摘要:
采用计算机代理记帐,必然要遇到会计软件的选用、代理记帐程序的确定以及会计数据的安全保密等问题。本文拟对如何解决这些问题作一探讨。
一、会计核算软件的选用
使用计算机代理记帐,选择会计核算软件是关键。代理记帐软件面对众多的用户,一旦处理结果错误,势必殃及数以百计的用户。对企业自行记帐用的商品化会计核算软件要求要评审,而代理记帐的软件是否要通过评审?目前尚有不同的看法。有人认为,代理记帐机构的法律责任,不容其在选择代理记帐软件时掉以轻心,必然会以财政部《会计核算软件基本功能规范》为准绳,因而也就不必对其使用软件作太多的限定。然而,应当看到的是,在现阶段的条件下,由于代理记帐机构对会计软件的质量识别水平有限,对软件是否完全具备基本功能规范难以把握。另外,通过评审的软件往往要面对更为激烈的竞争,因而也促使其功能更加完备、质量更胜一筹。
因此,强调代理记帐机构使用通过评审的软件,对其今后的执业更加有利。
选择会计软件另一个重要的条件是,软件是否有多帐套的设置。由于代理记...
采用计算机代理记帐,必然要遇到会计软件的选用、代理记帐程序的确定以及会计数据的安全保密等问题。本文拟对如何解决这些问题作一探讨。
一、会计核算软件的选用
使用计算机代理记帐,选择会计核算软件是关键。代理记帐软件面对众多的用户,一旦处理结果错误,势必殃及数以百计的用户。对企业自行记帐用的商品化会计核算软件要求要评审,而代理记帐的软件是否要通过评审?目前尚有不同的看法。有人认为,代理记帐机构的法律责任,不容其在选择代理记帐软件时掉以轻心,必然会以财政部《会计核算软件基本功能规范》为准绳,因而也就不必对其使用软件作太多的限定。然而,应当看到的是,在现阶段的条件下,由于代理记帐机构对会计软件的质量识别水平有限,对软件是否完全具备基本功能规范难以把握。另外,通过评审的软件往往要面对更为激烈的竞争,因而也促使其功能更加完备、质量更胜一筹。
因此,强调代理记帐机构使用通过评审的软件,对其今后的执业更加有利。
选择会计软件另一个重要的条件是,软件是否有多帐套的设置。由于代理记帐业务是面对许多客户,软件如果没有多达数以百计的独立核算的帐套设置,代理记帐机构就必须经常购买新的会计核算软件,以满足不断增加客户而需新开帐套的需要。这不仅增加了其费用开支,更重要的是,给其数据管理带来很大麻烦。在现阶段,代理记帐机构大多使用单用户的会计核算软件,因此所购软件设置的帐套数量越大越好。
二、代理记帐机构的内部会计控制
人员分工与职能的分割,在企业自行记帐环境下至关重要,但对代理记帐机构来说,其业务复杂性和数据保密性,更需要有一整套无懈可击的控制制度。实行会计电算化的企业单位,会计数据处理的自动化、集中化以及数据存储的磁性化,迫使其采取比手工会计更为严密的内部控制制度与措施,以保证会计信息的真实可靠。而对代理记帐机构来说,尽管内部控制的内涵与外延都发生不同程度的变化,但内部控制只能加强不能削弱。代理记帐机构面对众多的委托单位,由于受人员、场所等限制,对委托单位的证、帐、表资料,一般都不存放在纸介质上。不难设想,如果存储在机内的众多客户的会计数据被破坏而难以恢复,对代理机构无疑是一个毁灭性的打击。另一方面,从代理记帐机构受理委托人业务的第一天起,就对在执行业务中知悉的商业秘密,负有保密责任。然而,采用磁性介质作为会计信息的载体,代理记帐输出结果的保密却受到极大的威胁,不法分子通过商业秘密牟取暴利愈演愈烈,数据拷贝不留痕迹,使代理机构不能不居安思危,倘若有朝一日委托人会计信息不慎被泄漏,代理机构所面临的则不仅是难以承担责任,而且其日后的代理业务必将一蹶不振。由上可见,代理记帐单位虽然没有象企业单位那样对帐、款、物等实行分离等一类的控制,但其对众多客户的会计信息的安全保密责任却由不得其有丝毫的松懈。在代理记帐业务开展的今天,强调数据的存取控制和数据的安全管理,具有深远的意义。
