摘要:
管理会计为企业进行最优决策提供信息支持,其重要性正逐渐为人们所认识。管理会计的电算化,就是将复杂的公式、模型和计算过程交由机器去完成,其优点不言而喻。在管理会计软件的系统分析与设计中,数据来源不能不详加考虑,而在当前实现会计电算化的企业日趋增多的情况下,探讨如何充分利用会计核算软件现成的证帐数据,具有较大的现实意义。
一、财务会计与管理会计的“同源分流”关系
财务会计与管理会计,是现代企业会计的两个重要领域,尽管两个领域侧重点不同,但它们却同属会计信息系统,而会计信息系统,尤其是电算化会计信息系统,又要求达到最大的数据共享,这便给我们提出一个问题,财务会计与管理会计之间的数据如何联系,如何在现有的条件下,将电算化会计核算系统所取得的数据与信息,提供给企业管理者作为分析决策的依据。
会计学家余绪缨教授在《管理会计》一书中指出:“一个企业通常只有一个基本的信息收集、加工系统,这就是以财务会计为主体的信息收集、加工系统,管理会计并不和财务会计相平行另搞一套。管理会计一方面充分利用财务会计记帐、算帐提供的资料;另一方面,它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息,根据管...
管理会计为企业进行最优决策提供信息支持,其重要性正逐渐为人们所认识。管理会计的电算化,就是将复杂的公式、模型和计算过程交由机器去完成,其优点不言而喻。在管理会计软件的系统分析与设计中,数据来源不能不详加考虑,而在当前实现会计电算化的企业日趋增多的情况下,探讨如何充分利用会计核算软件现成的证帐数据,具有较大的现实意义。
一、财务会计与管理会计的“同源分流”关系
财务会计与管理会计,是现代企业会计的两个重要领域,尽管两个领域侧重点不同,但它们却同属会计信息系统,而会计信息系统,尤其是电算化会计信息系统,又要求达到最大的数据共享,这便给我们提出一个问题,财务会计与管理会计之间的数据如何联系,如何在现有的条件下,将电算化会计核算系统所取得的数据与信息,提供给企业管理者作为分析决策的依据。
会计学家余绪缨教授在《管理会计》一书中指出:“一个企业通常只有一个基本的信息收集、加工系统,这就是以财务会计为主体的信息收集、加工系统,管理会计并不和财务会计相平行另搞一套。管理会计一方面充分利用财务会计记帐、算帐提供的资料;另一方面,它还可以从财务会计基本信息系统之外取得有关信息,根据管理上的要求进行加工计算,借以为管理上提供各种有用的资料。因此,可以说财务会计与管理会计是同源分流的。”(中国财政经济出版社,1983年版)。这种“同源分流”关系不管是传统会计还是电算会计,都不可能被改变。
为了进一步了解这种“同源分流”关系,我们可用以下的图式来表示两者的数据流向:
从以上的数据流程我们可以看到,两者都有一个共同的数据源,即由原始凭证和记帐凭证所组成的会计凭证库文件。而管理会计不同于财务会计,其工作重点,则是在分析计算这个环节。以灵活多样的形式对财务会计的有关资料进行加工、改制和延伸,对各种经营方案经济效果进行分析对比,为编制预算所作的加工计算和汇总等,都属其分析计算的范围。
财务会计和管理会计分流的结果,分别生成财务报表与管理报表。前者,必须严格遵循“公认会计原则”,具有比较严密而稳定的基本结构;而管理报表,由于是从各个不同的侧面对财务会计资料进行加工、改制和延伸,大大丰富和发展了财务会计的内容,因而可以在企业经营管理工作中发挥更大的作用。
从以上的图示我们同时可以看到,编制管理报表所需要的数据一般可分成三类,一类是来自于凭证库文件的凭证资料,不仅包括已填制完成的记帐凭证,还包括购货、销货的单价、数量等原始凭证的数据,这类数据为分析计算提供原始的数据;第二类数据来自帐簿文件,包括按各级科目加以汇总的总分类帐、明细分类帐发生额和余额,同时也包括各个明细分类帐的逐项、序时的记录,这类数据为分析计算提供汇总数据;第三类数据则不来自会计核算软件,而是来自于通过键盘输入的其他有关数据。诸如,输入同类企业的历史数据以便比较分析,输入各种产品的标准成本以便进行产品成本的差异分析等等。
二、电算化管理会计的取数操作
