摘要:
电脑会计的审核签章是指对机内的会计数据进行是否合格的认定。电脑会计通常有三个信息入口:一是记帐凭证录入,二是银行对帐单录入,三是财务报表的统计数据录入。对机内的会计数据进行审核签章,对于防范会计数据录入的差错,强化会计内部的牵制职能,防止利用计算机作弊有重要作用。现就有关电脑会计审核签章的问题,谈谈个人的见解:
一、记帐凭证审核签章
对于电脑会计来说,记帐凭证的审核一般放在凭证录入之后,其数据流程图如图(1)所示:
如图(1),录入到机内的凭证,只有经过电脑复核员审核,加盖合格章,才能成为有效的凭证,才能据之登帐。这样可以防止对非有效凭证进行加工,提高凭证的可靠性。对凭证进行审核签章,在程序设计上要注意如下几点:
1.设置电脑会计岗位。电脑会计的岗位一般有会计主管、电脑操作、电脑复核、出纳和装订等五个岗位,并规定了各个会计岗位的操作权限。其中电脑操作和电脑复核是两个职能不相容的会计岗位(即电脑操作员不得搞凭证复核,电脑复核员不得搞凭证录入),两者必须分离。
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电脑会计的审核签章是指对机内的会计数据进行是否合格的认定。电脑会计通常有三个信息入口:一是记帐凭证录入,二是银行对帐单录入,三是财务报表的统计数据录入。对机内的会计数据进行审核签章,对于防范会计数据录入的差错,强化会计内部的牵制职能,防止利用计算机作弊有重要作用。现就有关电脑会计审核签章的问题,谈谈个人的见解:
一、记帐凭证审核签章
对于电脑会计来说,记帐凭证的审核一般放在凭证录入之后,其数据流程图如图(1)所示:
如图(1),录入到机内的凭证,只有经过电脑复核员审核,加盖合格章,才能成为有效的凭证,才能据之登帐。这样可以防止对非有效凭证进行加工,提高凭证的可靠性。对凭证进行审核签章,在程序设计上要注意如下几点:
1.设置电脑会计岗位。电脑会计的岗位一般有会计主管、电脑操作、电脑复核、出纳和装订等五个岗位,并规定了各个会计岗位的操作权限。其中电脑操作和电脑复核是两个职能不相容的会计岗位(即电脑操作员不得搞凭证复核,电脑复核员不得搞凭证录入),两者必须分离。
2.对凭证进行审核签章。对凭证进行审核的结果,通常有三种情况:一是合格,二是不合格,三是未复核。当凭证正确时,按合格键,则在该凭证上注上电脑复核员的姓名,并在凭证右上角打上“合格”的标记;当凭证不正确时,按不合格键,则在该凭证上注上电脑复核员的姓名,并在凭证右上角打上“不合格”的标志;当凭证尚未复核时,在凭证复核员的位置上没有注上电脑复核员的姓名,同时在凭证右上角上打上“未复核”的标志。在凭证上留下电脑复核员的姓名,是为了明确责任。
3.对凭证进行修改。在凭证未复核时,或者在凭证加盖不合格章之后,是允许电脑操作员修改凭证的。但是,凭证一旦由电脑复核员加盖了合格章,则不允许电脑操作员改动凭证。
4.对凭证进行加工处理。在凭证未复核或者加盖不合格章的情况下,不允许电脑对非有效凭证进行加工处理。只有加盖合格章的凭证,才能据之汇总、登帐。
二、银行对帐单审核签章
在会计核算软件中,银行对帐单审核签章一般放在银行对帐单和银行存款调节表之后。其数据流程图如图(2)所示:
如图(2),录入到机内的银行对帐单,除了用肉眼检查其是否正确外,还通过编制银行存款余额调节表的方式来检查其正确性。电脑编制银行存款余额调节表,未达帐项均在银行存款余额调节表有关栏目上反映,使调节后的银行存款余额相等。
银行对帐单一旦加盖合格章,则关闭当月的银行对帐单数据库,不准变动当月的银行对帐单的内容,同时把当月的银行存款余额调节表整理归档。
三、财务报表审核签章
财务报表是会计核算工作的主要组成部分,是企业经营过程中资金运动的定期总结。在电脑会计中,财务报表审核签章一般放在编制财务报表之后,其数据流程图如图(3)所示:
如图(3),财务报表的数据来源于二方面:一是帐簿数据库,二是用手工从键盘上录入有关统计数据。报表上的数值正确与否,要经过电脑复核员签章,予以认定。报表一旦加盖了合格章,则把当月报表整理归档,同时关闭当月报表数据库。