摘要:
随着电子计算机应用技术的发展,会计电算化在我国正不断地普及开来。在帐务处理、报表生成、工资管理、财务图形分析、固定资产管理、材料核算、库存商品管理、产品销售核算等方面都已形成系统软件,但却忽视了会计档案管理系统的研制和开发。
会计档案是国家档案的组成部分,也是各单位的重要档案之一,它可以起到史料作用和查证作用。在经济管理日益科学化、系统化的今天,会计档案越来越成为重要的信息,并且对这种信息空间上和时间上的传递速度,管理上的规范化和系统性,以及对最终形成档案资料的易读性等方面的要求越来越高。随着经济的发展,业务的不断扩大,利用人力进行档案的管理工作,不仅是繁琐的,而且也很难达到所要求的信息质量,同时也与已开发的会计管理系统不相适应。所以,应该说会计档案的开发工作势在必行。
一、会计档案管理系统的功能
会计档案管理系统的主要功能可归纳如下:
(1)建立会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他会计资料的系统档案,逐一分类输入以上档案的统一规定项目。
(2)动态反映每件档案的已保存年限,以及移交、销毁、借阅等信息。
(3)形成档案的明细资料,及移交清册、销毁...
随着电子计算机应用技术的发展,会计电算化在我国正不断地普及开来。在帐务处理、报表生成、工资管理、财务图形分析、固定资产管理、材料核算、库存商品管理、产品销售核算等方面都已形成系统软件,但却忽视了会计档案管理系统的研制和开发。
会计档案是国家档案的组成部分,也是各单位的重要档案之一,它可以起到史料作用和查证作用。在经济管理日益科学化、系统化的今天,会计档案越来越成为重要的信息,并且对这种信息空间上和时间上的传递速度,管理上的规范化和系统性,以及对最终形成档案资料的易读性等方面的要求越来越高。随着经济的发展,业务的不断扩大,利用人力进行档案的管理工作,不仅是繁琐的,而且也很难达到所要求的信息质量,同时也与已开发的会计管理系统不相适应。所以,应该说会计档案的开发工作势在必行。
一、会计档案管理系统的功能
会计档案管理系统的主要功能可归纳如下:
(1)建立会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他会计资料的系统档案,逐一分类输入以上档案的统一规定项目。
(2)动态反映每件档案的已保存年限,以及移交、销毁、借阅等信息。
(3)形成档案的明细资料,及移交清册、销毁清册、借阅登记情况等信息。
(4)对各种符合单独抽出、另行立卷的档案进行分类详细记载。
(5)按给定的格式自动进行组合,生成并打印所需的各种档案资料。
二、会计档案管理系统的输入和输出
会计档案管理系统的输入主要包括:归档的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他会计资料的统一规定项目;移交、销毁、借阅的发生以及各种另行立卷档案的详细资料;会计档案的责任管理人员等。其中各种档案的统一规定项目包括:单位名称、档案编码、档案名称、启用日期、截止日期、使用张数、会计主管、经办人、已保存年限、应保存年限(以上两项对非永久保存档案而言)、归档日期、归档卷号等。
会计档案管理系统的输出主要包括:每项档案的明细资料、移交清册、销毁清册、借阅登记情况,以及所需另行立卷档案的详细信息。
三、计算机处理的主要文件
会计档案管理系统需建立以下基本数据库:
(1)会计文件数据库。可按本单位收文和发文分成两类。在此数据库中,每件财务文件对应一条记录,并对这些财务文件进行编码。以编码为索引建立索引文件系统,会计文件数据库包含的项目主要有:
(2)会计凭证、会计帐簿、会计报表数据库。此数据库可分为凭证、帐簿、报表三类。每本凭证、帐簿、报表对应一条记录,并对它们进行编码,以编码为索引建立索引系统。会计凭证、会计帐簿、会计报表数据库包含的项目主要有:
(3)会计档案移交、销毁及借阅等情况数据库。每件档案的移交、销毁、借阅分别对应一条记录。对此数据库也应进行编码,并且此数据库编码应与以上两数据库取得一致,同时以编码为索引,建立索引系统。该数据库包含的项目主要有:
(4)另行立卷档案的数据库。每件档案对应一条记录,并对此数据库进行编码,以编码为索引建立索引系统。此数据库包含的项目有:
每件档案归档时,即按规定项目输入。当档案发生移交、销毁、借阅等情况时,也按编码分别输入规定项目。通过本系统对档案已保存时间进行控制,在系统中设“加法器”,每过一年,档案的已保存年数即加“1”,并在报告期末显示出所有已保存到期的档案。对已销毁、移交的档案应从原数据库中消除,进入销毁、移交数据库,并对已保存满25年的销毁记录予以消除。并设置查询、输出功能,按要求打印各种所需资料。
四、会计档案管理系统的设计模块图
以下仅给出一级模块图:
五、系统设计中内部控制的实现
为了保证系统的安全性、合法性、正确性和保密性,在系统设计中须建立必要的内部控制措施,使系统具有较强的辨别能力及应变能力。具体的内部控制可以这样来实现:
(1)系统设计阶段要根据档案管理业务建立相应的数据处理控制措施,有效地防止各种操作错误及有意篡改。a.对于重复输入的档案数据、系统不予接收;b.移交、销毁、借阅等情况输入时,无行为对象数据者系统不予接收;c.某些数据设置为不可更改数据,如发生健盘错误,只能注明,并另行输入。
(2)系统建立密码控制。设专职操作人员管理,操作人员要输正确的密码才能进入系统。
(3)系统具有断电保护功能,并能根据需要进行数据备份和恢复,防止意外事故的发生。