编者按：这个讲座是本刊编辑部与财政部会计事务管理司、用友公司联合举办的会计电算化知识普及有奖读书活动的主要阅读内容，是竞赛命题及答卷的主要依据。讲座共分六讲，本期刊登前三讲，后三讲及试卷将在第八期刊出。热诚欢迎广大读者踊跃参加这次活动。

第一讲 会计电算化概论

第一节 会计电算化基本概念

一、电子计算机

电子计算机是一种能自动、高速进行大量计算和信息处理工作的电子设备，主要由输入设备、输出设备、存贮器、运算器、控制器等几部分组成。它能通过对输入数据进行指定的数值运算和逻辑运算来求解各种问题，也能通过对信息加工来解决各种数据处理问题。自从1946年世界上第一台电子计算机诞生以来，电子计算机已经换了四代，第一代是电子管计算机（1947—1957年），第二代是晶体管计算机（1958—1964年），第三代是集成电路计算机（1965—1970年），第四代是大规模集成电路计算机（1970年至今）。关于第五代计算机，有人认为是超大规模集成电路的、具有智能的电子计算机。

二、会计电算化

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析和判断的过程。会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的要求。

目前，会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科。其主要任务是研究如何在会计实务中应用电子计算机，以提高会计核算和管理水平。

三、会计核算软件

会计核算软件是一组指挥计算机进行会计核算工作的软件，包括计算运行程序、存储数据或信息的文件及有关资料。如，我们用DBASEI研制一个产品成本核算软件时，要编写应用程序（.PRG），以指挥计算机进行成本核算工作；要构造数据库（.DBF），以用来存储成本核算数据和结果；还要编写技术参数资料和操作手册等必要的文档资料，以便于有关人员掌握其操作，这些就构成了成本核算软件。会计核算软件是我国软件产业中应用较好，经济和社会效益显著的计算机应用软件，在我国计算机软件产业中占有重要的地位。

四、会计电算化信息系统

系统是指由一系列彼此相关、相互联系的若干部分为实现某种特定目标而建立起来的一个有机整体。数据是用来记录客观事物的性质、形态、结构和特性等的符号。信息是经过加工处理后的有用的数据，是数据加工的结果。

会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为人们提供会计信息的实体，它通过收集、加工、存储、传送和利用会计信息对经济活动进行控制。

电算化会计信息系统是使用电子计算机作为会计数据的主要加工工具的会计信息系统。它主要包括以下几方面内容：（1）电子计算机硬件和其他有关设备；（2）会计核算软件和其他支持计算机运行的软件；（3）工作人员，主要有会计人员、会计软件使用人员，以及硬件和软件维护人员。

五、会计电算化与审计

随着会计电算化的发展，给审计带来了许多新的问题。人们通常所说的“审计电算化”和“电算化审计”是两个不同的概念，但许多人把它们混为一谈。前者是指将计算机技术应用到审计工作中来，如编制计算机软件来提示审计步骤，记录审计线索等；而后者是指对电算化会计信息系统的审计，它要比前者复杂得多，所采用的方法有：绕过计算机的审计、通过计算机的审计等。

第二节 国内外会计电算化的发展

一、国外会计电算化的发展

1.发展概况

会计电算化在全球范围内是从50年代开始发展起来的。在工业发达国家，会计电算化起步于第二代计算机。由于当时计算机硬件价格昂贵，程序设计复杂，加上只有少数的计算机专业人员能够掌握这门技术，限制了会计电算化的发展。随着第三代大、中、小型计算机的大规模生产及软件工具的不断改进，会计电算化开始普及。70年代以后，计算机硬、软件的性能进一步得到改进，价格不断降低，特别是微型计算机的出现，计算机网络技术和会计专用计算机的发展，给会计电算化开辟了广阔天地。会计人员也不再把会计电算化看成是技术人员的工作，而是积极地参加到这一工作中来，成为这方面的专家。国际会计师联合会（IFAC）1987年10月在日本东京召开的第十三届世界会计师大会的中心议题就是会计电算化，这标志着会计电算化在全球范围内进入了新的发展阶段。

日本通产省1986年对制造业、批发商业和零售商业会计电算化的调查表明，在日本大型企业中，上述三个行业会计电算化的比例分别是88.2%、88.5%和76.2%；在中小型企业中，上述比例分别是61.5%、41.3%和55.5%。苏联有关部门的调查表明，截至1987年1月1日，全苏在某个环节或部分实现会计电算化企业的比例为36%，全面实现会计电算化的企业为6%。