1.严格会计数据的存取控制,防止非法访问
与自行记帐企业单位的数据存取控制相似,代理记帐机构也应当指定专人对客户送来的资料数据进行会计处理,指定专人进行原始凭证的审核、会计帐簿的登记和会计报表的编制,对此,目前有两种基本的做法。一是将几家委托单位的业务集于一身,从原始凭证审核开始,一直到报表的编制与输出,都由一个人完成;二是专门成立一个小组进行原始凭证的审核和手工填制记帐凭证,而记帐凭证的输入、帐簿的登录以及报表的编制则由电算部门完成。前者的做法有利于机构人员了解委托人经济业务的全貌,以便随时提供咨询和完成客户同时委托的其他代理业务。后者的做法由于采用流水作业的方式,有利于业务质量精益求精,便于分清受托责任,同时它在委托单位数量不断增加情况下,也便于人手的调配,不仅如此,它还便于机房操作管理制度的严格实施,只要对进出机房的电算操作人员加以控制,对进出机房的一切会计资料严加看管,会计信息的安全保密就有保证。
2.全方位实行数据的安全管理
除了对会计数据实施严格的存取控制之外,代理记帐机构还应当对会计数据实行各种安全管理。主要从限制接触、防止病毒感染、数据备份以及数据介质安全等方面详加考虑。
建立一整套严格的上机操作管理制度,限制非相关人员接触计算机,是数据安全保密的关键。代理记帐机构应当设立专用机房,以防止电算部门以外的人员接触计算机。另外,由于当前所开发的会计核算软件中的数据文件大多以库文件的形式存储在机内,因此,在代理记帐的计算机中,不应允许其它数据管理系统存在,以防止不法分子对机内未加保护的文件非法进行修改。
防止计算机被病毒感染,也是代理记帐时不可忽视的问题。目前有数以千种病毒能修改或破坏文件分配表,能覆盖、打乱、破坏数据。有的计算机病毒甚至可以隐藏在数据文件中。数据文件中可能隐藏病毒的标志、激发条件与病毒特写的搜索目标,一旦发作,将可能使会计信息系统与系统共享资源的数据全军覆没。有鉴于此,软盘除新购入者外,其他的不允许带入机房。为了防止由软盘存取带来的病毒,最好设置双硬盘或双机予以备份,不再使用软磁盘。
对会计数据进行备份,才能对被自然灾害或意外事故破坏的数据进行恢复。为此,对于备份了的证、帐、表数据,必须严加保护,防止他人窃取。采用仅保存记帐凭证库文件而不同时备份帐簿、报表数据,是一种值得推行的做法。进而对所备份的凭证库文件,采用压缩等加密技术,一旦发生数据失窃,危害也就相对减小。由于现行会计核算系统都具有帐簿、报表瞬间形成的功能,因而也就不必担心备份数据的不完整。
委托单位的会计档案,一般都由代理记帐机构代为保管。而如何妥善保管,则是代理机构面临的难题。随着代理机构服务年份的延伸,随着委托单位数量的增多,采用纸介质作为会计档案的载体,只会给保管员与保管场所带来莫大的负担,同时,由于书面资料的易读性,也不利于会计数据的安全保密。在代理记帐这一特定的环境中,看来必须采用其他介质作为档案载体。由于磁性介质保存会计数据对环境的要求比较高,很难保证存储数据在长时期内的完整无缺,因此最好使用以光子作为载体的光盘加以存储。光盘介质寿命长达15年以上,存储量大、性能稳定、记录速度快、反复循环擦写次数可高达一百万次,因此很适合代理机构作永久会计档案的存储介质。
为了保证会计档案的安全保密,对手工填制的记帐凭证与机内形成的帐簿和会计报表数据,最好分放在两个地方。另外,会计数据不管是存放在纸介质还是在磁性介质,都应实行登记,并建立严格的签收制度和定期检查、定期拷贝的制度。
责任编辑 温彦君