我国会计电算化虽然起步较晚，但由于会计电算化不仅是会计改革的重要内容，也是会计工作实现规范化、科学化、现代化的必由之路，因此，发展很快。从目前各单位开发应用的实践看，存在着一些共同的问题，亟待加强管理。本文拟就加强会计电算化管理的内容，谈些看法。

一、财政部门加强会计电算化管理的内容

（一）制定电算化的发展规划。财政部门应依据本地区的计算机应用规划，从建立本地区的会计信息中心出发，制定一个切实可行的发展规划。发展规划要提出近期、中期、长期的奋斗目标，对机型、语言、数据结构、培训和标准化的标准等要统一考虑，以指导本地区会计电算化工作有秩序地进行。近期规划目标应着重抓好以专业会计制度为对象的专业化通用会计软件的系统化、规范化的开发和应用工作，以有效地制止低水平的重复开发，降低开发成本。中期目标通过以软盘报送会计报表为突破口，推动全地区实行会计电算化。长期目标是以会计准则和统一的会计报表为前提，将专业化的通用会计核算软件改造成为各行业通用的会计软件，并实行地区联网。

（二）制定管理制度。地方财政部门应根据财政部《会计核算软件管理的几项规定》的基本要求，制定出本地区会计核算软件的具体评审标准和方法、甩掉手工帐的具体条件、输出帐表的具体要求、电算化下的会计档案管理的具体规定，以及操作管理和硬件、软件的管理制度等。

（三）抓好电算化人才的培训工作。要注意培养既懂会计业务，又懂计算机技术的两用人才。财政部门要根据电算化发展规划，制定出具体的、分阶段、分层次的培训计划。

（四）做好电算化的日常管理工作。电算化的日常管理工作主要有五个方面：

（1）抓好会计软件的评审工作。会计软件的评审必须坚持标准，严格要求，千万不能搞形式，走过场，落入某些鉴定会的俗套。对重要项目，要逐一测试验证，丝毫马虎不得（对软件功能的全面测试，即会计数据的模拟运行可由注册会计师在评审前负责完成）。在评审时，应以软件的合法性、准确性、保密性、强制性、扩充性，以及恢复、查询功能为重点，兼顾技术的先进性。

（2）抓优秀软件的评比，以互相交流、互相促进，并组织好对评出的优秀软件的推广工作。

（3）抓好甩掉手工帐的审批工作。报批单位必须提交会计电算化的各项内部管理制度。财政部门要对这些制度的实际执行情况进行实地考核，经考核合格，方可批准甩掉手工帐。对应用经评审通过的商品化软件的单位，除提交会计电算化管理制度外，还应提交运用软件自定义的功能和扩充的功能清单，报财政部门审查，以保证功能符合财会制度和维护商品化通用软件的信誉。

（4）做好各单位报送的软件文本的建档工作。对软件版本，应尊重开发单位的版权，不得扩散。

（5）定期和不定期地检查会计电算化应用单位的操作管理制度、硬软件的管理制度、档案管理等制度的执行情况，对不严格执行的要予以批评教育，直至责令恢复“双轨”（机器与手工）运行。

二、单位加强会计电算化管理的内容

各个部门和各个单位要依据财政部门制定的会计电算化发展规划，制定本部门、本单位的电算化发展规化。要根据财政部关于《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，制定以下五个方面的规章制度。

（一）建立严格的岗位责任制，明确系统运行、维护的权责关系；出纳员、数据录入员、系统管理员、程序设计员不能兼任两种以上（含两种）职务。

（1）数据录入员岗位责任制的主要内容。负责会计数据的录入和输出工作。要严格执行计算机硬件、软件的操作要求和防范病毒的措施。及时将经过审核的原始凭证或记帐凭证准确地输入计算机，并对输入的数据通过屏幕进行初步核对；按照稽核人员核实过的会计数据，登记机内帐簿；按照会计制度或管理的要求，及时输出会计数据，每天进行数据备份。数据录入员对未经审核的会计凭证有权拒绝录入计算机；对已录入的会计数据在有审核权的会计未审核前，有权拒绝登记机内帐簿；有权拒绝使用来历不明的软件；有权对属于自己使用的操作口令保密。数据录入员不得打开数据库直接修改会计数据，不得擅自将会计数据带出本单位或对外提供。

（2）系统管理员岗位责任制的主要内容。在财会负责人的指导下，具体负责组织、协调会计电算化软件开发；在系统运行期间，负责系统运行的日常维护和管理工作；每天对机器的运行情况进行检查，一旦发现有非法进入或非正常退出，要及时向领导报告，并予以追究。系统管理员不得代替数据录入员上机操作（如同手工状态下管帐不管钱一样）；严禁数据库在未闭锁状态下即交数据录入员操作。