2.会计软件产业与会计电算化管理

会计软件产业（包括服务业），在西方发达国家已成为软件产业的一个重要分支，无论是会计软件的开发、销售和售后服务，多由专业会计软件公司承担。由于专业化、商品化、社会化的服务，减少了用户自己开发软件带来的一系列麻烦，加快了会计电算化的进程。另一方面，五六十年代起在日本、西德、法国、香港等国家和地区兴起了一种服务于税务审计的计算机服务行业——代理客户记帐业，即由会计师事务所等单位联合为中小企业代理记帐。由于这一行业的发展，促进了企业、会计师事务所、计算中心三个层次的网络会计信息系统的建立。

由于会计信息的处理关系到各方面的经济利益关系，世界各国特别是工业发达国家对会计电算化管理非常重视。美国注册会计师协会（AICPA）1976年发布了管理咨询服务公告第4号即《计算机应用系统开发和实施指南》。国际会计师联合会（IFAC）分别于1984年2月、10月和1985年6月公布了三个有关会计电算化的《国际审计准则》，分别是：准则15《在电子数据处理环境下的审计》，准则16《计算机辅助审计技术》和准则20《电子计算机数据处理环境对会计制度和有关的内部控制研究与评价的影响》。苏联中央统计局和财政部也于1985年4月2日批准了《建立和运用各部门企业（联合公司）自动化管理系统会计子系统的指导方法条例》，对会计子系统设计和管理的一系列问题都作出了详细的规定。

二、我国会计电算化发展的三个阶段

我国会计电算化起步较晚，从开展程度、组织规划、管理以及会计软件开发等诸多方面分析，我国会计电算化分为如下三个发展阶段：

1.尝试阶段（1983年以前）

我国第一台电子计算机诞生于1957年，从那时开始到1983年，我国会计电算化发展一直比较缓慢。其主要原因，一是会计电算化人才缺乏，既懂会计又懂计算机的人才寥寥无几；二是设备缺乏；三是财会人员普遍对电子计算机有神秘感，认为这门技术高不可攀；四是会计电算化还没有引起各级领导的重视。这一阶段，我国会计电算化主要是进行理论研究和实验准备阶段。

2.自发发展阶段（1983年——1987年）

1983年国务院成立了电子振兴领导小组，号召全国人民迎接新技术革命的挑战。因此，从1983年下半年起在全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型机开始在国民经济各个领域得到广泛应用。短短的2—3年，在财务主管部门和基层单位财务部门配备的计算机以几倍、十几倍、几十倍的速度增长。但是，由于经验不足，理论准备与人才培养跟不上客观形势发展的需要，一方面许多单位的财务部门因得不到合适的软件，而使计算机闲置，另一方面又因组织管理工作的滞后而造成了许多盲目的低水平重复开发，浪费了许多人力、物力和财力。

3.有组织、有计划地稳步发展阶段（1987年至今）

1987年下半年，在计算机应用于管理工作进入低潮的时候，会计电算化的发展却一直保持良好势头，初步走上了有组织、有计划的发展轨道。1988年初财政部对全国3万多个大中型单位的调查表明，有13.99%的单位开展了会计电算化工作。进入稳步发展阶段的主要标志，一是涌现了一批会计电算化先进单位，开发了一批技术较高的专用会计核算软件，并且已替代了手工记帐。二是会计软件的开发向通用化、专业化、商品化方向发展，许多商品化会计核算软件专业开发单位和部门相继成立。三是各级财政部门和业务主管部门加强了对会计电算化工作的管理，制定了相应的管理制度和发展规划。四是会计电算化理论研究取得成果，一些高水平的会计电算化专著相继出版。五是急于求成的思想逐渐得到克服。

三、我国会计电算化发展的几件大事

1.1979年财政部拨款500万元给长春第一汽车制造厂，从东德进口电子计算机，与原第一机械工业部联合进行会计电算化的试点.这是我国最早在企业管理方面建立大规模信息系统的实践。

2.1981年8月，在财政部、原第一机械工业部和中国会计学会的支持下，由第一汽车制造厂和中国人民大学联合发起，在长春召开了财务、会计、成本应用计算机专题讨论会，正式把“电子计算机在会计中的应用”简称为“会计电算化”.

3.1986年7月，上海市财政局制定了《关于在本市国营工业企业中推广会计电算化工作的若干规定（试行草案）》。提出了会计电算化软件应具有的六个特征：合法性、适应性、正确性、完整性、真实性和及时性、强制性、保密功能、恢复功能。

4.1988年8月17日至21日，中国会计学会在吉林省吉林市举行了首届会计电算化学术讨论会，与会的100多名专家、学者及实际工作者就会计电算化的通用化和规范化问题进行了热烈的讨论。

6.1988年12月，我国第一家专业从事商品化会计软件开发和推广应用的高科技企业“用友电子财务技术有限公司”成立。

6.1989年12月和1990年7月财政部分别颁布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》和《会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》，初步确立了我国会计电算化管理的框架.1991年4月财政部会计事务管理司又发出了《关于加强对通过财政部评审的商品化会计核算软件管理的通知》.

