摘要:
以通用财务会计软件为主体的会计电算化,随着在企业中的推广而日臻完善,对提高企业财务会计的工作质量和工作效率、促进企业管理现代化起到了十分重要的作用。然而现有企业财务会计软件中的报表系统在帐表一体化方面普遍存在一个问题:即无法自动由帐户取数编制企业财务状况变动表,使帐表一体化的会计软件开发大大打了折扣。本文就此问题的软件设计作些探讨。
一、问题产生的原因
财务状况变动表是反映一定时期流动资金来源和运用情况以及各项流动资金的增减变化结果的一个按年度编制的财务主报表。该报表分为左右两部分,左边反映流动资金的来源及其运用情况,右边反映各项流动资金增减变化结果,左右两边通过流动资金增加净额确立平衡关系。
右边项目即流动资金增减变化结果项目,既可以直接根据年终资产负债表中流动资产和流动负债项目的期末余额与期初余额之差直接填列,也可以根据有关帐户的余额或发生额直接填列,比较容易取数。而左边项目即流动资金的来源及其运用情况各项目的取数却比较困难,它与编制其它报表有很大不同。资产负债表和损益表的项目数据一般来源于对应的总帐或明细帐本期发生额、发生净额以及期末余额,而流动资金来源及运用...
以通用财务会计软件为主体的会计电算化,随着在企业中的推广而日臻完善,对提高企业财务会计的工作质量和工作效率、促进企业管理现代化起到了十分重要的作用。然而现有企业财务会计软件中的报表系统在帐表一体化方面普遍存在一个问题:即无法自动由帐户取数编制企业财务状况变动表,使帐表一体化的会计软件开发大大打了折扣。本文就此问题的软件设计作些探讨。
一、问题产生的原因
财务状况变动表是反映一定时期流动资金来源和运用情况以及各项流动资金的增减变化结果的一个按年度编制的财务主报表。该报表分为左右两部分,左边反映流动资金的来源及其运用情况,右边反映各项流动资金增减变化结果,左右两边通过流动资金增加净额确立平衡关系。
右边项目即流动资金增减变化结果项目,既可以直接根据年终资产负债表中流动资产和流动负债项目的期末余额与期初余额之差直接填列,也可以根据有关帐户的余额或发生额直接填列,比较容易取数。而左边项目即流动资金的来源及其运用情况各项目的取数却比较困难,它与编制其它报表有很大不同。资产负债表和损益表的项目数据一般来源于对应的总帐或明细帐本期发生额、发生净额以及期末余额,而流动资金来源及运用情况项目数据来源是从某些总帐或明细帐的会计记录中分析得来的。比如“固定资产清理收入(减清理费用)”项目,反映企业年度内清理固定资产发生的变价收入、出售固定资产的价款收入以及因固定资产损失而向过失人或保险公司收回的赔偿款扣除清理费用后的净额,本项目应根据“固定资产清理”科目分析填列,而不是简单地由“固定资产清理”科目本期发生额填列。这种根据相关科目分析填列的要求有别于一般财务会计软件设计的基本原则:为满足报表的自动生成,报表上的每个项目应能在各级会计科目中找到,这些项目可以直接对应一个或多个完整的会计科目,但不应该出现一个报表项目产生于一个科目的部分内容。这是造成目前报表系统在报表一体化下不能自动生成财务状况变动表的根本原因。
二、影响流动资金增减变动的经济业务
财务状况变动表左边项目之所以需要分析填列,是因为不是所有的经济业务都影响企业流动资金的增加或减少。我们可以把经济业务按对流动资金的影响分为以下几种情况:
(1)仅涉及流动性项目的经济业务。这类经济业务仅使流动资金内部构成发生变化,并不影响流动资金净额的增减,如收回应收帐款,支付应付税金等等,在编制财务状况变动表的流动资金来源和运用时不予考虑。
(2)仅涉及非流动性项目的经济业务。这一类经济业务按理也不影响流动资金变动,但有些业务,比如发行公司债券换取固定资产,发行股票换取无形资产等等,反映了企业投资和筹资过程,是企业重要的财务活动,可以理解为流动资金同时增加或减少,故在编制财务状况变动表时,对这一类经济业务中的部分业务应予以反映。
