摘要:
目前,会计电算化工作进展较快,但也普遍存在着“甩帐率”低的问题。其主要原因之一就是初始化工作不够规范。初始化工作包括(1)套帐设置、(2)操作员权限设置、(3)会计科目的设置、(4)初始余额的输入、(5)报表公式定义、(6)凭证类型和自动转帐设置等等,其中最为关键的是(3)、(4)、(5)三个项目的设置。下面针对这三个主要问题就如何规范初始化工作作些讨论。
一、会计科目的设置
会计科目的设置,可依据会计制度的规定,结合本企业实际进行设置和编码。凡制度已统一规定的科目及其编码,企业不要随意改变和打乱重编,补充规定中已列为总帐科目核算的如“住房周转金”、“所得税”也应作相应的设置。明细科目原则上依照制度进行设置,但其中有几个科目值得注意。
1.往来帐款。往来客户一般单位都较多,手工登帐大多按时间先后排列,往来客户间无多大逻辑联系,查询、登录很不方便。电算化处理时,为方便凭证录入和帐簿查询,往来帐应按地区分类核算,即把往来帐款单位所在地区作为往来帐款的二级明细科目,三级明细科目为具体单位,如应收帐款编码为113,江苏省的代码为03,应收帐款单位南京某公司为**,那整个编码为11303**,这样编码...
目前,会计电算化工作进展较快,但也普遍存在着“甩帐率”低的问题。其主要原因之一就是初始化工作不够规范。初始化工作包括(1)套帐设置、(2)操作员权限设置、(3)会计科目的设置、(4)初始余额的输入、(5)报表公式定义、(6)凭证类型和自动转帐设置等等,其中最为关键的是(3)、(4)、(5)三个项目的设置。下面针对这三个主要问题就如何规范初始化工作作些讨论。
一、会计科目的设置
会计科目的设置,可依据会计制度的规定,结合本企业实际进行设置和编码。凡制度已统一规定的科目及其编码,企业不要随意改变和打乱重编,补充规定中已列为总帐科目核算的如“住房周转金”、“所得税”也应作相应的设置。明细科目原则上依照制度进行设置,但其中有几个科目值得注意。
1.往来帐款。往来客户一般单位都较多,手工登帐大多按时间先后排列,往来客户间无多大逻辑联系,查询、登录很不方便。电算化处理时,为方便凭证录入和帐簿查询,往来帐应按地区分类核算,即把往来帐款单位所在地区作为往来帐款的二级明细科目,三级明细科目为具体单位,如应收帐款编码为113,江苏省的代码为03,应收帐款单位南京某公司为**,那整个编码为11303**,这样编码结构清晰,联系紧密,便于提高查询和核算速度。
2.销售收入与销售成本。销售收入与销售成本之间存在着互相对应关系,销售收入增加的同时,应结转相应的销售成本。手工处理时有的企业销售收入和销售成本明细科目设置不尽合理,如销售收入按部门设明细而销售成本以产品类别设明细;或者销售收入与销售成本均以产品类别设明细,但产品分类的口径却不一致;有的将销售收入明细科目设成数量金额帐而销售成本明细科目设成三栏帐,以上种种,都容易造成销售收入与销售成本核算上脱节,不利于考核。初始化时,应充分考虑到销售收入与销售成本的对应性,按产品类别设明细科目,并保持分类口径与帐户类别的一致性。
3.管理费用(其他费用科目也与之相似)。在企业里,管理费用规模的弹性较大,对此通常需加强控制。为考核费用,企业对管理费用要求除按分部门核算外同时还分费用类别进行核算,即要求会计上能提供某个部门在某个期间里的管理费用总和,还要能提供某种费用在某个期间里的总和。为此,初始化时科目应作如下设置,即二级科目以部门为明细,三级科目以费用项目为明细。按部门求和可求得某个部门某期间的费用总和,按费用类别求和则可得某个期间内某种费用总和。
4.一年内到期的长期投资(或负债)。在资产负债表中,一年内到期的长期投资需单独反映。手工记帐中,长期投资按投资项目设明细科目,根据投资期限判断而填列报表。在电算化处理时,报表是根据公式自动从帐户中取数的,比较简便的处理方法是在“长期投资”下设“一年内到期的长期投资”明细科目,把原来手工记帐中在填制报表时所进行的判断提前在调整年初数或编制凭证中进行,这样就很容易对一年内到期的长期投资进行核算。
