时间:2020-05-27 作者:张新元 张琦 (作者单位:西安理工大学工商管理学院)
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摘要:
目前,会计电算化在我国取得了长足的发展,在会计工作中应用电子计算机愈来愈受到人们的重视。但由于大中型企业会计工作数据量大、专业分工细、业务处理复杂等原因,在大中型企业中成功地实现会计电算化的单位相对不多。以笔者定点开发的某电机厂为例,该厂为国家二级企业,是机械部生产出口中小型电机的主要厂家之一。目前全厂的产品有7个基本系列,217个品种,2100多种规格,仅应收、应付帐款的客户就有3000多个,每月的会计业务有一万余笔(一借或一贷为一笔)。由于大中型企业实现会计电算化的难度较大,已成为我国全面推广会计电算化事业的“瓶颈”。财政部在“会计改革与发展纲要”中明确提出:“力争到2000年达到有40%—60%的大中型企业和某些重要行业在基本会计核算业务方面实现会计电算化”。因此,研制开发满足大中型企业所需要的会计信息系统,对于企业“固本治标,加强科学管理”,具有重要的现实意义。笔者结合自己的实践,谈些在大中型企业实现会计电算化的作法与体会。
一、总分类帐与明细分类帐系统相对独立,实行平行登记相互核对
在手工核算系统中,总分类帐与明细分类帐实行“平行登记、相互核对”,是保证会计核算资料完整性、正确性的有...
目前,会计电算化在我国取得了长足的发展,在会计工作中应用电子计算机愈来愈受到人们的重视。但由于大中型企业会计工作数据量大、专业分工细、业务处理复杂等原因,在大中型企业中成功地实现会计电算化的单位相对不多。以笔者定点开发的某电机厂为例,该厂为国家二级企业,是机械部生产出口中小型电机的主要厂家之一。目前全厂的产品有7个基本系列,217个品种,2100多种规格,仅应收、应付帐款的客户就有3000多个,每月的会计业务有一万余笔(一借或一贷为一笔)。由于大中型企业实现会计电算化的难度较大,已成为我国全面推广会计电算化事业的“瓶颈”。财政部在“会计改革与发展纲要”中明确提出:“力争到2000年达到有40%—60%的大中型企业和某些重要行业在基本会计核算业务方面实现会计电算化”。因此,研制开发满足大中型企业所需要的会计信息系统,对于企业“固本治标,加强科学管理”,具有重要的现实意义。笔者结合自己的实践,谈些在大中型企业实现会计电算化的作法与体会。
一、总分类帐与明细分类帐系统相对独立,实行平行登记相互核对
在手工核算系统中,总分类帐与明细分类帐实行“平行登记、相互核对”,是保证会计核算资料完整性、正确性的有效方法。在会计电算化系统中,许多核算软件为了减少输入量、简化系统处理,机内总分类帐和明细分类帐的登帐,依据的是完全相同的凭证数据。这样,虽然许多系统仍然设有总分类帐与明细分类帐进行核对的功能,但事实上,在系统正常运行情况下已完全失去了“核对”的意义。这种处理方式在系统实施时,会计科目设置要全部到位系统才能正常运行。这对于小型企事业单位不成问题,而对于会计科目数量多、数据处理复杂的大中型企业,各专业核算组必须同时启步系统才能运行,显然难度较大。总分类帐与明细分类帐使用相同凭证数据的处理模式,给大中型企业会计核算软件的调试、实施和运行都带来了许多困难。许多单位会计电算化系统迟迟不能投入运行,采取这种模式是一个重要原因。
为适应大中型企业的特点,可将总帐帐务与明细帐帐务设计成两个相对独立的子系统,它们使用各自的输入凭证。具体作法是,总帐帐务只输入记帐凭证一级科目的发生额,对复核正确的记帐凭证依次进行汇总、登总帐和打印输出。明细帐帐务输入的是凭证中的明细科目发生额,明细帐帐务的凭证复核要对同一张凭证在两个子系统中的输入结果是否一致进行检查。在月汇总功能里进行明细分类帐户的本月借、贷发生额汇总和数量帐户的本月入/出库数量合计,并将各明细分类帐户的汇总额与总帐帐务系统中对应的一级科目汇总额进行核对,以确保帐务系统数据处理的正确性。无可置疑,上述处理方式增加了数据输入量。由于总帐帐务只输入记帐凭证的日期、凭证号、科目号、金额等内容,不需要输入汉字,所以增加的输入量并不大。但是,它却使总分类帐户与明细分类帐户真正起到了核对作用。
将总帐帐务与明细帐帐务作为两个相对独立的子系统,不仅保证了帐务处理数据的正确性,而且便于大中型企业会计电算化的实施。在系统实施时,可以先运行总帐系统,以保证会计报表系统的运行。明细帐帐务则分专业核算组,先易后难,成熟一部分实施一部分。这样,有利于人员培训,稳步前进,以实际效果消除对实现会计电算化产生的种种疑虑,调动大家实现会计电算化的积极性。
二、各输各的凭证、各登各的帐,实现全员会计电算化
目前,许多会计核算软件在凭证输入时要求借贷方同时输入,在双方金额平衡的条件下系统才接收该张凭证。为了防止出错,有的还采用二次输入法,即同一张凭证由两个操作员分别输入两次。这样做的好处是可以让专职操作员输入凭证,便于人员培训和管理,适合于数据量少业务简单的单位。但是,对于大中型企业却带来一些问题。一是在凭证输入时,对于一些明细科目往往要按原始凭证的内容输入,这就要求操作员必须熟悉各专业核算内容,具有较高的业务水平。显然,这种要求对于业务复杂、核算分工细的大中型企业来说,困难较大。再是在会计电算化系统中,凭证输入是工作量最大、使用最频繁的环节,由少数操作员专门输入凭证,时间长了造成苦乐不均,操作人员要求调离岗位,会计电算化工作难以坚持。