7.1989年9月和1990年4月，财政部通过了对先锋CP—800和用友会计核算软件的评审。1991年2月又同时通过了对中国科技咨询中心、上海财经大学、吉林吉联会计电算化公司研制的会计核算软件的评审。另外，还有7个商品化会计核算软件分别通过了江苏，广东、湖北，北京、上海、河南、天津财政厅（局）的评审。

第二讲 会计电算化管理制度

第一节 会计电算化管理制度概论

俗话说“没有规矩不成方圆”。会计电算化是一新兴事物，能否在一开始就用制度引导其走上规范化、科学化的轨道，关系到会计电算化事业能否顺利发展。因此，加强会计电算化制度建设，是会计电算化宏观管理的主要任务之一。进行会计电算化制度建设，既要坚持统一领导的原则，又要发挥各级财政、财务部门的积极性、主动性和创造性。财政部制定全国统一的会计电算化管理制度，各地区和部门在与全国统一的会计电算化管理制度不抵触的情况下，可制定本地区、本部门的会计电算化管理制度，报财政部审核批准或者备案。

1989年12月和1990年7月，财政部分别以（89）财会字第65号文和（90）财会字第19号文，发布了《会计核算软件管理的几项规定（试行）》以下简称《规定（试行）》和《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》。1991年4月，财政部会计事务管理司又以（91）财会字第20号文发出了《关于加强对通过财政部评审的商品化会计核算软件管理的通知》。这些规定主要体现在以下几个方面：一是在会计电算化管理中突出对会计核算软件（指用于会计核算工作的计算机应用软件）的管理，既包括设计管理，也包括使用上的管理；二是在评审工作中，着重抓商品化会计核算软件的评审；三是强调替代手工记帐的重要性；四是加强对财政部评审的商品化会计核算软件的后期管理。

第二节 对会计核算软件的基本要求

《规定（试行）》第一部分对会计核算软件提出了10条基本要求，这是最低要求，达到了10条要求，就算合格了。现行会计电算化管理制度对会计核算软件的基本要求是从输入、处理、输出、安全四个方面提出的。由于客观条件的限制，10条要求不可能定得很细、很具体，对软件技术水平高低的评价有待于将来通过会计核算软件评优标准来加以判别。

一、会计核算软件的数据输入

会计电算化系统是一个数据处理系统，要处理数据，首先要收集数据，就是要把会计数据输入到计算机中，这就要靠会计核算软件来指挥了。首先要规定哪些项目必须输入、哪些项目可以输入，基本要求第一条就规定：“软件提供的数据输入项目，满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定”。如：帐务处理软件中，应提示使用者输入“摘要”、“借贷方会计科目（编码）”、“借贷方金额”等项目。第二，许多软件为了提高输入速度，要求使用者输入会计科目编码（代码），基本要求的第二条就提出“软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定”。这里不仅仅是对输入时的要求，对屏幕显示和打印输出科目编码时都要满足。第三，由于会计数据非常重要，软件应采取相应的措施防止数据输入时发生差错，这也就是基本要求的第三条规定“软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能”.

二、会计核算软件的数据处理

会计核算软件的数据处理阶段，是指从数据输入计算机内到输出会计帐表之间，软件指挥计算机对会计数据进行运算的阶段。首先，软件对会计数据进行计算和结帐的方法和程序要符合会计制度，如：成本计算、费用分摊等；基本要求第四条规定“软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定”。第二，按照会计原理，已登记明细帐的记帐凭证有误，无论对记帐凭证还是相应帐簿的更改，都应有明显的痕迹。许多会计软件凭证输入后，并不马上登帐，而是一批凭证一起登帐。因此，基本要求第五条规定“经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐簿，软件只能提供留有痕迹的更正功能”。

三、会计核算软件的输出

会计核算软件的目的是要输出会计帐表和提供临时性的数据查询。首先，基本要求第六条就规定“软件具有按规定打印输出各种帐簿以及必要的查询功能，打印输出的帐页连续编号”。其次，会计报表在输出阶段不得被修改，否则将造成帐证、帐表不一致，也就是基本要求第七条“对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐簿生成的各种报表数据，软件无修改功能”的要求。

四、会计核算软件的安全

会计核算软件的安全包括程序、数据和开发文档的安全。对会计核算软件形成威协，一是人为地通过软件本身提供的功能去扰乱正常数据；二是人为地采取某种技术手段，对程序和数据进行非法操作，或进行破坏或编造假数据；三是计算机发生故障，使软件无法运行，机内数据无法调用或被破坏。因此，基本要求最后三条就是对这方面的规定。即，第八条“软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实行权限控制的功能”：第九条“对存储在磁性介质或其它介质上的程序文件和相应的数据文件，软件有必要的保护措施”；第十条“软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。对于文档资料的安全，《规定（试行）》第五部分作出了明确的规定。

