摘要:
中小型企业一般使用单台微机实施会计电算化,且会计核算的兼容度(指兼容材料、成本、产成品等专项核算以及内部核算的程度)较高,自行开发的软件更能适应本单位的具体情况。但正因为兼容度高,对明细核算和专项核算等需进一步细分核算项目的地方就会提出更高的要求,因而加大了软件开发的难度。笔者在这方面作了一些初步的探索,现谈一谈以抛砖引玉。
一、明细核算问题
明细核算分两类情况:一类是根据新会计制度的要求进行的明细核算;一类是根据本单位实际需要进行的明细核算。前一类是基本的明细核算,其特点是核算口径严格,但核算分类较少。对这一类明细核算,可以采取充分利用数据库内的数据项等方法加以解决(如DBASEⅢ数据库系统,其数据项有128个,除掉基本用途外,已足以满足一般的明细核算要求)。后一类是扩展的明细核算,其特点是明细核算要兼顾其他核算需要(如在会计核算中同步进行专项核算时,专项核算可以作为进一步扩展的明细核算对待),因而分类较多,某些情况下分类甚至呈开放式增加。比如工业企业原材料(以及流通企业库存商品)的明细核算,在扩展了专项核算以后,由于需要按规格进行明细核算,明细分类比按大类划分增加数倍甚至更多...
中小型企业一般使用单台微机实施会计电算化,且会计核算的兼容度(指兼容材料、成本、产成品等专项核算以及内部核算的程度)较高,自行开发的软件更能适应本单位的具体情况。但正因为兼容度高,对明细核算和专项核算等需进一步细分核算项目的地方就会提出更高的要求,因而加大了软件开发的难度。笔者在这方面作了一些初步的探索,现谈一谈以抛砖引玉。
一、明细核算问题
明细核算分两类情况:一类是根据新会计制度的要求进行的明细核算;一类是根据本单位实际需要进行的明细核算。前一类是基本的明细核算,其特点是核算口径严格,但核算分类较少。对这一类明细核算,可以采取充分利用数据库内的数据项等方法加以解决(如DBASEⅢ数据库系统,其数据项有128个,除掉基本用途外,已足以满足一般的明细核算要求)。后一类是扩展的明细核算,其特点是明细核算要兼顾其他核算需要(如在会计核算中同步进行专项核算时,专项核算可以作为进一步扩展的明细核算对待),因而分类较多,某些情况下分类甚至呈开放式增加。比如工业企业原材料(以及流通企业库存商品)的明细核算,在扩展了专项核算以后,由于需要按规格进行明细核算,明细分类比按大类划分增加数倍甚至更多,给人机对话、明细核算技术等带来较多的困难。对这一类明细核算,笔者认为可通过增加辅助管理模块来解决。下面,以往来帐的明细核算为例对这一方法加以介绍。
随着商业信用日渐为人们所接受,企业的往来对象也日益增多,往来帐的明细分类随之大幅度增加。通过对往来帐的分析可以看出,往来对象一般可分为两类:一类是较固定的,这一类户数不多,往来频繁,可以通过增加数据项等方法建立固定明细帐;另一类是偶尔发生往来的对象,如向资信情况不清楚的客户预收订金、票据结算时因退票等原因暂挂往来等,这一类往来笔数较少,对象更换较快。对于这一类,笔者单独建立一个综合明细帐(增加一个数据项),进行明细核算,同时增加一个辅助管理模块来解决综合帐内各对象的债权债务管理问题。这样,明细帐的数量被局限在一个有限的范围内,便于实行菜单式管理。
辅助管理模块在解决大范围明细核算方面具有较普遍的意义。对往来帐来说,辅助管理模块的作用是:在发生需记入综合明细帐的业务时,同时记入往来管理数据库,通过专用程序将该库内已结清的帐务删除,将未结清的帐务以清册形式打出。这样,从会计核算角度看,综合明细帐内有严格的序时登记(综合明细帐作为会计帐簿,其数据库内的各项记录是不允许删除的);从往来管理角度看,辅助管理数据库内存有未清帐务的各种信息。两者结合,既解决了明细核算难以大范围展开的矛盾,又满足了财务管理的需要。
