工业企业购进材料，在办理验收入库手续时，有时会发现短缺和损耗，在这种情况下，应立即通知有关部门，查明原因，以分清经济上的责任。

在未查明原因之前，对材料短缺部分，会计人员应先通过“待处理财产损溢”帐户反映。待查明原因之后，再分别不同情况进行处理。下面以实际成本核算为例，举例说明：

假定某工业企业1994年8月1日向B单位购进甲材料1000公斤，单价100元，增值税专用发票上注明材料款100000元，运费4000元（买方负担），增值税17680元，款当即全部支付。8月25日，材料收到，在验收入库时发现短缺100公斤，短缺原因待查。

作为会计人员应作如下的会计处理：

8月1日共向B单位付款：

1000×100+4000+17680=121680（元）

根据支票存根及有关发票文件：

借：在途材料——甲材料104000

应交税金——应交增值税（进项税额）17680

贷：银行存款121680

8月25日，甲材料实入库900公斤，短缺100公斤，入库材料总成本为：

104000×900/（900+100）=93600（元）

短缺材料总成本为：

104000×100/（900+100）=10400（元）

根据入库单及有关单据：

借：原材料——甲材料 93600

待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

贷：在途材料——甲材料 104000

假定9月10日材料短缺原因已查明，应分别以下情况进行处理：

第一、如果属于自然挥发、磨损、碰撞、天气等原因引起的途中合理的正常损耗。根据《关于增值税会计处理的规定》（以下简称《规定》），应计入材料的采购成本中，对于超合理的损耗部分应计入管理费用中，对于短缺材料对应的增值税款也应从进项税中转出，计入管理费用中。假设本例中，材料短缺的100公斤中，90公斤系合理的损耗，10公斤系超合理的损耗，根据有关凭证，应作如下处理：

1、合理损耗材料部分的成本10400×（90/100）=9360（元）

借：原材料——甲材料 9360

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 9360

2、超合理材料损耗部分成本

10400×（10/100）=1040

借：管理费用 1040

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 1040

3、短缺材料应转出的增值税

17680×100/（900+100）=1768（元）

借：管理费用 1768

贷：应交税金——应交增值税（进项税额转出）1768

第二，如果属于供应单位原因而造成的材料短缺，应分别两种情况处理：其一、若发现短缺时货款尚未交付，可按短缺数量和发票单价计算拒付金额，办理拒付手续，同时根据双方签章的拒付证明文件等单据，冲减“应付帐款”帐户；其二、若发现短缺时货款已经支付的，应填制赔偿请求单，分别以下四种情况处理：

1、若B单位决定近期内把短缺货物补发，会计人员可先据双方商议结果文件等单据：

借：其他应收款——B单位 10400

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

等到补发材料到达时，再根据入库单、发票等单据：

借：原材料——甲材料 10400

贷：其他应收款——B单位 10400

（如果B单位决定在近几天内补发材料，也可等到收料时，直接借记“原材料——甲材料”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”）

2、若供应单位B单位退赔短缺材料的货款部分及多收的增值税部分，应根据有关单据：

借：其他应收款——B单位 12168

应交税金——应交增值税（进项税额）1768（红字）

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

待收到退赔款时，应根据银行进帐通知单：

借：银行存款 12168

贷：其他应收款——B单位 12168

3、若还要求供应单位赔偿部分违约金或其他损失1000元，应根据有关单据：

借：其他应收款——B单位 1000

贷：营业外收入——罚款收入 1000

待收到赔款时，根据银行进帐通知单等单据：

借：银行存款 1000

贷：其他应收款——B单位 1000

4、如果B单位为该企业较重要的供应客户，业务往来较频繁，并且双方同意短缺材料款部分在下一次业务中抵扣的话，也可直接冲减“应付帐款”帐户。（从道理上讲，不应冲减“应付帐款”帐户，应借记“其他应收款”帐户，因为材料短缺的性质已变成违约、合同纠纷性质了，既然是违约性质，B单位的赔款应作为“其他应收款”处理，但在这种情况下，为了会计核算的简便性，直接冲减“应付帐款”帐户也是可以的。）

本例中，B单位赔款金额为 12168元

借：应付帐款——B单位 12168

应交税金——应交增值税（进项税额）1768（红字）

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

第三，如果属于运输单位的原因而造成的材料短缺，应向运输单位索赔全部短缺材料款及相应的增值税，计12168元。

根据双方签章的赔款单据：

借：其他应收款——B单位 12168

应交税金——应交增值税（进项税额）1768（红字）

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

待收到运输单位赔款时，根据银行进帐通知单，

借：银行存款 12168

贷：其他应收款——B单位 12168

第四，如果属于采购人员、运输人员等个人造成的短缺，处理基本同上。

第五，如果属于本单位原因造成的材料短缺，根据《规定》应由企业自己负担，应列入管理费用；对于无法查明原因或无法收回的短缺材料损失以及相应的增值税款，经批准后，应列入管理费用中。假设，通过分析本例中短缺的100公斤材料中，本单位采购部门负责60公斤，无法查明原因的有40公斤，根据有关凭单：

借：管理费用——其他损失12168

应交税金——应交增值税（进项税额）1768（红字）

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

第六，如果属于自然灾害、事故等非常原因造成的材料短缺损失，根据《规定》应由企业自己负担，报经批准后，应列营业外支出。假设本例中短缺的100公斤材料系自然灾害所致，那么，根据有关处理文件等单据：

借：营业外支出——非常损失 10400

贷：待处理财产损溢

——待处理流动资产损溢 10400

同时，根据《规定》将对应的增值税转出，列作营业外支出：

借：营业外支出——非常损失 1768

贷：应交税金——应交增值税（进项税额转出）

第七，如果企业财产投保，保险公司还应赔偿一部分款的话，应根据赔款单据等凭单：借记“其他应收款——XX保险公司”，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”：应交税金——应交增值税（进项税额转出）”。

待收到赔款时，根据银行进帐通知等单据：借记“银行存款”，贷记“其他应收款——B单位”。

责任编辑 温彦君