第三节 会计核算软件的评审和评审后的管理

一、为什么要对会计核算软件进行评审

在手工条件下，各级财政、税务、审计等部门要对各单位的会计数据进行检查，以监督和验证会计工作中是否正确贯彻和执行了国家的法规和制度。会计电算化后，计算机替代了手工记帐，仍需要对会计数据进行检查。在电算化会计信息系统中，会计凭证一旦输入计算机，其后的运算则主要由会计核算软件自动进行。因此，审查会计核算软件的记帐程序、记帐规则和计算方法是否遵循国家统一的财务会计制度，已成为对会计数据进行有效检查的前提条件。由此可以看出，会计核算软件是一种比较特殊的技术产品，它的使用涉及到财务会计制度的贯彻执行，涉及到会计信息的合法、安全、准确、可靠。因此，在会计核算软件投入使用前由主管会计工作的财政、财务部门对其进行评审是十分必要的。

二、会计核算软件评审的程序

会计核算软件大致可划分成如下三类：

（1）商品化销售的会计核算软件，即软件研制单位开发的用于作为商品销售的会计核算软件。

（2）各级主管部门在一定范围内推广的会计核算软件，这类软件免费提供使用或象征性收取工本费。

（3）在某单位定点开发和应用的会计核算软件。

前两类软件影响范围大，财政部在《规定（试行）》第二部分中对其评审的程序做了明确规定，即商品化软件的评审由省及省以上财政部门主持，行政推广软件的评审由相应主管部门主持。最后一类软件，则规定由各地财政厅（局）制定评审办法。前两类软件的评审程序如下：

1.软件开发单位做好两个方面的准备工作。一是软件在两个以上单位与手工并行运行三个月以上，并保存与手工处理相一致的数据；二是编写有关评审资料。

2.软件开发单位向有关部门提出评审申请，主持评审单位在审查资料和初步了解软件开发情况的基础上，于一个月内作出是否组织评审的决定。

3.如果是商品化会计核算软件申请财政部评审，软件应具有四种以上功能（模块）并在四个以上单位跨单位试运行半年以上，同时要有各地财政厅（局）和有关业务主管部门的推荐.

4.主持评审单位接受评审申请后，可组织3—7名有实践经验的同志组成评审委员会工作组，调查软件试运行情况，对软件进行测试，并向评审委员会提交报告。

5.主持评审单位应组织会计电算化方面的专家5—9名，组成评审委员会，审查评审资料，审议工作组报告，并拟定、通过评审意见。不设立工作组的评审委员会，工作组的工作由评审委员会组成人员完成。

评审工作是一项非常严肃的工作，主持评审单位在评审工作中必须坚持客观、公正的立场，坚持按规定办事，抵制不正之风。

三、商品化会计核算软件评审后的管理

会计核算软件通过了评审只能说明达到了基本要求，要把软件使用好，还需要对财会人员进行培训，并提供维护服务。因此，加强商品化会计核算软件评审后的各项管理，督促软件开发单位做好维护服务工作，是非常必要的。

评审后的管理，首先，要督促软件销售单位做好售后服务工作，配备与销售规模相适应的售后服务人员，健全培训体系，掌握用户使用软件的动态情况。其次，要监督软件销售单位按评审意见进行广告宣传。为此，财政部会计事务管理司今年4月发出了《关于加强对通过财政部评审的商品化会计核算软件管理的通知》，要求五个通过财政部评审的软件开发单位，每半年报送一次用户情况统计表，然后抽送一部分用户进行问卷调查，并采用适当方式公布调查结果。

第四节 替代手工记帐的管理

一、替代手工记帐的基本条件

采用计算机替代手工记帐使广大财会人员摆脱繁重的手工操作，是会计电算化的目标之一。但是，有了一个好的会计核算软件，并不能保证会计数据处理的安全、可靠，因此，采用计算机替代手工记帐的单位，必须具备相应的条件。按照《规定（试行）》第三，四部分的要求，基本条件可概括为如下两个方面；