针对上述问题,为适应大中型企业的需要,凭证输入可采取借贷方分别输入法。即一张凭证的借贷双方可以同时输入,也允许由各自分管的会计人员分别输入。系统对记帐凭证按凭证号进行统一管理,一张凭证的摘要只需一方输入,借贷方金额可分别输入,在凭证复核中由系统自动对同一张凭证进行检查。若借贷金额不平,系统将提示修改。一张凭证允许借贷双方由各自分管的会计人员输入,既符合现行记帐工作程序,体现了会计内部的互相牵制作用,又使大家都能参与电算化工作。
在会计核算工作中,除了凭证输入外,凭证复核、汇总、登帐也是最经常性的工作。在大中型企业里,各专业核算的任务性质不同,工作进度也不相同,采取统一的方式进行复核、汇总、登帐,对于大中型企业同样不太合适。为此,可采用按总分类帐科目进行复核登帐的工作方式。凭证复核时,首先输入自己所分管的总分类帐科目,系统给出该总分类帐科目所出现的凭证册号,由用户选择册号进行复核。登帐时也是一样,用户输入所分管的总分类帐科目,系统给出复核正确还未登帐的指定科目所在的凭证册号,由用户进行登帐处理。系统汇总也无需等凭证全部输入完再进行,可根据需要随时进行,汇总条件灵活多样,及时为用户提供有用信息。采取以上工作方式,系统的使用仍然是“各输各的凭证、各登各的帐”,不打破原有岗位分工、不改变现行组织形式,加上网络化环境,会计人员都能参与电算化工作,使计算机真正成为每个会计人员的工具,适应了大中型企业会计电算化工作的需要。
三、严格的内部控制是会计电算化信息真实可靠的保障
系统采取上述工作模式,为会计人员提供了一个灵活方便的使用环境,同时对系统的安全可靠性提出了更加严格的要求。经过长期的实践和总结,手工会计系统已经形成了责任控制、分权管理、内部审核、定期核对等一系列行之有效的控制措施。正是这些措施保证了会计数据的真实性、有效性和完整性。在电算化条件下,凭证数据输入系统后,汇总、登帐、打印输出都由系统内部完成,机内的会计数据无论是形态还是结构都发生了改变,特别是在磁性介质上更改数据不留任何痕迹。所以,为了保证会计电算化系统的安全可靠,系统必须建立严格的内部控制。系统的内部控制主要是建立责任控制(权限管理、系统日志)、操作控制(口令管理)、输入控制(科目、金额检查)和内部状态控制,其中内部状态控制是关键。下面举例说明通过建立严格的内部状态控制,实现操作的逻辑顺序控制和保留系统的工作痕迹。系统为机内凭证设置了三种状态。经过系统审核正确的凭证状态为“P”,表示可以打印“凭证复核表”(凭证复核表用于人工复核和存档备查,必须打印);打印后的状态为“J”,表示可以登帐;登过帐的状态为“Z”,以防止重复登帐。比如,发现凭证有错(科目串户)需要修改,若机内凭证的状态标志为“Z”,系统将提出警告,表示已登过帐不允许修改。应先选择“恢复登帐”功能,再选择“删除审核”结果,使凭证处于可修改状态,这时才能进行凭证修改。凭证修改后再重新登帐,仍要重复上述控制过程。机内凭证所处状态用户可以查看,但不能更改,其状态的改变由系统实行严格的控制。由于系统采取了严格的内部控制,既保证了会计信息系统的真实可靠,又为用户提供了一个方便灵活的使用环境。
四、使用大型数据库,采用先进的软件开发平台
会计软件系统是在数据库管理系统基础上的应用与开发。因此,数据库系统的水平高低直接影响到会计软件质量和以后的发展。由于XBase数据库简单易学,开发周期短,修改容易,所以现在的会计软件多以它为基础。随着网络环境的普遍使用和由核算型向管理型发展,人们已经意识到在XBase数据库下,虽然可以采取多种加密措施,却终难克服其致命弱点——安全性差、集成困难,难以支持大型信息系统的开发。笔者在开发中使用了Nove1l网络系统提供的Btrieve记录管理系统。通过实践深深体会到,大型数据库系统的优越性能,为会计电算化系统安全可靠运行提供了强有力的支持。Btrieve是一种先进的数据库系统,它将索引与数据文件结合在一起,当插入、修改或删除记录时,能自动建立并维护文件索引。特别是在网络环境下,Btrieve采用多种方式保证数据更新的完整性。在记录一级,它使用预影像(Pre-image)文件存贮记录插入、更新或删除之前文件页的影像,若数据处理过程被中断,Btrieve自动地将该文件恢复到它未完成请求操作之前的状态。在文件一级,Btrieve使用交易跟踪系统(TTS)保护对文件的更新操作,若网络文件服务器的处理过程在写操作期间被中断,当网络文件服务器被重新引导时,TTS将任何不一致的文件(标志为可交易)恢复到它们在不完全写操作之前所处的状态。Btrieve还使用多种技术,实现多用户环境下的并发控制。显而易见,这些性能都是在DOS平台上的XBase数据库无法相比的。大型数据库的优越性能加上严格的内部控制,为大中型企业环境下的会计软件系统安全性、正确性,提供了可靠的保证。
责任编辑 刘志新
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