(3)同时涉及流动性项目和非流动性项目的经济业务。这类经济业务将直接影响到流动资金的增加或减少,故是编制财务状况变动表的主要内容。它又可以分为两类,即经营性业务和非经营性业务。经营性业务主要是记录商品销售收入和销售成本以及在经营活动过程中发生的费用、损益和营业外收支。由于这部分业务发生量很大,且业务性质相同,没有必要逐笔反映其对流动资金增减的影响,故财务状况变动表采用了总括方式反映这部分业务的影响。具体是在本年利润基础上,考虑到有些非流动性项目的费用和营业外收支并不影响流动资金净额的增加或减少,对此作一些调整。调整项目包括各种折旧费、无形资产摊销、出售或清理固定资产的营业外支出净额、公司债券发行或投资的溢价或折价摊销等。非经营性业务如固定资产购建、出售、废弃清理,无形资产取得和出售,长期投资的投出和收回,长期借款的借入和偿还,股本的增加和收兑,利润分配等等。这些业务大都反映了企业筹资和投资活动,对它们需要逐项分析填列。
综上分析,除了流动资产和流动负债科目以及经营性业务涉及的损益科目外,我们把可能影响企业流动资金净额增减的相关会计科目列示如下:(1)资产类:长期投资、固定资产、累计折旧、固定资产清理、在建工程、无形资产、递延资产;(2)负债类:长期借款、应付债券、长期应付款;(3)所有者权益类:实收资本(或股本)、资本公积、盈余公积、本年利润、利润分配;(4)损益类:营业外收入、营业外支出。之所以称这些科目是可能影响,是因为:第一这些科目有时也反映流动性项目的业务和经营性业务。如快到期的长期借款,在资产负债表中列为流动负债;流动资产的意外无法赔偿的损失,虽记入营业外支出,但仍属经营性业务记录;第二涉及非流动性项目的经济业务也只是部分反映筹资业务和投资业务。这给电算化系统自动识别相关经济业务造成困难,但是这些科目在会计科目表的排列上都集中在每类科目的尾部,又为电算化系统识别这些科目提供了有利条件。
三、基本设计思想
基于上述分析,我们的基本设计思想是:首先将影响流动资金净额增加或减少的会计记录通过识别码同其他会计记录区分开来,再考虑如何取数编制财务状况变动表。具体如下:
(1)关于识别码编码的设计。为了便于报表系统自动取数和填列,对识别码的编码可以考虑与该记录在未来财务状况变动表的表元位置来设定,由于所讨论的表元均在财务状况变动表的第二列,故编码可省缺列位,仅以行位来编号。比如增加长期负债表元在12行,那么增加长期借款的会计记录的识别码为“12”;收回长期投资的表元在第13行,那么收回长期投资时的会计记录的识别码为“13”。有必要说明的是:识别码只对应表元位置的项目内容,与相关科目不存在唯一固定关系。比如借款时长期借款对应识别码为“12”,而增发公司债券也是增加长期负债,其应付债券记录的识别码也为“12”。
(2)识别码赋值方式。识别码赋值方式可有两种方式:一是由电算化系统自动赋值,二是系统操作员人工赋值。当然从自动化角度讲,自动赋值是最理想的方式,但是正如前面所述,由于相关科目对流动资金增减影响具有一定的不确定性,加上会计实务中,同类经济业务使用的会计科目数并不都相同,比如支付公司债券利息,不同的发行价格其帐务处理的科目有区别,故由电算化系统自动赋值将因判断条件复杂而难以一一实现。采用人工赋值后,为避免将来漏取相关会计记录,可以根据输入的会计记录中的相关科目,由电算化系统作必要提示,即凡涉及前面所列科目的会计记录,若识别码为省缺状态,由系统提示确认输入与否。为适应这种输入方式,应在现有的记帐凭证上增设一个识别码项目,以便系统操作员输入。
(3)系统自动取数方式。编表取数方式也有两种选择,一是直接从现有接受会计记录的凭证文件中,对全年会计记录逐条搜寻相关会计记录,再经过计算填列;二是建立一个工作文件,在会计记录输入凭证文件时,根据识别码识别相关会计记录,并送存该工作文件中,年终对此文件按识别码索引求和,便可直接取数填列。比较而言,第一种方式将因搜寻相关会计记录而严重影响编表速度,第二种方式虽重复占用一个工作文件的空间,但相关会计记录与其他会计记录相比,毕竟是少数,可大大提高编表速度,故是一种以少量空间换取编表高效的可取方式。
责任编辑 刘志新