摘要:
电算化后的帐簿输出格式不必拘泥于手工操作时的习惯格式,而应当灵活运用会计学原理,结合财会电算化的特点和本单位的实际情况,设计出能满足各方面需要的帐簿输出格式。
笔者认为,在电算化核算形式下,帐簿输出格式的设计应遵循如上原则:(1)要符合本单位经济业务的特点和经营管理的需要。(2)要符合电算化系统的特点,注意扬长避短。(3)要能全面、系统、连续、详细地反映和监督经济活动的情况,为经营管理提供各种核算资料。(4)要能为编制会计报表提供直接的数据资料。(5)要简单、明瞭,便于审核、查询和保管。
任何一种帐簿输出格式的设计,都应遵循以上设计原则。目前,我国大多数企业都是采用科目汇总表核算组织程序,因此,本文所设计的有关帐簿格式是在科目汇总表核算组织程序下,实行电算化后的帐簿输出格式。
(一)日记帐簿输出格式的设计。在科目汇总表核算组织程序下,一般单位所设计的日记帐包括现金日记帐、银行存款日记帐和专项存收日记帐。电算化后,每天的余额由计算机自动以日报形式给出,以便帐实核对。以现金日记帐为例来说明日记帐输出格式设计的内容。现金日记帐的内容应反映:①每天的现金余额,②月未,现金收、支的...
电算化后的帐簿输出格式不必拘泥于手工操作时的习惯格式,而应当灵活运用会计学原理,结合财会电算化的特点和本单位的实际情况,设计出能满足各方面需要的帐簿输出格式。
笔者认为,在电算化核算形式下,帐簿输出格式的设计应遵循如上原则:(1)要符合本单位经济业务的特点和经营管理的需要。(2)要符合电算化系统的特点,注意扬长避短。(3)要能全面、系统、连续、详细地反映和监督经济活动的情况,为经营管理提供各种核算资料。(4)要能为编制会计报表提供直接的数据资料。(5)要简单、明瞭,便于审核、查询和保管。
任何一种帐簿输出格式的设计,都应遵循以上设计原则。目前,我国大多数企业都是采用科目汇总表核算组织程序,因此,本文所设计的有关帐簿格式是在科目汇总表核算组织程序下,实行电算化后的帐簿输出格式。
(一)日记帐簿输出格式的设计。在科目汇总表核算组织程序下,一般单位所设计的日记帐包括现金日记帐、银行存款日记帐和专项存收日记帐。电算化后,每天的余额由计算机自动以日报形式给出,以便帐实核对。以现金日记帐为例来说明日记帐输出格式设计的内容。现金日记帐的内容应反映:①每天的现金余额,②月未,现金收、支的合计数,③现金发生增、减变化的过程。
(二)总分类帐输出格式的设计。总分类帐能全面地、总括地反映企业的经济活动情况,为企业的经营管理提供分类的、总括的数据资料,并为编制资金平衡表等会计报表提供数据。因此,总分类帐输出格式的设计应使总分类帐的内容反映:①所有资金占用科目的借、贷方发生额及其合计数,②所有资金占用科目的余额及其会计数,③所有资金来源科目借、贷方发生额及其合计数,④所有资金来源科目的余额及其合计数。
(三)明细分类帐输出格式设计。财会电算化后,明细帐可以根据需要设立二级科目、三级科目、四级科目和明细科目等,并为它们开设帐户。各种经济业务的性质相差较大,各明细帐输出格式的区别也较为明显。但不管格式如何变化,输出的帐簿总要反映两部分基本内容:①根据实际需要对一级科目、二级科目、三级科目等就其所反映的资金的增、减变动情况及结余情况进行统计汇总,分类反映。②对每一笔经济业务的内容进行明细的反映。明细帐格式主要有三种:
(1)数量金额式明细分类帐。这种明细分类帐,既反映数量的收、发、余情况,又反映金额的收、发、条情况,主要适用于既需要进行数量的核算又需要进行金额的核算的科目的明细分类核算,以产成品科目为例来说明这种明细分类帐输出格式设计的内容。产成品明细分类帐的内容应反映:①数量的收、发变化过程,②数量的结余,③金额的收、发变化过程及其合计数,④余额的结余过程及其合计数。
若产成品科目下设有二级科目,如“产成品——××系列——××型号”,则还应按二级科目输出有关的统计汇总资料,形成二级控制帐。若还设有三级科目、四级科目等,也应比照此法进行,形成相应的三级控制帐,四级控制帐。
(2)三栏式明细分类帐。这种明细分类帐只需反映金额的借、贷、余的变化过程及其合计数,不需反映数量的变化过程,主要适用于债权、债务等结算帐户的核算。“以应付购货款”科目为例来说明其帐簿输出格式的设计内容。应付购货款明细分类帐的内容应反映:①余额的结余过程及其合计数,②借、贷方金额的变化过程及其合计数。若“应付购货款”科目下设有二级科目等,也应形成相应的二级控制帐。
(3)多栏式明细分类帐。多栏式明细分类帐不按有关的明细科目分设帐页,而是根据经济业务的特点和经营管理的需要,在一张帐页内按有关明细科目分设若干专栏,以便在一张帐页上集中反映有关明细科目的核算资料。但若设有二级科目等,可按二级科目分设帐页,再在同一帐页上按有关的明细科目分设专栏,用以反映有关二级科目的总括核算资料,形成二级控制帐。这种明细分类帐主要适用于费用、成本和收入、成果等科目的核算。以“基本生产”科目为例来说明这种帐簿输出格式的设计内容。假设“基本生产”科目下设有二级科目“××系列”和三级科目“××型号产品”,有关明细科目是成本项目,则输出的基本生产帐的内容应反映:①各明细科目的金额增、减变动的过程,②各明细科目的余额及其合计数,③各明细科目金额增减变动的合计数,④有关二级科目的各明细科目的余额及其合计数,⑤各明细科目余额的结余过程,⑥有关二级科目的各明细科目的增减变动合计数。
在帐簿按设计格式输出时,应根据实际需要将有关数据库建立关于某关键字或关键字表达式的索引文件,然后打印输出。
以上只是肤浅地谈了一下在电算化核算形式下进行帐簿输出格式设计时应遵循的一些原则和具体的设计思想。事实上,各单位的具体情况不同,各帐簿反映的经济活动的内容不同,各个设计者的设计风格不同,输出的帐簿格式当然会不相同。但不管怎样,按设计格式输出的帐簿,其内容必须既适合本单位经济活动的特点,又能满足本单位经营管理的需要,同时,还要符合会计学原理的要求,方便编写程序及系统维护,有利于系统效率的提高。这才是完善的帐簿输出格式。