摘要:
一、什么是管理型财务软件?
会计,是一个以提供经济信息为基础,以支持和强化经济管理为目的的一种综合性的经济管理活动。这一管理活动包含两个基本职能:一是反映,二是监督。然而,由于现代科学技术和经济的发展,特别是由于会计科学自身的不断完善和发展,会计的职能早已超越了一般的“反映”和“监督”,现代会计已经发展为一种跨事前、事中和事后三个阶段,集核算、监督、控制、分析、预测、决策于一体的全方位、多功能的管理活动。
体现了上述思想的财务软件就是管理型的财务软件,按照上述功能和模式设计的财务软件就是我国市场经济建设新时期所需要的管理型的财务软件。这一财务软件必须同时从核算和管理两个方面着手,在完善核算的同时,向管理的重心转移,向着管理会计、预测会计、决策会计等高层次的管理领域升华和拓展。
管理型财务软件应具有以下特征:
1.必须有一个完善的会计核算信息系统。
一个完善的核算信息系统是分析、预测和决策的依据,没有完善的核算信息系统,就谈不上会计的分析、预测和决策,更谈不上向更深层次发展,因此,管理型财务软件必须首先注重核算,在完善会计核算的同时向管理的重心拓展和转移。一个...
一、什么是管理型财务软件?
会计,是一个以提供经济信息为基础,以支持和强化经济管理为目的的一种综合性的经济管理活动。这一管理活动包含两个基本职能:一是反映,二是监督。然而,由于现代科学技术和经济的发展,特别是由于会计科学自身的不断完善和发展,会计的职能早已超越了一般的“反映”和“监督”,现代会计已经发展为一种跨事前、事中和事后三个阶段,集核算、监督、控制、分析、预测、决策于一体的全方位、多功能的管理活动。
体现了上述思想的财务软件就是管理型的财务软件,按照上述功能和模式设计的财务软件就是我国市场经济建设新时期所需要的管理型的财务软件。这一财务软件必须同时从核算和管理两个方面着手,在完善核算的同时,向管理的重心转移,向着管理会计、预测会计、决策会计等高层次的管理领域升华和拓展。
管理型财务软件应具有以下特征:
1.必须有一个完善的会计核算信息系统。
一个完善的核算信息系统是分析、预测和决策的依据,没有完善的核算信息系统,就谈不上会计的分析、预测和决策,更谈不上向更深层次发展,因此,管理型财务软件必须首先注重核算,在完善会计核算的同时向管理的重心拓展和转移。一个完善的会计核算信息系统又必须满足下列要求:
(1)实现手工会计的全部功能,满足手工会计的各种基本要求,提供和输出完整的会计资料。会计电算化的初衷之一是替代手工帐,因此,一个财务软件,首先必须能实现手工会计的全部功能,舍此,其他都无从谈起。
(2)突破手工会计的核算模式,扩展核算领域和职能。会计管理,事实上是以搜集和加工信息为基础,以强化经营管理,提高经济效益为目的的一种全面的决策支持体系。这一决策支持体系的基础和前提是:必须有优质高效的、全面完整的信息。这些信息以企业管理需要为目标,以系统设定的方式和模型进行加工整理。它既可能是企业财务方面的信息,如现金余额、资产总计、流动资金利润率等货币度量信息,也可能是非货币度量的信息,如固定资产卡片、存货收发存汇总表、销售量统计表、存货周转率、应收帐款帐龄分析等企业从事业务管理和经营管理所需要的特定信息。在手工会计方式下,由于工作量大,情况复杂等诸多原因,上述信息往往很难反映,而电子计算机却具备了手工会计无法比拟的优越性——优质高效、快速准确、容量大、信息多等。利用这些优点,我们可以大大地扩展会计核算的领域和职能,增加信息容量。
2.必须有一个系统的、透彻的、强有力的分析体系。
