时间:2020-05-25 作者:胡奕明 陈箭深
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摘要:
软件维护是保证电算化系统高效、正常运行的一项重要措施,其目的在于减少软件运行过程中的故障发生率,保证程序及数据的安全,保障计算机处理过程的正确,以及改进、完善和扩充软件功能。然而,软件维护涉及基础软件、应用软件和运行环境等诸多方面,涉及面广,同时,作为一项日常工作,又十分繁杂,故而常常成为电算化工作的一个薄弱环节。在此,我们仅就其中一些比较典型的问题做些讨论。
一、程序文件的备份与恢复
程序文件主要是指系统软件和会计核算软件,数据文件则是指存放会计信息(如记帐凭证数据库、总帐数据库等)和有关系统信息(如数据字典、系统参数等)的文件。由于会计电算化环境下时常出现的一些突发性事件,如病毒破坏、硬件故障、电源中断和操作失误等,会导致程序文件和数据文件遭到不同程度的破坏,因此,程序文件和数据文件常常需要备份,以便在发生意外的情况下用来恢复系统,使系统继续正常运行。在这一过程需要注意的问题主要有:
1.备份或恢复应一次性完成。程序文件的备份和恢复常常使用操作系统提供的文件复制命令,如DOS的COPY、BACKUP、DISKCOPY等。机器故障、电源中断及读写错误等意外都会导致备份工作中断。例如,在使...
软件维护是保证电算化系统高效、正常运行的一项重要措施,其目的在于减少软件运行过程中的故障发生率,保证程序及数据的安全,保障计算机处理过程的正确,以及改进、完善和扩充软件功能。然而,软件维护涉及基础软件、应用软件和运行环境等诸多方面,涉及面广,同时,作为一项日常工作,又十分繁杂,故而常常成为电算化工作的一个薄弱环节。在此,我们仅就其中一些比较典型的问题做些讨论。
一、程序文件的备份与恢复
程序文件主要是指系统软件和会计核算软件,数据文件则是指存放会计信息(如记帐凭证数据库、总帐数据库等)和有关系统信息(如数据字典、系统参数等)的文件。由于会计电算化环境下时常出现的一些突发性事件,如病毒破坏、硬件故障、电源中断和操作失误等,会导致程序文件和数据文件遭到不同程度的破坏,因此,程序文件和数据文件常常需要备份,以便在发生意外的情况下用来恢复系统,使系统继续正常运行。在这一过程需要注意的问题主要有:
1.备份或恢复应一次性完成。程序文件的备份和恢复常常使用操作系统提供的文件复制命令,如DOS的COPY、BACKUP、DISKCOPY等。机器故障、电源中断及读写错误等意外都会导致备份工作中断。例如,在使用COPY*.*将整个目录中的文件进行拷贝时,系统有可能提示某个文件坏了,无法将它复制。此时,用户可以在“继续复制”或“退出复制”中选择。若选择继续复制,那么系统将跳过该坏文件继续复制其他文件。这样,尽管制作成了一套备份文件,但却是不完整的。
2.备份的源程序文件应尽量避免采用“二手”文件。程序文件在运行时,有时需要根据当时的运行环境,通过手工或自动的方式设置或修改一些参数。这些参数一直保留在程序文件中。已设置了参数的程序文件也即“二手”文件,当它们运行在另一个环境下时,往往需要调整其中的参数值,否则极有可能无法正常运行。此外,程序文件运行一段时间后也可能发生局部损坏,进而影响到系统的整体性能。因此,在制作备份时应尽量不采用“二手”文件作为拷贝的母文件。
3.恢复系统时要确保故障后的系统参数与故障前的一致。这种要求大多出现在会计核算软件恢复的情况下。因为这类软件特别是具通用性的商品化会计软件通常有许多参数,这些参数需要企业在初次使用时根据其自身情况或特点加以设置,此外,这类软件还允许企业根据自己的发展需要,对相应的参数做进一步调整,所以故障前的参数值很有可能不同于备份文件中所保留的。因此,在利用备份文件进行恢复时,就必须重视这些参数值的调整和检查工作。
4.备份文件应妥善管理。备份文件最好与源程序文件分开保管,异地存放。这样,当其中一份遇到意外时,还有另外一份保存完好的程序文件可供使用。
二、数据文件的备份与恢复
备份和恢复数据文件是为了在发生意外的情况下,把数据库中的数据从被破坏后不正确的状态恢复到最近的正确可用的状态。这些数据是否正确会影响到会计核算的最终结果,因此对它们要特别加以保护,并且对已损坏的数据要彻底予以清除。为此,在进行数据文件的备份与恢复时必须注意:
1.充分利用会计软件提供的备份与恢复功能。电算化系统中的数据文件不同于一般的数据文件,它的生成和消除有一个严格的控制过程。这种控制不仅表现在同一期间会计数据从输入到输出有一定的处理流程,而且还表现在不同期间会计数据在处理时有一个时间上的先后。数据文件的这种要求,使其备份和恢复工作不可能象一般文件那样可随时随地进行。数据文件该在什么时候、哪个阶段备份,哪些文件需要进行备份,核算软件最清楚。因此,尽管用户可以使用多种方式进行备份和恢复,但最好还是使用核算会计软件所提供的备份与恢复功能,并按该软件的提示或要求去做。