1.基础工作

（1）单位获得“会计工作达标单位”证书；

（2）采用的会计核算软件已通过评审，并与手工并行运行三个月以上，保存有完整的与手工处理相一致的数据；

（3）配有专门或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，并配有指定的专职或兼职上机操作人员。

2.内部管理制度

（1）制定了严格的操作管理制度，包括：操作人员的工作职责和工作权限，数据输入的审核和核对措施，必要的上机操作记录制度；

（2）制定了严格的硬件、软件管理制度，包括：保证机房设备安全和计算机正常运转的措施，会计数据和会计软件安全保密的措施，修改会计核算软件的审批和监督制度：

（3）制定了严格的会计档案管理制度。

二、替代手工记帐的审批

由于会计数据的处理关系到国家、集体和个人三者利益，准备替代手工记帐的单位应报请有关部门，依据替代手工记帐的基本条件，对其进行审批。特别应当注意的是，“审批”决不能搞成二次评审，如果是定点开发和应用的会计核算软件，则可将评审和审批结合起来进行。

替代手工记帐分为部分替代和全部替代两种。按照《规定（试行）》第四部分的规定，部分替代手工记帐的审批办法，由各省、自治区、直辖市财政厅（局）和国务院各业务主管部门制定。全部替代手工记帐的审批，按照《规定（试行）》办理。根据不同的财务隶属关系，各单位替代手工记帐的审批，分别由以下单位办理：

（1）地方各单位申请替代手工记帐，由同级财政部门或其授权的单位批准；

（2）国务院各部门直属单位替代手工记帐，由国务院各业务主管部门批准，年末一次汇总报财政部备案；

（3）军队各单位替代手工记帐的批准权限，由中国人民解放军总后勤部财务部规定。

申请替代手工记帐的具体程序主要分为以下几个步骤：

1.申请替代手工记帐的单位编写申请材料，包括：（1）有关会计电算化的内部管理制度；（2）替代手工记帐会计科目代码和其它有关代码及编制说明；（3）试运行简况及打印输出的凭证、帐簿、报表样本；等等。

2.申请单位向审批单位正式提交申请和有关资料。

3.审批单位应尽快对有关资料进行审查，或派人到申请单位进行实地考察。

4.审批单位同意替代记帐，应正式行文给以批准，并抄送相应审计、税务部门。

三、替代手工记帐后会计核算资料的生成和管理

会计核算资料是会计工作中制成的凭证、帐簿、报表及相关资料的总称.在手工进行会计核算工作的情况下，工作过程之中就有序地一步步生成了一系列看得见、摸得着的会计核算资料.对此，财政部、国家档案局制定了详细的《会计档案管理办法》，财政部在《会计人员工作规则》中也有相应规定。一个单位全部或部分替代手工记帐后，会计核算资料如何产生和管理，《规定（试行）》第五部分专门作了规定，主要内容如下：

1.关于帐表保存形式。考虑到会计数据的使用和管理仍需要看书面帐表，以及目前各单位的会计数据保存设备，还不能完全达到长期可靠保存数据的要求，规定仍保存书面形式的会计帐表。

2.关于总帐。在所有记帐凭证数据已存贮在计算机内的条件下，总分类帐可直接根据记帐凭证生成，总帐和明细帐的核对关系已作用不大，在这种情况下，总帐可用总分类帐户本期发生额对照表替代.

3.关于订本帐。在手工条件下，现金和银行存款帐均采用订本帐登记；在电算化条件下，打印订本帐目前是做不到的，因此，规定可用打印输出的活页帐页装订，其它要求仍按有关规定执行。

4.关于机制凭证。在据以登记记帐凭证的原始凭证已存贮在计算机内的情况下，相应记帐凭证完全可由这些原始凭证自动生成。因此，在这种情况下，记帐凭证可由计算机打印输出。

5.关于凭证、帐簿打印。日记帐要求每天打印，一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印；在保证凭证帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐簿中表格线可适当减少，其它要求仍按有关规定执行。

6.关于数据存贮。存有会计信息的磁性介质及其它介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。

7.关于会计电算化系统开发文档。全套文档资料，视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的三年。

第三讲 单位会计电算化工作的计划与组织

会计电算化工作的计划与组织是指一个单位根据自身需要和具备的条件，确定会计电算化工作的目标、任务，并通过计划的执行、检查、分析等，对会计电算化工作进行协调与控制，以便充分利用人力、物力、财力，达到预定的目标，保证会计电算化工作顺利进行。

第一节 单位会计电算化工作计划与组织的主要任务

一、主要任务

1.参与统一规划，提高单位计算机应用总体效益。电子计算机在会计中的应用是计算机在企业管理中应用的一个重要方面，电算化会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统，与其它管理子系统都有十分密切的联系。因此，会计电算化管理人员必须参与制订计算机应用的总体规划，使会计电算化工作与单位计算机应用工作充分协调起来，做到会计电算化工作在人、财、物上有一定的保证，克服各自为政、重复开发、重复组织数据等弊病，达到统一规划、统一标准、统一编码、统一机型，实现各子系统间数据共享，提高计算机应用的整体效益的目的。