5.本年利润。“本年利润”按利润构成设“销售收入结转”、“销售成本结转”、“销售费用结转”等明细科目。其理由是(1)帐结法中,对利润产生直接影响的损益类科目余额,月末都要结转到“本年利润”科目中去,为分析本年利润的构成情况,“本年利润”的帐户信息中,最好能体现各损益类科目对利润影响额的大小。(2)损益表中几乎所有的项目都是根据科目的发生额分析填列,所谓“分析”就是说不是简单地填入该科目借方发生额或贷方发生额,如销货退回,借记销售收入,月末结转利润时也是借记销售收入,而真正对利润的影响额应只是结转的那部分;又如利息收入,贷记财务费用,到月末时,有可能是收入大于支出,也就是说,结转利润时有可能应借记财务费用。电算化处理时,类似问题都可按上述“分析”的方法进行处理,即将损益类科目结转到“本年利润”中,“本年利润”下各明细科目的发生额,也就是“分析”的结果。
6.应交增值税。增值税作为大多数企业的主要税负,牵涉到国家和企业的利益。初始化设置科目时可在“应交税金”总帐下设二级明细“应交增值税”科目,三级明细设“上年结转”、“销项税额”、“出口退税”、“进项税额转出”、“进项税额”、“已交税金”六个科目进行核算。
二、帐户的初始余额
机制帐户的初始余额录入时,应以手工帐为准,如需调整的,也应先调整手工帐。初始余额录入时,应注意以下几个问题。
1.年中初始化。有的企业会计电算化的初始化工作不是从年初开始的,如可能是从7月份开始的,这种情况有三种处理方法:一是以手工帐年初数作为初始化年初数录入,补1—6月份的凭证;二是以手工帐年初数作为年初数录入,同时录入每个科目1—6月份的累计发生额;三是直接以6月底数作为年初数录入。这三种方法中,第一种最正规,但工作量也最大;最省力的是第三种,但采用这种方法时,会计报表中有些项目无法直接从帐册中准确取数,如资产负债表中的年初数,损益表的本年累计数等等。其中资产负债表中的年初数只能以常数输入,损益表的累计数只有在正常的累计数后加一个常数(1—6月的累计数)后输入,到第二年转新帐时再按正常的公式取数。申请评审时附上正常的取数公式,因为甩帐前手工帐依然存在,报表中出现的常数在手工帐中都有反映,实践证明这种方法也是可行的。
2.余额的调整。手工记帐中,由于工作量的原因,核算与制度会有些出入,转入电算化处理时,这些科目余额应作些调整。如手工帐折旧是按类计提折旧的,由于手工帐效率低固定资产卡片不能月月更新,就某一特定固定资产而言,很可能出现折旧超提的情况,也就是累计折旧额加上残值大于固定资产原值。电算化条件下,计算机凭借其快速的计算能力,折旧的计提可以落实到每个具体的固定资产上,然后按使用部门汇总,不会产生超提问题。初始化时,对于折旧已超提的固定资产,卡片上累计折旧额应为“原值”-“残值”,超提部分,放到调整帐户中。
三、会计报表公式
手工记帐时报表是由人工填列的,填列过程同时也是一个判断分析过程。而电算化处理时,会计报表是根据所定义的公式(函数),由计算机自动填列的,因此在定义公式时应考虑可能发生的各种情况,以保证报表的可靠性。
1.资产负债表。一般项目根据总帐或明细帐余额填写,资产方一般取借方余额,负债、所有者权益方一般取贷方余额。但象“固定资产清理”、“应付福利费”等项目在资产负债表中可能出现“负号”,在定义公式时,如“固定资产清理”的期末数公式可定义为“固定资产清理”科目的期末借方余额减期末贷方余额;“应付福利费”项目的期末数可定义为“应付福利费”科目的期末贷方余额减期末借方余额。有的企业预收、预付帐款不多,按制度规定可以不设“预收帐款”、“预付帐款”科目,将预收帐款放在“应收帐款”、预付帐款放在“应付帐款”中核算。但在资产负债表中,预收、预付信息应单独反映,因此,公式定义时,报表中“应收帐款”、“预收帐款”项目的报表数可分别取“应收帐款”的下级明细科目的借方、贷方余额总计;“应付帐款”、“预付帐款”项目的报表数可分别取“应付帐款”的下级明细科目的贷方、借方余额总计;等等。
2.损益表。损益表各项目的报表数可根据“本年利润”下相应的明细科目填列,定义公式时,如“销售收入”项目的本月数的公式可为“本年利润-销售收入结转”科目的贷方发生额减借方发生额;本年累计数为“本年利润-销售收入结转”科目的贷方累计发生额减借方累计发生额。其他项目也与之相似。
责任编辑 秦中艮