计数据的利用率,又保证了会计数据的一致性。
报表编制及准备过程如下:
1.在“设置会计科目”时,将现金和银行存款这两个科目定义为具有某类适当的“辅助账核算”的方式;
2.将现金流量表中的各个明细基础数据项目设定为所定义的辅助账核算的分类明细项目;
3.设计现金流量表,并依据以上两个步骤的项目设定,编写报表填列计算公式;
4.在填制收款和付款的会计凭证时,按照现金流量表的填列要求确定各项经济业务所应记入的现金流量表分类明细项目;
5.期末或在需要时输出关于已经“记账”会计事项的现金流量表。
二、独立设置一个核算系统编制现金流量表
有些早期开发的会计核算软件,尤其是单位组织开发的软件,没有辅助核算功能,也就没有办法直接利用已有会计核算数据填制现金流量表。可以将现金流量表的编制要求视为一个核算单位,或称为一个“账套”,独立设置一套“核算”账表。对于允许同时设置多个核算单位的会计软件,只需增设一个现金流量表账套即可,否则,就需要再重复安装一套会计软件。然后按照编制现金流量表的需要进行初始设置及日常处理。下面介绍一个工业企业具体应用的实例要点。
1.初始设置
(1)设置会计科目
参照有关会计科目设置的方法,并根据会计核算软件的操作要求,围绕现金流量表编制的项目分类需要建立“会计科目”如下:
科目编码 科目名称 结余方向
101 现金 借
102 银行存款 借
201 现金运用 借
20101 材料采购 借
2010101 原材料 借
2010102 辅助材料 借
20102 人工费用 借
……
301 现金来源 贷
30101 经营收入 贷
3010101 产品销售收入 贷
3010102 其他业务收入 贷
30102 非营业收入 贷
……
在实际应用中,为了简化操作,可以将现金、银行存款两个科目合并为一个,但会不便于账表核对工作。
(2)录入期初余额
现金、银行存款两个科目的期初余额与基本会计核算系统中现金、银行存款科目的期初余额相等。为了满足初始建账或年初开新账时会计科目期初额“试算平衡”的要求,可以将现金与银行存款期初额的合计数录入贷方结余的某一明细项目的期初余额栏中,例如:3010101“现金来源”的“产品销售收入”项目。但是必须注意,在编辑报表的填列计算公式时,千万不要使用这个科目的“期末余额”数据。
(3)设置凭证类型
可以只设置收款凭证、付款凭证两个类型。
2.设计现金流量表
按照要求设计现金流量表,其中表内的明细数据项目要与前面“会计科目”的设置相一致。编辑“原材料”等现金运用项目的填列计算公式时,应该取用各项目本期借方“净发生额”,而“产品销售收入”等现金来源项目则应取用本期贷方“净发生额”,这样可以使错账调整时填制调账凭证的会计科目使用灵活方便,又不会漏掉数据。
3.录入会计凭证
从已经“记账”的基本会计核算系统的会计凭证中挑选出收款、付款凭证,再向现金流量表系统录入,并完成凭证复核、记账等报表从账中取数之前所必需的各个操作步骤。在凭证录入过程中,若发现原来填制的会计凭证有差错,一般不宜直接调整,最好是照样录入,同时向有关人员反映,取得基本会计核算系统的调账凭证后再行调整录入,以便于账目核对。在凭证录入后,若发现自己录入时造成的差错,也应按照正常的调整手续处理,能对凭证进行“删改”时按原来凭证的内容进行删改,实在不能删改时也要自己填制凭证进行调整,并收藏起来以备核对。另外,在凭证录入时,可以在“摘要”栏内填写会计凭证的“连续号”,这样既简化了录入工作,又保持了与基本会计核算系统在会计凭证水平上的核对线索。
4.输出现金流量表
当基本会计核算系统的收款、付款凭证都已经录入到现金流量表系统后,就可以输出关于已经“记账”会计事项的现金流量表。
最后,比较一下上述两种现金流量表编制方法在应用时的差异:
①方法一是基本会计核算与现金流量表数据归集的辅助核算同时进行,不需要数据的重复录入,工作量少,数据一致性强。但是要求每位填制及录入凭证的操作员都必须熟悉现金流量表编制的辅助核算业务处理,因此,增加了原基本会计核算系统的负担。
②方法二系统独立设置,操作方式单一,数据输入时间可以相对集中,适合于单人承担操作,可以保证处理过程的规范一致。但是需要重复录入凭证数据,增加了工作量,也会出现与基本会计核算系统数据不一致的现象。
③在进行账表核对时,两种方法的勾稽关系都是一致的。但是在方法二中重复安装一套会计软件的情况时,由于不同系统之间没有数据调用功能,所以一般都不能建立基本会计核算系统和现金流量表系统的自动账表审核关系。 责任编辑 刘志新