2.制订会计电算化工作规划。电算化会计信息系统的开发一般都要分期分批完成，经历一二年甚至更长时间，在此期间要组织一定的人、财、物，以保证开发工作顺利进行。这些都需要对会计电算化工作制定出总体规划，包括目标、任务、内容、开发顺序和步骤以及硬、软件选择、人员培训等。

3.会计电算化工作的组织与控制。根据总体规划的要求，一方面组织有关人员进行系统开发工作，制订项目开发计划，对系统开发过程进行有效的控制；另一方面，根据进度要求组织有关人员培训学习，及时配置有关硬件设备，调整机构和职责分工等，保证开发工作顺利完成。

二、会计电算化组织与计划应注意的几个问题

1.基层单位是否要开展会计电算化取决于原会计信息系统能否满足单位经营管理的需要，电算化会计信息系统能否给单位创造经济效益，能否提高财会人员的工作效率。并不是所有单位和所有会计核算、财务管理工作都需要实现电算化。因此，实行会计电算化工作前必须进行可行性分析，否则浪费人、财，物力，也不可能取得好的效果。

2.争取领导重视和支持。电子计算机在会计中的应用几乎涉及单位所有部门、科室和个人，是一项十分复杂的工作，如规划制定、方案审定、费用预算、数据分类编码、人员培训、机构设置等，这些工作仅靠几个管理人员或技术人员是解决不了的。此外，会计电算化还对会计工作产生较大的影响，人们对这项工作的认识还有一个过程，因此开展会计电算化工作的困难很多、阻力很大，这些都需要领导出面组织协调。

3.根据本身的技术力量确定会计软件的取得方式.在会计软件的开发、使用过程中，必须有一定的专业技术人员才能保证会计电算化工作的顺利进行。如果本单位计算机技术力量强大，又有既懂财务又懂计算机的复合型人才，可以考虑由本单位为主组织开发会计软件。本身不具备开发条件的，可以购买商品化会计软件。

4.有限的资金应发挥最大的作用。会计电算化必须有一定的资金保障才能进行，但任何单位的资金都是有限的，如何将有限的资金投入到软件取得、硬件购置、人员培训等关键环节是非常重要的。

5.较好的会计基础工作是会计电算化顺利开展的保证.

6.要注意协调好有关部门和人员之间的关系。首先要处理好财务部门与其它职能部门间的关系；第2，要处理好财务部门与信息中心（站）的关系；第3，要注意提高财会人员的认识。

第二节 单位会计电算化工作的组织机构

对企事业单位会计电算化工作如何管理、合理设置组织机构，不仅对会计电算化工作，而且对单位计算机应用都有很大的影响，各企业应根据各自的特点和需要，建立相应的管理体制和组织机构，确保会计电算化工作顺利进行。目前，一般有以下几种管理方式：

1.集中管理方式。在这种方式下，会计电算化工作，包括管理、软件开发、使用和维护等都由信息中心负责，计算机硬件设备也集中在单位信息中心，财务部门不单设数据处理部门，也不安装计算机设备，财务部门定期按规定向信息中心提供原始数据.在这种情况下，财务部门的组织机构一般不作大的变动，其优点是有利于单位对计算机应用的统一领导、组织、规划，避免重复开发，提高设备利用率。但缺点也是明显的，它不利于调动财务部门的积极性，并且由于一些计算机技术人员对财会业务不很了解，影响系统开发质量，开发周期长。这种方式在早期会计电算化工作中采用的较多.

2.分散管理方式.这是目前我国会计电算化工作普遍采用的一种管理方式。财会部门配备计算机硬件设备、机房以及操作员、系统开发维护人员等，系统的计划、组织、开发、使用和维护等工作完全由财务部门负责。这种方式的优点是能充分调动财务部门和会计人员的积极性，能根据财务部门的需要确定开发步骤和项目，开发的软件实用性强，开发一块，使用一块，投资小，见效快。其缺点是系统性不够，很少考虑其它管理子系统与会计信息系统的联系和接口，从发展观点看，这种方式有待于进一步改进.

在分散方式下，财务部门组织机构一般都设置会计电算化小组，主要负责机房设施和硬件设备的管理、软件开发使用与维护等工作。其它专业核算小组一般不作变动，负责收集、整理有关核算数据和其它管理工作。还有一种方式就是不增设专门机构，原手工方式下各人负责的核算工作由计算机处理，但数据收集、整理、输入、处理等工作仍由各自负责，不专设输入员（操作员），在一些多用户系统或网络系统中，往往给核算人员配备专门的终端供使用，大大提高了系统的效率。

