帐务处理模块一般有会计科目、凭证和帐簿等三个子模块,构成一个既相互独立又相互联系的有机整体。现对帐务处理模块优化设计问题谈一些见解:一、会计科目管理子模块会计科目子模块主要用于设置会计科目名称、代码和帐页结构等。一级科目名称及其代码是由财政部门统一规定的,不得随意改动,明细科目名称及代码则是根据业务主管部门的要求和本单位的实际情况而设置的,为解决科目代码难记的问题,软件设计者推出了科目助记码的方法。该种方法的特点是将汉字的会计科目用拼音作为助记码。如:“运输支出——燃料——桂海461船”,助记码为“YRG”。在凭证录入时,若在会计科目栏上敲入“YRG”,就把该科目代码送到光标处。遇到重码时,可以用功能键进行前翻页或后翻页加以选定。用这种方法录入会计科目,能在一定程度上减轻操作员的负担,提高录入速度。
但是这种方法仍然需要操作员记忆汉字拼音,无法解决不够直观的问题。我们根据会计科目上下级之间为从属关系的原理,推出了“汉字会计科目联想输入法”。这种方法不需要记忆繁琐的科目代码或科目拼音助记码,直接在屏幕提示上键入汉字会计科目即可。具体操作步骤如下:当光标在“会计科目”的栏目上,屏幕上方显示汉字会计科目。每屏显示15个会计科目,用功能键“F2—↓”或“F3—↑”进行前后翻页。若用户在提示下选定某科目,屏幕上方即显示该级科目所属的下级科目,这样,用菜单驱动的方法,从高一级科目向低一级科目选择录入,直到最低级科目为止。
二、操作人员权限管理子模块
会计电算化使会计管理的内容和手段发生了很大的变化,需要重新确定会计岗位,并规定各个岗位的权限。一般来说,电脑会计岗位包括会计主管、电脑操作、电脑复核、出纳和装订等。根据业务量大小,可以一人一岗,一人多岗或一岗多人,但重要的会计岗位是分离的。
用钥匙盘的形式来组织会计核算是会计电算化管理比较好的方法之一,钥匙盘除了印有姓名外,还规定了电脑会计岗位的权限。只有用钥匙盘引导,才能进入会计核算软件,使用各个功能模块,并在操作过程中留下姓名,以区分责任。电脑会计岗位如下:
会计主管:分别考贝会计主管、电脑操作、电脑复核、出纳和装订等会计岗位的钥匙盘,授权给会计人员,以钥匙盘的形式来组织会计的核算等工作,但不得从事具体的电脑操作和电脑复核等岗位的工作。
电脑操作:对记帐凭证、帐簿和报表等有关帐务进行操作,但不得从事会计主管和电脑复核等岗位的工作。
电脑复核:对机内的记帐凭证、帐簿和报表等进行复核签章,但不得从事会计主管和电脑操作等岗位的工作。
出纳和装订:可以查询、打印、装订记帐凭证、帐簿和报表,但不得从事会计主管、电脑操作和电脑复核等岗位的工作。
三、记帐凭证管理子模块
记帐凭证一般分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证和机制凭证四种格式。为了简化程序设计,也可以将收、付、转、机制凭证统一成一种通用的凭证格式。但是,不管采用那一种具体的格式,作为记帐凭证都要有凭证日期、凭证编号、会计科目、金额等内容。
1、凭证日期和凭证编号:为减少键入量,强化帐务处理时效性,在凭证录入时,电脑自动生成凭证日期和凭证编号,不允许手工直接改动。
2、摘要的录入:既可以利用操作系统提供的汉字输入方式录入汉字或词组,也可以利用本模块提供的会计短语录入,或将若干个短语组合录入。
3、会计科目的录入:既可以直接键入会计科目代码,生成汉字会计科目,也可以采用本模块提供的“汉字会计科目联想输入法”直接录入汉字会计科目。
4、金额的录入:可以在“借方金额”或“贷方金额”的栏目上直接键入阿拉伯数字,但是,只有凭证借贷平衡才能存盘。
5、凭证复核:在电脑记帐之前,强制性地规定电脑复核员对机内所有的凭证,逐笔审核签章。没有加盖合格章的凭证,不得记帐。
四、帐簿管理子模块
会计帐簿按用途可分为日记帐、明细帐和总帐等三大类。日记帐是按经济业务完成时间的先后顺序进行登记的帐簿,通常采用顺序文件的组织方式进行程序设计;明细帐和总帐是对经济业务进行详简程度不同登记的帐簿,通常采用索引顺序文件的组织方式进行程序设计。帐簿管理子模块一般提供电脑记帐、对帐、复核和查询打印等功能。具体情况如下:
1、电脑记帐:是电脑对机内的已经加盖合格章的凭证进行加工,分别生成日记帐、明细帐和总帐等。记帐的时间,由电脑控制,不得随意改动。在凭证数据库上有新的已加盖合格章凭证的情况下,可以反复使用记帐的功能。
2、电脑对帐:主要用于在指定的时间范围内核对总帐与明细帐,上级明细帐与下级明细帐之间的数据勾稽关系。若存放在硬盘或软盘上的帐页数据丢失,都可以通过电脑对帐功能来检查其数据不相符的情况。
3、帐页复核:主要用于当前帐页的数据进行复核签章。帐页时间由电脑控制,不得随意改动。当前帐页一旦加盖了合格章,即把当月帐页数据整理归档,同时关闭当月的凭证数据库,不准改动当月凭证数据库的内容。
4、帐页查询打印:在帐页查询状态下,软件除了查询帐户在一定时间范围内的记录外,还提供“模糊查帐”的功能。所谓“模糊查帐”,是指由用户指定查帐条件,电脑则把符合条件的记录显示出来的一种查帐方法。在帐页打印的状态下,由用户指定帐页打印的时间范围、打印方式和起始页码,电脑则把符合条件的帐页打印出来。打印出来的帐页可以是单面的,也可以是双面的,而帐页页码则是连续的。
五、操作进程标志文件
不管是单位开发的会计核算软件,还是用户购买的商品化会计核算软件,都应有用户操作手册。用户按操作手册上的有关规定进行操作,对违反规定的操作,给出错误的警告和正确的操作提示。实际上,仅仅依赖屏幕上的出错提示是不够的,用户有时疏忽或非法操作等都会引起麻烦。有效的办法是建立一个记录操作过程的标志文件。在该文件内,设置若干个字段,每进行一项操作前都要测试这些操作进程标志值。若能执行某项操作,则刷新原来的一个或几个标志值;若不能执行某项操作,则给出提示。这些标志值可组成若干个逻辑判断式,如:在凭证录入时,当前日期若大于或等于机内最后一张凭证的日期,则允许凭证录入,否则,不允许凭证录入。软件本身通过对标志值进行测试,作出逻辑判断,不但告知用户该做什么,不该做什么,而且当它不接受某一任务时,既关闭数据库,杜绝错误操作的发生。