2.以“祖—父—子”三代形式备份时应注意:首先,为减少恢复时的工作量,子辈文件应尽量靠近当前处理阶段,同时,三代文件最好能对应于前后贯连的三个会计期间。若子辈文件被毁,还可以利用父辈文件来恢复。若父子辈文件均被毁,还有祖辈文件可用来恢复;其次,每代文件必须保证其完整性。因为会计数据不止存放在一个文件中,这些文件彼此之间都有一定的关联,一个文件的缺漏,会影响到整个会计信息的完整;第三,备份好的三代文件要妥善保管,最好将它们分开存放,以避免三代文件同时被毁。在备份磁盘上,还应做好有关信息的详细记录,如备份的日期时间,备份文件的名称、大小及个数,备份过程是否正常,等等。
3.当磁盘上的数据文件遭到破坏时,一般不允许用手工方法对数据进行直接修复,如直接打开数据库文件对数据进行修改,因为这样做将很难保证数据的正确性以及各种数据关系的完整性。
4.数据文件恢复后的检查。数据文件恢复后,一项十分重要的工作就是进行完整性检查。所谓完整性,即是指数据之间的各种约束关系。这种关系不仅存在于数据库的记录与记录、字段与字段之间,还存在于不同的数据库文件与文件之间。只有经过严密的检查,才能保证数据及其彼此间各类关系的正确和有效,防止不同数据文件中相关数据的不一致性,如总帐、明细帐和日记帐之间数据不一致,帐务处理子系统和成本核算子系统数据不一致,等等。
三、代码、参数及口令的维护
在会计电算化系统中,象会计科目,往来客户等往往都实行了代码化。随着经济业务的变化,会计核算需要相应调整,往来客户也会不同。然而,对会计科目的维护并不是随意进行的。会计科目的增删、修改,一般是在年底或年初,经会计主管批准并授权有关人员一次性完成的,年中一般不宜作此类调整,以免影响会计核算过程的正确性和前后一致性。若年中确需调整,也应报经批准,再进行相应的并帐、分帐、撤帐处理。对往来客户代码的增删修改也应谨慎行事,避免漏码、重码和错码的发生。
在电算化系统中,许多会计处理是通过参数来控制的。例如,折旧的计提,在许多通用会计核算软件中,折旧计提公式就是这样一个参数。因此,对参数的修改必须有一套严格的管理控制办法,必须在会计主管批准并授权后才能进行。此外,参数的改变往往意味着会计核算发生了重大改变,故而在参数修改后,还需要经过测试,测试无误后方能正式运行。
会计电算化系统通过对不同的子系统甚至不同的操作设置权限控制来保障它的安全。这一控制主要是通过口令系统来实施的。一个口令对应一个用户,该用户的各种权限都登记在这个口令下。由于口令维护涉及到整个系统的安全,因此对口令的查看、修改、增加、删减等必须经过特别授权,并由会计主管或其他高级管理人员实施监督和控制。
四、软件版本的更换
要提高会计电算化水平,适时更换软件版本是必不可少的。这是因为,随着软硬件技术的不断发展和用户需求的转变,操作系统和数据库管理系统之类的基础支持软件也在不断推陈出新。同时,会计电算化程序作为一种应用软件,为适应企业变化的需要,也需要不断改进、完善和增强功能。
会计核算系统在更换有关软件的版本时应注意这样一些问题:
1.了解新版软件功能。使用新版软件时应先仔细阅读它的使用说明,搞清楚新版软件哪些方面有了改进,哪些功能得到加强,哪些功能已被淘汰。这样将有利于用户尽快熟悉自己的系统,并对有关操作作出相应的调整,使新增功能得到充分运用。
2.检查版本之间的兼容性。尽管版本在升级换代中一般都遵循“向上兼容”原则,即高级版本涵盖所有低级版本的功能,但也不排除在个别地方出现不兼容的情况。因此,在整个系统完全适应新版本之前,一般应将原版本先保留一段时间,以确保不同版本间的安全过渡。
3.对硬件进行同步调整。软件在换代的同时,往往要求硬件作相应的升级,否则许多功能都可能难以实现。在进行硬件调整时,一般要考虑这样几个因素:硬件技术指标、系统可扩充性、设备兼容性以及资金问题等。
4.对工作人员进行培训。一般来说,软件版本越高,用户使用越方便。但是,作为一种新的东西,人们需要一个学习和接受的过程。这时,若不对工作人员进行培训,让他们改变过去的一些工作方式和操作习惯,新系统的运作就会受到影响。
5.升级后的调试和试运行。软硬件在升级后可能会遇到以前不曾有过的问题,使新系统不能正常运行或达到预期效果。因此,系统升级后一定要进行调试,以解决其中存在的问题。试运行一段时间未发现问题才能投入正常运行。
五、自行开发软件的升级
自行开发的会计软件升级换代,除版本兼容、硬件调整、人员培训等问题外,还应注意这样四点:
1.新系统的开发要经过一定的审批程序,在全面需求分析的基础上,拟定周详的开发计划,并按计划具体指导开发工作。
2.新系统投入运行,必须按会计电算化管理的有关规定报经批准,并在有关财政部门、业务主管部门备案。
3.会计软件的修改、开发过程必须受到严格监督,防止在这一过程中引入对系统安全不利、具有舞弊行为的程序,或泄露有关信息。
4.必须妥善处理新旧系统之间的关系,权衡利弊,谨慎抉择。在系统升级而不是完全替代的情况下,新旧系统之间不可能没有任何联系。联系过密,新系统改进可能不大。因为新系统会受到旧系统的原有设计思想的束缚,从而无法取得什么很大的突破;而联系过疏,新系统近乎于从头做起。这样一来,不仅开发成本高,所需时间长,而且系统转换也将成为一项十分艰难的工作。因此,在处理新旧系统关系时,必须权衡各种因素,全面考虑。
责任编辑 秦中艮
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