3.集中管理下的分散组织形式。在这种方式下，计算机应用工作由信息中心统一管理，包括全厂计算机应用规划、管理信息系统总体设计、统一编码、对机型及语言作出规定等。财务部门在总体规划指导下制定会计电算化工作规划并组织软件开发、使用与日常维护等工作。这种方式一方面有利于对单位计算机应用进行集中统一管理，又能调动财务部门的积极性，并且财务部门参加系统开发工作，使软件实用性大大提高。此方式是一种较好的组织形式。

在这种方式下，财务部门一般应设置专门机构负责会计电算化工作规划，以及系统开发和维护等工作。

第三节 单位会计电算化开发工作计划的制定

会计电算化工作计划一般包括目标制定，电算化会计信息系统总体结构确定及硬件配置，会计电算化工作管理体制、组织机构、资金来源及预算等。

1.确定会计电算化开发目标。根据国家的方针、政策及企业总目标、管理要求、计算机软硬件发展趋势等，确定企业会计电算化在一定阶段所应达到的水平。如“在1992年实现全部会计核算电算化”，“在1995年底前基本实现财务管理电算化”等。从目前看，开发一个完整的电算化会计信息系统并投入使用，一般至少要2～3年时间，单项开发也需要一年左右时间，从现阶段企业实际情况看，会计电算化工作不是在几年内能完成的，因此，计划年限一般应在5年左右为好。

2.确定开发会计信息系统的总体结构。首先应明确电算化会计信息系统的职能及其主要任务，然后根据职能及其它因素初步确定各子系统及其联系，确定系统的界面等。

3.明确硬件配置。根据单位计算机应用总体要求，结合本单位财会工作特点，选择合适的机型、语言、工作方式等。

影响确定机型的主要因素有：①国家有关制度规定和要求。基层单位电算化会计信息系统的硬件配置要满足国家有关部门的规定和要求，以便于今后联网等。②企业计算机应用总体规划要求。③计算机硬件性能指标，如时钟频率、内外存贮空间、输入、输出设备及输出速度、数据安全保密措施、性能价格比等。④该类计算机支持的操作系统、数据库管理系统、程序语言、软件工具，以及应用软件的功能强弱、易使用程度等。⑤所支持的中文处理软件是否丰富。⑥维修服务情况等。以上这些因素，在单位选择计算机机型时应予以综合考虑。

计算机硬件结构体系一般有单微机结构、多微机松散结构、联机（多用户）结构和网络结构。

企业的规模、管理形式和组织机构，对硬件结构有重要影响。对于中小企业，会计业务量不大，采用单台微机或多台微机松散方式就能满足需要；对于大中型企业，会计业务量大，并且是一级核算，可以配置处理能力较强的小型机，或多用户系统及微机网络系统。对于大中型企业的会计二级核算，因其会计数据分散处理，宜采用微机局部网络。网络系统一般适用于各种形式的组织机构和管理要求，但对业务量不大的单位，会造成系统资源的浪费。对于一些行政机关和事业单位，一般一台或几台微机就能满足需要，因此可采用单机或多机松散结构。

4.会计核算软件的开发方式

会计核算软件的开发方式一般有以下几种：

①财务部门自己组织开发：财务部门依靠自己的力量开发的会计软件，一般实用性较好，易为财会人员接受，并且投资小，见效快，但由于人力不够，一般开发周期较长。

②委托外部单位开发：一些单位请高等院校研究所等单位帮助开发，由于开发人员对财会业务不熟悉，要用较长时间熟悉业务，开发出来的软件实用性较差。尤其是交付使用后，外部开发人员一撤，维护工作跟不上，易使系统瘫痪。

③信息中心负责开发：由于信息中心在软件人员、设备方面有较强的优势，一些单位由信息中心负责会计软件开发工作。这种方式的主要缺点与委托外单位开发相似，由于开发人员对业务不很熟悉，因此实用性受到一定影响，并且开发人员不愿从事软件维护工作，影响系统运行。

④联合开发：财务部门、信息中心和外部科研单位联合开发会计软件。系统分析共同进行，系统设计和编程主要由外部单位负责，重大修改工作由计算中心负责，日常维护使用工作由财务部门负责。这是一种较好的开发方式，但财务部门必须有一定的技术力量。

5.系统开发阶段及其任务的确定。会计电算化是一项十分复杂的工作，无论从财力、物力等资源条件还是从电算化工作的内容来看，都不可能一步完成。这就要求系统分几阶段进行，分别确定每阶段任务及时间要求等。一般地说，应首先开发那些为其它子系统提供数据的系统，如固定资产核算、材料核算、工资核算要安排在成本核算之前。当然还要考虑企业管理的需要和系统难易程度等因素。目前，企业一般分二、三期完成会计电算化工作，其中会计核算分一、二期完成，各企业应根据实际情况决定。

