实地盘存制是确定库存数量的一种定期盘查制度,能够简化存货的日常核算工作。但在这种制度下,发出存货成本的核算是采用以存计“销”、以存计“耗”、倒轧成本的方法,因而容易掩盖存货管理中存在的自然和人为的损失,使非正常销货和耗用的存货损失、差错、甚至偷窃等原因引起的短缺,全部混入耗用或销货成本之中,从而削弱了对存货的控制。针对实地盘存制的这些缺陷,笔者认为,应从以下三个方面完善实地盘存制。
1.从手续制度上完善。在实地盘存制下,由于平时只在帐簿上登记存货的增加数,不登记存货的减少数,这就在客观上放松了对存货发出数量的控制,很难防止“大家拿”和个别人乘机偷窃的问题。因此,首先必须从制度上完善实地盘存制,建立严格的内部牵制手续。主要应强化两大控制系统:一是强化存货的实物流转程序的控制。从购货、验收、存储、发出、生产、盘点这六个环节上完善内部控制制度。二是强化对实物流转的记录程序的控制,凡验货、盘点或报损、报溢都要有不同岗位的两人以上签字或盖章的书面原始记录,以及有关批准手续。同时还要建立不定期的抽查制度、内部审计制度,经常分析发生的存货损耗是否合理。
实地盘存制是确定库存数量的一种定期盘查制度,能够简化存货的日常核算工作。但在这种制度下,发出存货成本的核算是采用以存计“销”、以存计“耗”、倒轧成本的方法,因而容易掩盖存货管理中存在的自然和人为的损失,使非正常销货和耗用的存货损失、差错、甚至偷窃等原因引起的短缺,全部混入耗用或销货成本之中,从而削弱了对存货的控制。针对实地盘存制的这些缺陷,笔者认为,应从以下三个方面完善实地盘存制。
1.从手续制度上完善。在实地盘存制下,由于平时只在帐簿上登记存货的增加数,不登记存货的减少数,这就在客观上放松了对存货发出数量的控制,很难防止“大家拿”和个别人乘机偷窃的问题。因此,首先必须从制度上完善实地盘存制,建立严格的内部牵制手续。主要应强化两大控制系统:一是强化存货的实物流转程序的控制。从购货、验收、存储、发出、生产、盘点这六个环节上完善内部控制制度。二是强化对实物流转的记录程序的控制,凡验货、盘点或报损、报溢都要有不同岗位的两人以上签字或盖章的书面原始记录,以及有关批准手续。同时还要建立不定期的抽查制度、内部审计制度,经常分析发生的存货损耗是否合理。
2.从会计核算上完善。改“进价记帐、盘存计耗”的发出存货核算方法为“进价记帐、售价控制”法。目前采用实地盘存制的企业,在发出存货的核算上,一般都采用“进价记帐、盘存计耗”,这种方法的最大弊端就是常被人钻空子,将不正常的损耗挤入正常的损耗之中。改用“进价记帐、售价控制”的核算方法后,可以有效地改变这种状况。其做法是:商品购入时,会计人员仍按进价进行明细核算,但同时须在备查簿上登记售价,并以售价总额,也就是以可销售总额来对零售柜组或营业员进行控制。即进多少货,就要卖多少钱。如发生自然损耗须及时报会计人员和其他有关管理人员证实,并填制书面记录单后,方可报损。否则发生的损耗均由责任人自己赔偿。在这种方法下,商品的销售以及损耗、升溢的帐务处理,仍与“进价记帐、盘存计耗”法相同。
3.从盘点时间上完善。采用实地盘存制的企业大多是在月末进行盘点,并以月末盘存数来倒轧“销”和“耗”。笔者认为,一个月盘点一次,间隔时间比较长,应尽量缩短盘点间隔时间。具体方法是,根据企业的实际情况,实行按日盘点,日结日清,每日计“销”、“每日计“耗”;或实行按批盘点,批结批清,以每批计“销”,每批计“耗”;或实行按次盘点,次结次清,以每次计“销”,每次计“耗”。但实行按批盘点或按次盘点都必须注意,从进货到销售(或耗用)完毕,中间阻隔时间不能长于半个月,否则就没有实际意义。还应尽量结合按商品品种进行盘点,这样效果会更好。
责任编辑 宋军玲