（3）程序设计员岗位责任制的主要内容。依据会计人员提供的业务模型和要求，设计物理模型，制作软件；运用现有软件的程序，扩充功能，对现有软件的功能进行修改，满足本单位会计核算和财务管理的需要。程序设计员有权对源程序进行加密，但不得擅自翻版外传，更不得对只有使用权没有所有权的软件版本解密、翻版复制。

（4）建立严格的操作日志制度。操作日志的内容应包括：上机操作人员姓名、上机的日期、开机时间、关机时间、开机时计算机状态、使用过程中计算机的工作状态、使用模块名称、主要工作内容、运行故障及故障排除方法等。

（二）建立严格的审核制度。会计工作实行电算化以后，审核工作尤为重要，要对输入前的会计凭证和输入后登帐前的会计数据进行严格的审核。审核工作应由非操作人员进行。输入后登帐前的审核方法，根据软件的功能可以分为屏幕审核和输出凭证清单审核。采用屏幕审核时，审核人员可边审核边修改，审核完毕时输入审核人员姓名（或代码）予以确认；采用打印输出凭证清单审核方法时，审核人员应在凭证清单上进行修改，并在凭证清单上签章。如修改内容较多，应进行再复核，以确保会计数据和事项准确无误。

（三）建立机房设备管理制度。开展电算化的单位，有条件的应尽量建立财会部门专用的机房。不能建立专用机房的，应有专门用于会计核算的计算机或计算机终端，并指定专人（如系统管理员或专职的数据录入人员）保管计算机的钥匙。计算机设备的管理制度应包括各种设备与主机联接时的操作的要求，出现停电时正确使用不间断电源的要求，开机和关机的操作程序。

计算机作为一项现代化的科技产品，它对外部环境要求比较高，因此还应制定机房管理制度，其内容应包括温度控制，卫生条件、防火、防磁和防盗等措施。

（四）会计软件管理制度。加强对会计软件管理是会计电算化管理的中心环节，会计软件管理制度主要包括以下内容。

（1）会计软件和会计数据的安全保密制度。会计电算化软件经批准投入正常运行后，必须对源程序或数据库予以加密，未经财会负责人批准，任何人不得解密；操作人员、系统管理人员等均采用各自的密码进行软件运行；会计数据未经单位领导批准，不得拷贝给制度规定以外的单位；源程序未经版权所有者同意，不得拷贝复制，更不得转让。

（2）会计数据备份及恢复制度。会计数据的备份和恢复制度是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。要确定会计数据备份与恢复的责任人，明确其责任和权限；设立备查登记簿，登记备份的时间、数量及保管方式，需要进行数据恢复的错误类型、恢复的时间、恢复到最近状态的具体日期等。

（3）制定防范计算机病毒的制度。为尽量防止病毒的侵犯，保护会计数据，要制定必要的防范措施，如外出工作使用备份盘，在软盘上贴写保护标签，不要在带有病毒的计算机上使用软盘，不在计算机上使用带有病毒的软盘，定期和不定期地对计算机硬盘和软盘进行病毒检测等等。

（4）会计数据管理制度。计算机输出的会计数据是存贮在一定介质上的（如磁带、磁盘、纸张），相当于手工操作下装订的凭证、帐簿，要加强日常的管理工作，对其存放的地点、保管人员的责权、保管方式、保管条件作出明确的规定。根据目前各单位的保管条件和磁带磁盘的质量，计算机输出的会计数据至少在近几年内仍应以打印的书面形式保存。日记帐要每天打印，一般帐簿要按月打印，会计报表按报送时期打印，发生业务少的帐簿，在满足财政、税务、审计及会计师事务所等部门查帐要求的前提下，可满页打印，但至少每年打印一次。

（5）制定修改会计核算软件的管理制度。单位对已通过财政部门评审的软件功能进行较大的修改或扩充，应按照会计制度管理权限的规定，报财政部门批准，并将修改（扩充）后的软件文本报送同级财政部门备案存档。一般性的修改（扩充）报单位总会计师或主管领导批准。单位还应建立修改软件功能的申请，批准、执行、验收制度，以确保会计软件的合法和安全。

（五）会计档案管理制度。会计电算化应用的软件文本、会计数据存贮的介质（如磁带、磁盘、纸张）及开发、评审的文件资料，均属于会计档案，要根据会计档案的管理规定相应规定软件文本和存贮介质的保管数量，保管时间、定期复制备份的间隔期、磁性介质的保管条件以及调用档案的手续等。