有了一个全面、准确、可靠的核算信息系统之后,管理型财务软件要解决的第二个问题便是要有一个完备的、透彻的、强有力的分析体系。这一分析体系是进行预算、预测和决策的基础和依据,更是会计走向更深层管理领域的基础和依据;否则,便没有什么管理型财务软件可言。因此,管理型财务软件必须注重分析,建立强有力的分析系统。管理型财务软件的分析,从内容上讲既包含财务分析,也包括业务分析,甚或二者的联系分析。从分析的技术方法上讲,可以采用比较、结构、比率、绝对数趋势、定基、环比趋势等国内外常见的财务分析方法,也可以采用诸如量本利法、贡献毛益法以及统计学、其他经济管理科学的一切有效的、科学的分析方法,以最大限度地满足经营管理决策的信息需要。有了强大的分析系统,便为管理型财务软件的发展铺平了道路。
3.应能突破传统核算软件在时间跨度上的局限,将事前、事中和事后三个阶段的管理融为一体。
事前管理,主要是从事事前的预测与预算,它所提供的资料将成为事中管理的目标。
事中管理,含几方面的涵义。一是要根据日常业务资料进行核算加工,输出一系列报表、报告;二是要对系统业已取得的实际资料和预算数据进行对比,并随时将差异输送到决策系统,决策系统根据差异再度干预业务的执行,从而实现对经济业务的反馈、监督、控制和调节功能。
事后管理指要进行强有力的分析。这个分析又将成为下一个预算和决策的基础、依据。三个环节之间要层层相扣,环环相应,有机联系,构成一个无缝连接的良性循环的整体。实现了上述要求的财务软件,方可谓管理型的财务软件。
4.从管理手段的作用方式上讲,它应该超越目前财务软件的单向信息流的特点,提供完备的双向信息流动和反馈功能。具体表现在:当经济活动的预算数和实际执行数之间发生差异时,系统应自动生成差异报告,并将此信息传送至决策干预窗口,使管理者能及时作出决策,输入调整指令,从而达到控制经济活动,使其按照预期的目标执行和发展的目的。
二、管理型财务软件的基本数据流程和目标模式
以下给出一个管理型财务软件的基本数据处理和目标模式图。
说明:上框表示一个管理的状态或行为,下框表示该项管理产生的资料,箭头表示数据流方向。从上图我们可以看出:一个管理型的财务软件从时间上讲应该包括事前、事中、事后三个阶段,从职能上讲包括核算、控制、调节、分析、预算、决策等全部现代会计功能,从管理方式上讲包括了单向作用和双向作用的反馈作用形式,从形式上讲包括了预算、核算、差异、分析、指令等全套动态性、综合性的会计管理资料。
在人机交流的接口上只有三个方面:即预算输入、决策指令输入和实际资料输入。这样的模型,不仅体现了现代会计管理的要旨,而且还最大限度地保证了系统的高度衔接和有机联系。
管理型财务软件的目标模式是一个环环相扣、层层相袭、高度集成、有机联系、良性循环的一个全封闭式的整体。三、如何实现新一代管理型财务软件?
至此,已经描述了作为一个管理型财务软件所必须具备的基本要求、条件和目标模式。然而,这样的财务软件要真正实现起来并非易事。在此,根据我公司近几年坚持的“拓展会计核算,强化会计管理”的开发设计思想和实践,谈几点初步的想法供大家参考。
1.突破手工会计乃至传统电算会计以核算为中心的狭小圈子,突破基于手工会计的某些约定俗成的程序、惯例。管理型财务软件的根本目的是支持管理,服务管理,因此,它可能会突破手工会计下的某些不适于电脑处理的程序和惯例,充分领会和理解会计的管理思想,以满足企业管理需要为目的进行大胆创新,是设计一个成功的管理型财务软件的基本路子。
2.在核算、分析、预算、控制和决策中加大预算、控制和决策的力度,实现会计管理重心的转移。
3.在计算机技术上,采取双向信息流动,并在出现差异或差异较大时给予提示或报警,这样就能便于管理者及时纠正经济活动中发生的偏差,达到有效控制和管理经济活动的目的。
4.尽量提高系统的模块化、集成化、自动化,减少手工处理和信息输入。
5.在技术方法上,应综合运用财务会计、财务管理、审计、经济活动分析、现代管理会计乃至数学、统计学、运筹学等一系列先进和适用的科学方法。
6.在设计的内容和形式上应当多种多样,不拘一格,以最大限度地满足企业经营管理需要、最大限度地提供决策支持为最终目标。
(作者单位:深圳金蝶软件科技有限公司)
责任编辑秦中艮