采购员老周出差回来找出纳小王报帐。小王从抽屉里找出老周的借款单说：“你五天前借款贰佰元，这是借条。”

老周把一沓子单据递给小王：这些单据总共128.43元，领导都审阅签完字了。你先收下，明天我还得出发，回来一总报帐。

小王接过单据，用算盘“劈哩啪拉”地打了两遍，连说：“对、对、对。”顺便在老周的借款单的空白处写上：“×月×日，老周报帐128.43元。”写完把老周的借条与报的单据放回到抽屉里。只听得“叭”的一声响，将抽屉锁上。

与小王同科的老会计老李在一旁看得清楚，等老周走后，语重心长地对小王说：“小王，还款报帐，你这种处理法不合手续啊！以后如果出现了纠纷就麻烦了。”

小王不解地说：“人家老周报了128.43元的帐，单据在，领导也签字同意报销。况且我在他的借款单上记得明明白白的，他下次报清帐时，我就把借款单还给他，这有什么不合适的地方？会惹出什么麻烦？”

老李开导说：“小王，你想想，老周今天报了128.43元的帐，如果几天过去后，他记不准这个数目，说是报了148.43元，发生了纠纷，你怎么办？你会说：‘我有写在你借款单上的报帐记录。’但如果对方说：‘这记录是你写的，我不承认。’你又如何解释，恐怕到时候你浑身是嘴也说不清了。”

小王似乎还蛮有道理地说道：“干工作同志们之间得互相信任，人家能办这种缺德的事？”

老李耐心地说：“小王，我们帐务处理的依据是会计凭证。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，进行财务收付和帐务处理的书面证明和依据。不能依据信义和记忆。实际工作中往来帐项因为手续不清而发生纠纷的事可以说是屡见不鲜的。纠纷总是伴随着手续不严密而来，很多本来亲密无间的朋友，反目为仇，一千多年前就有这类事例。”

小王好听历史故事，听说一千多年前有这种事，忙催老李快讲讲。于是老李给他讲起了《太平广记》中两位邻居间借贷的故事，即唐懿宗成通初年，楚州淮阴某地一位东邻向西邻借了一笔钱，打了欠条，并以庄园契券作抵押。第二年到期时，东邻先还西邻部分欠款，准备次日将余款付清后收回契券与欠条。因两家有通家之谊，相互信任，故东邻先还部分欠款时，未办理什么手续。次日偿还余款之时，西邻翻脸不认帐，不认昨日还款之事，两家为此事对簿公堂，因无凭据、官司由县到州，难以判断，后来此案经过种种曲折，虽被江阴赵和用计查明，东邻与西邻则从此不和。故事讲完后，老李慨而言之说：“象这样深刻的教训，从古到今，人们领教过不少。究其原因，不就是收、付款时，没有办理规定的手续吗？”

小王点头称是，但仍不明白这个手续到底如何办好，希望老李多指点。

老李说：“老周公出借款时，要写借款单，并经领导签字批准后才能付款。付款时，应在借款单上盖“现金付讫”的戳记。事过后即应作支付现金的记帐凭证，此借款单应作为原始凭证附在记帐凭证后面。还要注意在借款人报帐还款时；不应把他原来写的借款单还给本人，而应另开收据给还款人。

小王这次总算明白了一大半，可是象老周这种报一部分帐欠一部分帐的情况还是不知道该怎么办好。

老李接着就此讲了起来：一般来说，一次借款，还款时一次结清。因为借款是按计划借的，借款时应根据实际需要进行控制，还款时不能分期归还，也就是说要“一帐一清”。如果再用，就应再办理借款手续。当然象老周这种情况，可根据实际需要，定额预付给他一部分现金作备用金，每次报帐时按所报单据支付现金，补足他的定额，直至他不从事采购工作时收回备用金。这就避免办理借款、还款的手续了。但不管什么情况，绝不能图省事把借款人报的帐记在借款单上作为报帐的凭证。

“哦！”小王这次算是真正明白了这个道理，高兴地说道：“我们常讲不能‘以单代帐’，我这种作法不是以单代帐吗？”说完忙起身，找老周补办手续去了。