摘要:
根据现阶段会计电算化的发展水平以及企业使用状况,会计软件要向管理型转变,首先要做好基础工作,即会计核算工作。而做好核算工作的关键又是细化会计核算。所谓细化核算,是指将与经营业务、管理需求有关的会计数据进行分类、划小,使之能产生满足管理需求的损益明细。
在手工核算系统中,由于要保证会计数据的准确性和及时性,长期以来一直处于不断简化的过程,过程的简化影响了会计信息的质量。在会计电算化的进程中,任何必要的复杂处理在理论上都不成问题,而且由于计算机在处理速度与精度等方面的优势,为会计核算和管理向深度和广度发展提供了条件,使细化会计核算成为可能。因为细化核算将对原来的一个原始数据进行分解产生为若干个新数据,对以几何级数膨胀的几十甚至上千倍的会计数据进行处理,用手工核算是难以想象也是难以实现的,而计算机的大存储量、高运算速度的特点解决了这一难题。
从帐务系统的角度细化会计数据,可分为划小核算单位法、科目细化法和辅助帐细化法三种。
1.划小核算单位法
划小核算单位法是通过把一个决算单位的会计帐分为N个层次的M个单位来处理,各单位均设立完整的帐务体系。第一层次为汇总层次,只有一个单...
根据现阶段会计电算化的发展水平以及企业使用状况,会计软件要向管理型转变,首先要做好基础工作,即会计核算工作。而做好核算工作的关键又是细化会计核算。所谓细化核算,是指将与经营业务、管理需求有关的会计数据进行分类、划小,使之能产生满足管理需求的损益明细。
在手工核算系统中,由于要保证会计数据的准确性和及时性,长期以来一直处于不断简化的过程,过程的简化影响了会计信息的质量。在会计电算化的进程中,任何必要的复杂处理在理论上都不成问题,而且由于计算机在处理速度与精度等方面的优势,为会计核算和管理向深度和广度发展提供了条件,使细化会计核算成为可能。因为细化核算将对原来的一个原始数据进行分解产生为若干个新数据,对以几何级数膨胀的几十甚至上千倍的会计数据进行处理,用手工核算是难以想象也是难以实现的,而计算机的大存储量、高运算速度的特点解决了这一难题。
从帐务系统的角度细化会计数据,可分为划小核算单位法、科目细化法和辅助帐细化法三种。
1.划小核算单位法
划小核算单位法是通过把一个决算单位的会计帐分为N个层次的M个单位来处理,各单位均设立完整的帐务体系。第一层次为汇总层次,只有一个单位,第N个层次中的各个单位都是互相平行的,这样形成一个金字塔结构,各单位之间通过往来科目(上下级往来)核算。
该方法的优点是:①可以对某单位的资金占用通过“上下级往来”科目进行核算、查询;②由于具有完整的科目体系,该单位可编制会计报表(如资产负债表)以反映各种指标;③可通过划小核算单位建立内部银行体系,财务科作为一个“内部银行”,对外只有一个结算帐户,对内各划小核算单位将“上下级往来”科目作为货币资金科目使用。
其缺点是:①由于各划小核算单位没有真正的货币资金科目(资金的集中管理使各划小核算单位都不能单独开立银行帐户),只要与货币资金有关的收付款凭证都需要通过双方的“上下级往来”科目核算,这样,双方都需编制凭证,一方是收/付款凭证,一方是转帐凭证,而且还需在一方开据一张通知书作为原始凭证,人为地加大了会计人员的工作量;②不利于全面掌握会计数据,因所有会计数据分属多个决算单位,虽然可以通过综合查询模块进行全面的查询,但需要对各下属决算单位的科目定义进行限制,否则会出现由于科目代码定义的二义性导致查询结果不准确,只有通过汇总报表才能全面了解。
2.科目细化法
科目细化法是通过增加科目级数、增加明细科目数量达到细化核算的目的。具体做法是将与细化核算有关的科目根据细化要求增加N级M个科目,在第N级反映的就是最明细的数据。如存货科目,增加二级科目——按五大类分,增加三级科目——按每一品种分。
该方法的优点是:①可以解决划小核算单位法细化分类受种类数量限制的缺陷;②可以根据科目的统驭关系,从各级科目的余额、发生额进行各种要求的统计。
其缺点是:①虽然可细化分类的种类数量较划小核算单位法的多,但也受到科目代码位数(一般两位)的限制;②从科目角度细化,要在设置科目代码之初考虑好科目级数和各级之间的相互关系,如应收帐款科目,是先分大类(将大类设为二级科目)还是先分委托银行收款、应收销货款、拒付等(将其设为二级科目),由于按科目统计余额、发生额只能指定科目的前X位,即从上往下查,不能跳跃,这样如果按前种方案查询托收的余额或按后种方法查询某大类的余额就需要分别按三级科目统计,再人为地挑出来进行相加、汇总;③对细化数量的不确定性,如对往来单位进行细化反映,一般用两位代码,但当单位数量超过100个时就不适用了,但开始就使用三位定长存储又使数据存储冗余。
3.辅助帐细化法
会计帐簿就其用途分类可分为序时帐(日记帐)、分类帐,就其登记格式可分类为三栏式、多栏式,就其科目提供数据的详细程度可分为总帐、明细帐(即二级帐、三级帐、……)。其实对于电算化会计来说,在计算机中存储的只有凭证内容和科目余额两种数据,帐簿格式的不同只是输出形式的不同罢了。手工核算系统中,在这些帐簿之外还有另一类帐簿即辅助帐,它所反映的各个细目统驭于某明细科目但不以科目编码作为索引,如料帐(按物资编码)、备用金帐(按人员)等,用来辅助反映经济业务的内容(也有单位在科目编码中增加以及反映此项内容)。手工系统中的辅助帐一般分按人(如备用金)、按往来单位和项目(如预收、应收帐款等往来帐)设置,在电算化帐务系统中,通过建立辅助帐数据库和增加辅助帐种类就可达到细化会计核算的目的。
该方法的优点是:①设立辅助帐不增加标准帐务系统科目设置的压力,如果增加细化核算种类,只需对辅助帐进行设置,而不影响帐务系统;②对于细化的种类和细化的数量没有限制;③其数据结构和应用程序不影响原有的会计核算的核心--帐表系统;④可以通过对辅助帐库进行挑选条件组合查询以达到各种统计要求;⑤可适用于所有有关经营管理科目的细化。
其缺点是:通过科目细化和通过辅助帐细化都不能使某一细化要求的核算结果单独反映于会计报表,对此可以通过统计表的形式计算、汇总各种数据,以反映经营成果。
采取何种细化核算方法,需根据各单位的实际情况决定,如业务量较多、会计人员力量充足的大型企业,在下属有分公司或一些相对独立部门的情况下,可采用划小核算单位和辅助帐细化相结合的方法,对中小型企业,在只有一个核算体系的情况下,可单独使用辅助帐细化的方法达到细化核算的目标。
责任编辑 刘志新