众所周知，会计凭证数据是财会信息管理系统的唯一数据入口，它们是会计信息处理的基础。因此，凭证的合法性、正确性及其数据的准确性已成为计算机会计信息系统是否合法、能否正常运行的关键，也成为从事会计电算化工作的同志所共同关注的问题。

目前，一般电算化会计系统在编制会计凭证时，常采用输入会计科目编码的方法，尽管可以采用科目名称的汉字提示或采用代码校验的方法避免输入科目错误，但由于没有检验会计业务分录中科目之间的制约关系，这样就会因会计人员不十分精通会计制度或因为疏忽而造成“串户”，也可能为了造假帐而故意“串户”。这就是说现在常见的电算化会计系统尚不能提供编制会计凭证合法性的实质校验，不能确保会计凭证的合法性。

为此，我们在总结了开发多项财务信息系统经验的基础上，提出并实现了凭证模板库技术，现简介如下，供同行们探讨与参考。

一、凭证模板库技术简介

我们在分析了某些企业的历史凭证以后，对照国家颁布的会计制度，提取出这些企业所发生会计业务的合法凭证，建立凭证模板数据库。该库主要由两个库文件组成：

会计凭证业务数据库文件（PZM1.DBF）存放该单位全部会计凭证业务信息，主要包括会计凭证业务代号、会计业务分录编码、和会计业务分录名称等信息。会计凭证模板数据库文件（PZM2.DBF）存放该单位全部典型凭证信息，主要包括会计凭证业务代号、摘要、科目代码、借贷关系、凭证类别等信息。

在编制会计凭证时，假若熟悉凭证业务代号，只需直接输入业务代号，即会显示该凭证的信息，再输入金额数及摘要的个别补充信息即可完成凭证编制，而不需要输入借、贷方的会计科目代码，也不需要输入全部摘要信息。假若不熟悉凭证业务代号，则可根据屏幕上显示的树状会计业务分录菜单来选择。

采用凭证模板库技术编制凭证保证了凭证的合法性、完整性，而且操作简便、省时省力。所以很受使用单位的欢迎。

二、建立与完善凭证模板库是一项基础工作

按照国家颁布的会计制度，若要细化会计业务分录可能有数千种之多，所以对于通用财务软件试图建立通用的凭证模板库暂时是不可行的，但对于一个具体的企业或事业单位来说其所发生的会计业务是有限的，建立本单位的凭证模板库，是完全可能和可行的。

对企业来说建立自己的凭证模板库不仅可以保证计算机编制凭证的合法性和正确性，而且有利于提高会计人员重复编制凭证的规范化。因此，企业财务部门应该把建立与完善凭证模板库作为提高财务管理水平的一项基础工作来对待。对于尚未使用计算机的企业，汇集、整理与审核凭证模板库的资料，对于加强财务管理工作和准备使用计算机也有一定的意义。

三、使用凭证模板库技术应注意的问题

在会计电算化中使用凭证模板库技术在管理与软件设计中应注意以下问题：

1.合法性原则。在建立模板库时必须符合国家颁布的会计准则和会计制度，它是本企业的一种会计规范，应该经企业总会计师或注册会计师逐一审核，它也是财税部门和审计部门查核的依据，也应是会计软件评审的依据之一。

2.完整性原则。凭证模板库应该包含本企业会计业务中所发生的全部凭证模板，在系统开始运行阶段至少要保证包含经常发生的业务凭证信息。

3.唯一性原则。在电算化会计系统运行中，一般会计人员和操作人员只能根据会计业务分录编制凭证，软件不应向他们提供“随意”编制凭证的功能，以确保所编制凭证的合法性。

4.可完善性原则。任何企业都不可能一开始就建立十分完善的凭证模板库，而且情况在不断变化，难免会发生新的会计业务。因此，软件设计时应对特权用户提供编制新的会计凭证的功能，经审核确认后的新凭证信息应能自动增加到凭证模板库中，以便不断完善凭证模板库的内容。