6.明确管理体制及组织机构设置。在计划阶段，就需要明确这项工作由财务部门领导还是由信息中心领导，或共同领导，其它有关部门如何参与管理与开发工作，有没有必要单独设置会计电算化管理机构或领导小组，若需设置，其地位、职能是什么，财务部门组织机构是否要作调整等。

7.会计电算化专业人员培训及配备计划。会计电算化工作需要不同类型不同层次的专业人员，包括系统管理员，系统开发与维护员，系统操作输入员等，单位应根据现有专业人员的状况，并根据系统规模、软件开发方式等确定人员培训类别、目标、方式、培训对象、人数等。系统操作人员一般应在试运行前完成培训。不管软件是通过什么方式取得的，财务部门都应配备1～2名软件维护人员，以满足会计制度、组织机构、管理要求的不断变化的需要。软件维护人员应对系统有较全面的了解，因此最好参加软件开发工作。这样，就要求培训工作在软件开发前就完成。维护人员知识结构要求高，一般应送出去参加专业培训班。系统管理人员、开发人员的培训一般也应在系统开发以前完成。目前，一般企业不可能分别配备系统分析员、设计员、程序员、维护人员，往往集许多工作于一人或几人，因此培训工作也要作相应调整，制订全能性的培训计划。

8.费用预算。在计划时，要对整个电算化会计信息系统的开发费用和运行费用作出预算，这些费用包括：硬件费用、软件开发（购置）费、人员培训费、日常运行开支、机房设施等。此外，还应对所需资金的来源作出安排。

计划制订出来后，应组织不同领域的专家和企业有关部门的领导对计划进行全面的分析论证，通过论证后所形成的文件，应作为单位会计电算化工作的纲领性文件。

第四节 电算化会计信息系统开发的组织与控制

系统开发计划制订之后，就要组织一定的人力、物力、财力，进行系统开发工作，同时组织人员培训，购置计算机硬件设备等。在系统开发过程中，系统管理人员应经常检查系统开发进度，检查计划的执行情况，及时发现问题，分析原因，采取有效的措施，尽量把错误消灭在前期阶段。目前一些单位在开发电算化会计信息系统时，不注意对系统开发过程进行控制，检查，以致一些重大的原则性问题，如系统功能不全，目标不正确等在运行阶段才发现，有的甚至不得不对开发的系统进行全面的返修，造成极大的浪费。

建立电算化会计信息系统的过程比较复杂，系统管理人员特别要注意对每一阶段工作成果的检查分析，尤其要对开发人员提出的系统逻辑模型（包括系统目标、数据流程图、数据结构、处理方法等）进行严格的审查。只有通过对系统的逻辑模型的审查方可进行下一阶段的开发工作，以保证系统开发质量。

第五节购买商品化会计核算软件

除了前面提到的几种软件开发方式外，购买商品化会计核算软件也是单位取得会计核算软件的重要方式之一。目前，社会上商品化会计核算软件日益增多，这些软件通用性较强，实用性好，单位购回后进行一些初始化工作即可投入使用。为加快电算化速度，购买商品化会计软件，已成为会计软件配置的一种重要方式。但在购买商品化软件时应注意以下几个问题：

适应性。目前市场上有许多会计软件出售，有面向事业，机关单位的，有面向小企业、或大中型企业的，也有面向某一行业的，因此，选购时要注意是否适合本单位的特点和要求。

通用性。商品化软件不一定都是通用的，有的通用性强一些，有的可能几乎没有通用性，甚至要完全按照软件设计的死规定去做，用户没有一点“自主权”。在购买时对此要予以充分考虑。

合法性。选择的商品化软件必须是经过省级以上财政部门评审通过的。

先进性。即应考察软件在技术上是否先进，包括运行效率、保密性、可维护性、可扩充性等方面。

售后服务工作。光有好的软件，没有优良的售后服务保障，即技术培训、软件维护、版本更新等工作，也不可能使系统正常运转起来。因为，不管软件通用程度多高，会计制度、企业组织机构、产品结构以及管理要求是经常要变的，都有大量的维护工作，一般用户自己又没有能力，只能依靠软件经销单位来承担各项售后服务工作。

目前，一般5000～15000多元就可买到一套较为完整的会计核算软件，比起委托开发等在总的人力、财力上投入要小得多。对于一些不具备技术力量的中小企业或行政事业单位，购买商品化软件不失为实现会计电算化的一条捷径。

另外，可使用上级主管部门推广的软件。上级主管部门推广的软件，一般都较好地考虑到了本行业的特点，具有较强的适用性和行业内的通用性。这应当说是一种较为理想的方式。行业主管部门推广时，要注意帮助企业培养软件维护力量，同时还要组织一定技术力量帮助企业做好初始化以及维护工作。

（撰稿人 施峰 许建钢 叶韶勋）