明确了财务会计和管理会计的这种“同源分流”的关系,并了解到在电算化下财务会计与管理会计数据文件设置的联系,对我们充分利用目前会计核算软件中财务会计的数据资料,作为预测企业未来的一个起点,有效地服务于企业内部的经营管理具有重要的现实意义。在每一个会计核算系统之中,都备有凭证库和科目余额库等会计数据。如果与这一会计核算系统平行地建立起管理会计系统,便可以径直到会计核算系统之中索取证、帐数据,并且与所输入的其他有关数据一道,进行分析计算,最后生成供决策使用的管理报表。
1.直接取数计算
管理会计软件中有许多数据是可以直接从会计核算系统取数的。例如,在变动成本计算时,所需的销售收入、生产成本的直接材料、直接工资;又如在盈亏临界点计算时,所需的销售数量、生产总成本等均可直接取数。有些项目的计算,还可以来自明细科目,例如,在变动成本计算时,对销售费用和管理费用,要按各明细项目区分为变动性费用和固定性费用。为此可直接在变动成本表的取数公式中分别对变动类和固定类的明细项目进行区分定义。如销售费用下的运输费、装卸费、保险费等项目可作为变动性费用,而工资和福利费等可列为固定性销售费用,分别进入变动性销售费用和固定性销售费用项目。
2.增设下级科目的取数计算
直接取数固然方便,但在管理报表的生成之中,更多的数据是对会计核算证、帐、表数据加以分解之后才取得的。在操作中,对帐簿或报表等汇总之后的数据再行分解,较难取得正确的结果。而从记帐凭证填制入手,则有双管齐下之效果。财务报表和管理报表可以兼得。以大家熟悉的变动成本法为例,它强调从成本的性态来认识成本,从数量上具体掌握成本与产量之间的规律性的联系。其最大优点,就是便于提供每种产品盈利能力的资料,从而为管理部门制定利润计划和为经营管理提供重要的依据。但在分析成本与产量之间的依存关系时,管理会计通常将成本区分为固定成本、变动成本和半变动成本三类。而在会计核算软件之中,由于采用完全成本计算法,却无须作此划分。为了同时获取使这两种成本计算的结果,就要从科目的设置上详加考虑,示例如下(设企业只生产A产品):
以上的科目设置中,在企业原有的生产成本-产品A-制造费用三级科目之下再设立四级科目,为变动成本的计算增设变动性制造费用和固定性制造费用。企业期末在结转完工入库产品时,编制下列分录:
(1)借:生产成本-产品A-制造费用-变动性制造费用
贷:制造费用-水电费
(2)借:生产成本-产品A-制造费用-固定性制造费用
贷:制造费用-工资和福利费
制造费用-折旧费
制造费用-办公费
帐簿登录时,生产成本帐户便自然要登至四级。在会计核算的完全成本计算公式定义时,取数取至生产成本-产品A-制造费用,而在管理会计的变动成本计算时,取数则取至生产成本-产品A-制造费用-变动性制造费用(或固定性制造费用)
3.机内凭证库文件的取数计算
机内凭证库文件包括原始凭证库文件和记帐凭证库文件。当前,多数会计核算软件在输入记帐凭证的同时,将某些核算模块所需要的原始数据予以输入。例如,输入应收、应付帐款时,当即输入购、销合同号码,输入存货收发业务时,当即输入出、入库数量等等。这些所输入凭证数据,不仅可生成帐簿和财务报表,而且为管理报表提供原始数据。因为管理会计在提供决策和计划的信息时,同时也需要非货币的数据,随着管理技术和决策模型朝“定量化”的方向发展,随着日趋增多的现代数学方法在管理中得到广泛的应用,为管理会计提供非货币数据必将日趋增多,而其中不乏从经济业务的原始记录——原始凭证直接索取。故而,在原始凭证输入过程中,应当尽可能输入有助于管理报表形成的相关数据。
在一定程度上,管理报表的质量要受到记帐凭证生成方式所制约。当前,许多记帐凭证是根据手工已填制的加以输入,其随意性和不客观性十分突出,由此据以生成的管理报表的质量也便受到影响。从这个意义上说,尽可能到原始凭证中去索取管理报表所需要的数据,比到记帐凭证之中取数更为可靠。但是,记帐凭证毕竟不同于原始凭证,管理报表的许多计算数据依然要来自于它。因此,进一步强调由系统根据所输入的原始凭证自动生成记帐凭证,不仅可保证会计核算中的帐、表数据的正确无误,而且,对据以生成的管理报表也至关重要。
(作者工作单位:厦门大学会计学系)
责任编辑 秦中艮