笔者在从事开发与研制会计电算化软件的工作中，总结出了一套解决暂付款的记帐串户与挂帐不清问题的方法，现作一介绍，供参考。

一、建立暂付款数据库

暂付款库的结构中应包括记帐凭证号、科目代码、借款日期、借款部门代码、借款用途分类码、借款人姓名、借款金额等。库中记录数据随借款与还款报销业务的发生而变化。

二、暂付款库中记录数据的追加

暂付款库中的记录数据并不单独输入与追加，而是在填制记帐凭证过程中每当发生借款业务时由计算机自动完成。其设计方法如下：

在计算机为输入记帐凭证而打开记帐凭证库时，可同时在另一个工作区打开暂付款库，计算机的操作者正常输入一笔会计分录后，令计算机自动识别与检测该笔分录的记帐方向与科目代码。若操作者所填制的某一方记帐方向为“贷”且该方的记帐科目代码是有关借款的科目时，计算机应要求操作者增加输入“借款部门代码”、“借款用途分类码”和“借款人姓名”三个栏目的数据，在操作者确认所输入的数据准确无误后，除正常向记帐凭证库中追加记帐凭证记录外，还要转至暂付款库所在的工作区向暂付款库追加借款记录。借款记录中的记帐凭证号、借款日期、借款金额字段的数据与记帐凭证记录中相应的字段数据一致，科目代码字段的数据应与记帐凭证记录中有关借款的科目代码相同。

三、利用暂付款库中的借款记录解决借款与报销中记帐串户与挂帐不清的问题。

1.解决记帐串户问题的方法

利用电子计算机解决暂付款在还款报销时记帐串户问题的方法是：在用计算机输入每一笔会计分录之前，首先向用户询问：“是否有暂付款（Y/N）”，若用户回答“N”，可正常输入记帐凭证；若用户回答“Y”，则在记帐凭证格式画面的上方开一个窗口，并要求用户输入借款人单位号和借款人姓名。在用户输入正确的数据后，计算机自动到暂付款库中检索符合输入条件的全部记录，并以每窗口最多6笔的方式显示借款记录的借款日期和借款金额，然后令用户按借款日期选择一笔借款作为待消的暂付款帐，当用户键入了某笔借款的借款日期后，计算机将该笔借款的借款金额显示在待消帐的位置上，并在金额下方显示该笔借款的借款科目代码。若用户没查询到需报销的借款，可不选择任何借款日期，按任意键后计算机将自动显示符合输入条件的其它借款记录，直至用户选择了一笔借款作为待消帐或退出暂付款查询状态。若借款人只有一笔借款，则计算机直接将该笔借款的金额置于待消帐的位置上，并显示借款的科目代码。

在完成了借款的查询与待消帐的选择后，用户可正常输入记帐凭证，当该笔分录中的某个记帐方向为“借”且记帐科目是暂付款的有关科目时，计算机自动用借款时的科目代码校验现在输入的关于暂付款的科目代码，以保证所输入的科目代码与借款时的科目代码一致，避免记帐串户问题的发生。在校验科目代码正确无误后，用借款金额减去还款报销的金额，在屏幕窗口中显示该笔借款的余额，同时将暂付款库中该笔借款的借款金额用余额替换，若余额为零则从暂付款库中删除该笔借款记录。

（二）解决暂付款挂帐不清问题的方法

由于建立了暂付款数据库并在记帐凭证输入过程中设置了暂付款的查询功能，因此会计工作人员可以在每次发生借款与还款报销业务工作时及时查清每一位借款人的全部借款帐目，基本解决了暂付款挂帐不清的问题。

为了加强暂付款的清理工作，还可以采取用计算机自动控制借款的挂帐时间，设置每位借款人借款笔数的最高限额等措施，当借款超过规定时间或限额时，由计算机自动报警，停止借款、打印催款单，以便及时清理借款。

为全面掌握企事业单位暂付款的全部信息，还要增设暂付款的查询与打印功能，以备随时查询打印全部借款信息，加强对暂付款的管理。这一方法的特点是暂付款库中借款记录的增、删、查以及借款金额的替换与记帐凭证的输入工作同步进行，不增加用户的操作负担。