摘要:
目前,一般企业所采用的微机帐务处理系统,对凭证输入过程中的科目串户问题解决得均不太理想。笔者就此问题进行了较长时间的探索,设计出了一套较完整的编码控制系统,即“双码、双轨”制。从我厂的实际应用情况看,科目编码与科目审核码相结合的控制方式,效果比较理想。
一般说来,发生科目串户有两种情况:一是总帐科目之间串户,二是明细科目之间串户。其串户的原因一是由于操作人员看错或输错编码而引起的,即为“人机界面”的输入性错误,发生的情况一般都是由相邻或相近的科目间发生串户,如:将总帐科目代码143看成145,或将科目代码501输成502等等;二是由做凭证人员写错编码而引起的,一般明细科目之间错码发生比较频繁;三是做凭证人员盖错科目章或盖章模糊不清,以及业务处理不妥而发生的串户现象。因此,要解决科目串户问题,应做到两个正确性,一是“人机界面”输入的正确性,二是做凭证人员编制科目编码的正确性。要做到这两个正确性,就有必要实行“双码、双轨”制。所谓“双码”,是指在设置科目编码的同时,还须设置科目的审核码,在凭证输入过程中,将科目编码和科目的审核码同时输入,由微机自动进行编码的正确性检验;所谓“双轨”,是指两种...
目前,一般企业所采用的微机帐务处理系统,对凭证输入过程中的科目串户问题解决得均不太理想。笔者就此问题进行了较长时间的探索,设计出了一套较完整的编码控制系统,即“双码、双轨”制。从我厂的实际应用情况看,科目编码与科目审核码相结合的控制方式,效果比较理想。
一般说来,发生科目串户有两种情况:一是总帐科目之间串户,二是明细科目之间串户。其串户的原因一是由于操作人员看错或输错编码而引起的,即为“人机界面”的输入性错误,发生的情况一般都是由相邻或相近的科目间发生串户,如:将总帐科目代码143看成145,或将科目代码501输成502等等;二是由做凭证人员写错编码而引起的,一般明细科目之间错码发生比较频繁;三是做凭证人员盖错科目章或盖章模糊不清,以及业务处理不妥而发生的串户现象。因此,要解决科目串户问题,应做到两个正确性,一是“人机界面”输入的正确性,二是做凭证人员编制科目编码的正确性。要做到这两个正确性,就有必要实行“双码、双轨”制。所谓“双码”,是指在设置科目编码的同时,还须设置科目的审核码,在凭证输入过程中,将科目编码和科目的审核码同时输入,由微机自动进行编码的正确性检验;所谓“双轨”,是指两种编码产生于不同渠道,科目编码由做凭证人员产生,审核码由负责审核人员产生,两者间相互牵制。实行“双码、双轨”制后,可用审核码对科目编码及“人机界面”输入的正确性进行审核和控制,从而及时发现差错,防止科目串户。
“双码、双轨”制有如下几个特点:(1)谁做凭证谁负责编会计科目分录和科目编码,审核人员负责编审核码(审核码在每笔业务的金额后面添写);(2)无科目编码的凭证,由出纳员退回凭证编制人员,无审核码的由操作人员退回给审核人员;(3)在科目代码库中,审核码与科目编码之间一一对应,每个最低级科目既有自己的科目编码,又有自己固定的审核码;(4)操作人员输入凭证时,微机自动检验科目编码和审核码与代码库中所对应的编码是否一致,如两码所对应的明细业务不一致,则微机记帐无法通过。操作人员就将凭证退回给审核人员,由审核人员负责全面检查核对。
采用“双码、双轨”制的编码控制方式,其一,完善了科目代码化体系,防止了单一编码及输入时存在的弊病,两码之间互相约束,相互保证,起到了双保险的作用。其二,建立了科目代码化体系中的审核环节,防止了科目串户,确保了“人机界面”的正确可靠,为甩掉手工记帐提供了可靠的保证。