摘要:
在我国会计信息系统的设计中,由于软件结构安排上的特点,在帐务处理功能模块中,记帐凭证的输入量比较大,实际工作中具体处理方法也不完全相同,如何才能加快速度、克服输入环节缓慢的缺陷,并保证输入数据的准确可靠,拟就以下几个问题谈点想法。
一、输入的根据
根据什么输入记帐凭证,实际工作中有两种不同的做法;一种是根据原始凭证,手工编制记帐凭证,经过审核后,根据该项记帐凭证输入,生成凭证库文件;另一种做法是根据原始凭证输入有关数据,同时确定应借、应贷科目,生成业务“摘要”,在计算机上制成记帐凭证,并打印输出,经专职审核人员审核无误后,再生成正式的凭证库文件。
在财会工作中使用计算机的目的之一,是代替财会人员记帐、算帐和报帐,从而把财会人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,将其主要精力集中投入到财会管理工作中去。而财会工作是从编制记帐凭证开始(原始凭证是由业务经手人来填制),记帐凭证编制工作量很大,按照前一种做法,就不能完全实现上述解脱财会人员的要求;同时,根据原始凭证手工编制的记帐凭证,要经过专职人员审核以后才能输入,而输入过程中还可能再次出现差错,还需要二次审核,这种审核多数单位采...
在我国会计信息系统的设计中,由于软件结构安排上的特点,在帐务处理功能模块中,记帐凭证的输入量比较大,实际工作中具体处理方法也不完全相同,如何才能加快速度、克服输入环节缓慢的缺陷,并保证输入数据的准确可靠,拟就以下几个问题谈点想法。
一、输入的根据
根据什么输入记帐凭证,实际工作中有两种不同的做法;一种是根据原始凭证,手工编制记帐凭证,经过审核后,根据该项记帐凭证输入,生成凭证库文件;另一种做法是根据原始凭证输入有关数据,同时确定应借、应贷科目,生成业务“摘要”,在计算机上制成记帐凭证,并打印输出,经专职审核人员审核无误后,再生成正式的凭证库文件。
在财会工作中使用计算机的目的之一,是代替财会人员记帐、算帐和报帐,从而把财会人员从繁琐的手工劳动中解脱出来,将其主要精力集中投入到财会管理工作中去。而财会工作是从编制记帐凭证开始(原始凭证是由业务经手人来填制),记帐凭证编制工作量很大,按照前一种做法,就不能完全实现上述解脱财会人员的要求;同时,根据原始凭证手工编制的记帐凭证,要经过专职人员审核以后才能输入,而输入过程中还可能再次出现差错,还需要二次审核,这种审核多数单位采用荧光屏显示、目测办法审核,实践证明这种审核办法差错率较高,不太可靠,不如根据原始凭证输入,计算机制成记帐凭证,并输出,根据书面的机制记帐凭证审核,无误后再生成凭证库文件较为可靠。因此,前述两种做法中,后一种做法是快速、准确、可靠的记帐凭证输入办法。当然,采用这种输入办法,录入员需要熟悉会计业务,能准确地确定应借、应贷科目和编写“摘要”。
二、输入的格式
在我国会计工作中,手工操作下记帐凭证有的采用统一的凭证格式,有的采用收款凭证、付款凭证和转帐凭证三种格式,也还有的采用现金收款、现金付款、银行收款、银行付款和转帐五种格式。在手工操作下,要把收款、付款凭证分别采用不同的格式,是为了便于识别,防止在业务处理中把收款当作付款,或者把付款当成收款之类的错误发生。实现会计电算化后,计算机根据不同业务的标识符判别确认处理,不需要采用不同的格式,也不会因此出现上述类似错误。同时,记帐凭证采用几种不同的格式,由于收款、付款业务交叉出现,输入过程中需要频繁变换录入格式,因而会延缓录入的速度,故是不可取的,不如采用统一的凭证格式录入为宜。
三、“摘要”的输入
人——计算机界面(亦称用户界面)的工效学要求计算机输入要快速、准确、灵活、方便,随着计算机技术的发展和运算速度的大幅度提高,输入的相对速度越来越慢,成为制约计算机处理速度的瓶颈环节。在我国计算机应用中,由于输入中往往夹杂着一些汉字,速度就更加缓慢。例如,计算机在会计凭证录入中,每输入一张记帐凭证,必须输入一项能够说明该笔业务性质和特征的“摘要”,以便登录备查。每项“摘要”的字长一般为18—20个汉字(36—40个字符),不论采用哪种汉字输入方案,都需占用很长时间。因此,计算机在我国会计工作中应用初期,每输入一张记帐凭证就需要占用30秒钟,这是在计算机应用中不能容忍的速度。后虽经不断改进,但仍不能令人满意。
最近,有关方面探索出了一种快速、准确输入“摘要”的新方法——建立标准“摘要”库。即先由财会人员精心提炼编制出全部要使用的标准“摘要”,然后输入计算机,建成标准“摘要”库(也可不集中编写,而是在日常工作中逐渐积累,一年内完成所需全部“摘要”的编写)。一般来说,“摘要”内容主要是由应借、应贷科目来决定的,因此每项“摘要”可由应借、应贷科目代码,合并生成综合代码来调取。例如,借101现金科目,贷102银行存款,其相应“摘要”必然是“从银行提取现金”,调取该项“摘要”代码是现金代码加上银行存款代码:“101102”。因此,采用这种输入方法输入记帐凭证时,只要输入应借、应贷科目代码(这是记帐凭证输入不可缺少的内容),把应借、应贷科目(包括明细科目)名称调出录入相应栏目,同时通过程序化步骤,把应借、应贷科目代码组合起来,生成综合码,并自动从标准“摘要”库中调出相应“摘要”,录入“摘要”栏即可。这样在操作中,就可置复杂、耗费时间多的“摘要”输入置于不顾,只要输入一凭证中应借、应贷科目代码和相关的日期、凭证号和金额后,就可接着输下一张记帐凭证,不必考虑“摘要”,它会自动生成录入。
系统设计人员对“摘要”的输入往往不够重视,而对操作人员来说,却往往形成一项极为繁重的负担。标准“摘要”库的建立,可以大大减轻录入人员的负担,提高记帐凭证输入的速度,这对改进人—机界面的工效将会发挥很好的促进作用。
四、新技术的采用
随着计算机技术的发展和人—计算机界面工效学的深入研究,各项新技术不断涌现。这些新技术在记帐凭证输入中积极应用,对加快记帐凭证的输入,保证输入数据的准确可靠,提高计算机在财会工作中应用水平,无疑会起到积极的促进作用。例如,鼠标器的运用比键盘更加灵活,可以控制光标在屏幕上任意移动,直接选定录入栏目或菜单,从而提高输入的速度;又如,语音录入全面应用尚需进一步研究,但局部应用在会计电算化工作中已经实现,输入过程中,在屏幕上显示输入字符的同时,可以读出相应的声音,从而实现目测、耳听双重校验,保证输入数据的正确可靠性;再如,最新操作系统某些特殊技术的应用,键盘及其布局改进最新成就的运用等等,这些新技术的采用都会大大改进记帐凭证输入的速度和水平。
计算机在我国会计工作中的应用起步较晚,应用水平与国际上先进国家相比还有一定的差距,需要我们吸收和借鉴国际上先进技术,并不断总结我国实际工作中的成功经验,创造性地提出改进措施,促使计算机在我国会计工作的应用水平尽快进入新的发展阶段!
责任编辑 秦中艮