辅助管理模块的核心是已结帐务的对冲。为了找出已结帐务的对应记录,笔者采用了模糊查询技术。其要点是:通常往来帐务的摘要里都有对象的名称,故以摘要作为查询的关键字。在查询过程中,先从摘要中摘取较多的字进行精确比较(一般取六个字即可保持唯一性),再逐次减少摘取字数进行较模糊的比较,直至减少到一个字。这样做的原因是操作员两次输入同一对象的名称不一定完全相同,但通常同一对象的名称中总有某几个字是确定的,因此需要逐次减少查询字数,直到查询字组与同一对象的名称中的确定字组完全相同为止。减少查询字会产生副作用,即可能与别的对象名称重合,此时屏幕上会有两个以上的对象名称出现,发生这种情况时,操作员可以通过键盘筛选保留目标对象。帐务的对冲包含两方面内容:一是删除全部结清的帐务;一是抵减部分结清的帐务。辅助管理模块运行的结果是该往来管理数据库视科目性质仅剩下借方(债务人)或贷方(债权人),并自动结出总额。
应当指出,这种方法只能作为正式会计核算的补充,故仅限于用在因内部管理需要而扩展的明细核算中。在规模较小的企业里,可以通过它大幅度地减少以致代替某些专项核算等非会计核算。
二、内部核算问题
划小核算单位,加强内部核算是企业提高经济效益的重要手段之一。站在中小型企业的角度看,划小核算单位仍然是很有必要的。但有两个困难使得部分中小型企业无力这样做:一是划小核算单位需增加核算人员,核算成本不可忽视;二是在银行增加户头需一定的铺底资金,户头越多沉淀的资金也越多,增加了资金的压力。在实行会计电算化后,工作效率大幅度提高,前一困难自然得到解决。对后一困难,笔者认为可以通过在一个总核算系统内模拟多个独立核算子系统的方法来解决。思路是:凡属小核算单位需要建立的帐户,均在总核算单位的帐户下分别建立。银行存款帐户对外使用同一个户头,对内则模拟多个户头。这样,既避免了多头开户造成的资金沉淀,又便于总核算单位监督和指导小核算单位的资金运用。
在微机上实施以上思路可以有多种方法,如针对不同小核算单位建立索引、在数据库中增加二级帐户等。笔者采用的方法是利用一个多余的数据项建立一个检索关键字。此关键字可以是数字型的,也可以是字符型的,关键字的内容随小核算单位而异。操作员输入会计分录时,通过菜单选择不同的小核算单位,程序自动确定关键字的不同内容。同时,在系统内增加一个内部核算模块,针对不同关键字可以分别打出不同小核算单位的帐表,并自动结出余额。而总核算单位的帐表则不受关键字的影响,以体现总核算单位对小核算单位的概括性。这一方法的优点是:①同一个数据库可以兼顾总、小核算单位的核算,有效地利用了存储空间,提高了程序的运行速度。②因管理原因需调整小核算单位的结构时,只需变换关键字的内容即可,容易适应不同的核算口径。③总核算单位的工作量增加不多,仅在输入会计分录和打印帐表时,通过菜单选择一次小核算单位,其他工作主要由计算机自动完成。④内部核算可以和明细核算平行进行。而如果采用在数据库中增加二级帐户进行内部核算的方法,则必须在内部核算帐户下再开立三级帐户以进行明细核算,不但使帐户复杂化,也浪费了存储空间,还使总核算单位难以直接进行明细核算。
以上两个问题的解决思路可以在同一电算化系统内综合利用,即在通过建立关键字进行内部核算的同时,又通过增加数据项和辅助管理系统进行大范围明细核算,以更好地满足中小型企业对会计核算的高兼容度要求。