摘要:
“购货应付款”和“销货应收款”是工业企业常用的两个结算类帐户,一般称为“往来结算帐户”。与其他类型的帐户相比,它的明细帐户的设置,有以下两个特点:一是明细帐户的名称在各个企业之间是不同的,帐户的数量也不相等。二是明细帐户的设置时间不固定,既可能在年初,也可能在年末。
由于以上两个特点,对于明细帐户的设置,在方法上就必须与这些特点相适应,才能达到加强统驭和方便日常结算的目的.在一般情况下,如果经济业务往来不多,可按各有关单位或个人与本企业发生经济往来的时间顺序来设置,采取在总帐科目下按顺序统一编号的方法。但是当一个企业有往来结算业务的单位多达几十个甚至上百个,明细帐户名称和数量处于变动的情况下,仍然按统一编号的方法来设置明细帐户,就会产生记帐和结算时查找帐户的困难,甚至会出现重复设置帐户或漏清往来或串户等差错。为了防止以上弊端,可采取一种专门的明细帐户的设置方法,叫做“划分区域、四位编号”。
“划分区域”,就是根据本企业购销业务活动范围的大小,将与本企业有往来结算业务的单位按其所在的省、市(或按地区、县)划分归类。
“四位编号”,就是在帐簿目录上和在帐页中的帐户名称前,...
“购货应付款”和“销货应收款”是工业企业常用的两个结算类帐户,一般称为“往来结算帐户”。与其他类型的帐户相比,它的明细帐户的设置,有以下两个特点:一是明细帐户的名称在各个企业之间是不同的,帐户的数量也不相等。二是明细帐户的设置时间不固定,既可能在年初,也可能在年末。
由于以上两个特点,对于明细帐户的设置,在方法上就必须与这些特点相适应,才能达到加强统驭和方便日常结算的目的.在一般情况下,如果经济业务往来不多,可按各有关单位或个人与本企业发生经济往来的时间顺序来设置,采取在总帐科目下按顺序统一编号的方法。但是当一个企业有往来结算业务的单位多达几十个甚至上百个,明细帐户名称和数量处于变动的情况下,仍然按统一编号的方法来设置明细帐户,就会产生记帐和结算时查找帐户的困难,甚至会出现重复设置帐户或漏清往来或串户等差错。为了防止以上弊端,可采取一种专门的明细帐户的设置方法,叫做“划分区域、四位编号”。
“划分区域”,就是根据本企业购销业务活动范围的大小,将与本企业有往来结算业务的单位按其所在的省、市(或按地区、县)划分归类。
“四位编号”,就是在帐簿目录上和在帐页中的帐户名称前,都编制代表该明细帐户的四位号码,其中,前两位号码代表该帐户所在的区域,后两位号码代表该帐户在区域下的顺序。同时,还要写明该帐户的全称,不要任意简化。
这种方法的实质,就是按一定的规律把往来结算一级帐户下的所有明细帐户进行分割和有序排列,使范围适当,方便查找。
这里应当说明一点:所谓“四位编号”,其中的区域编号位数并非一成不变的,当区域划分小于10个时,可采用“三位编号”,它的前一位数码代表区域;当划分的区域多于9个时,则必须用“四位编号”。如果在大区域下还需要划分小区域,则可以用在大区域编号后增加小区域编号位数的办法来解决。总的原则,就是使范围适当,通常采用“四位编号”即能满足这一要求。举例如下:
设某企业1990年上半年“应收销货款”帐上有40个往来单位(其中上年结转的有10个),分别属于江西、浙江、上海、江苏、安徽五省、市,按照常年情况预计,下半年往来单位所属区域可达到10个省、市以上。该企业将这些区域分别编号为:01(江西)、02(浙江)、03(上海)、04(江苏)、05(安徽)。年初,在地域编号下,首先将该区域内的上年结转帐户从01起顺序编号、过帐;年内,将新增加的帐户按发生的时间顺序连续编号、登帐。在帐簿目录上每个区域编号下已有的顺序号后面,都预留一定的空行,以备后来的帐户编号。
根据目录,按同样的区域划分和编号顺序,依次在有关帐户的帐页上记载有关事项。并在每个区域的首页上粘贴一张口取纸,上书代表该区域的编号,以便查找所需的帐户。在年度内,可将帐簿用一只铁夹夹住,不要用帐带装订,这样当需要增添新的帐页时就很方便了。
当我们日常使用往来帐簿时,只要在目录上先找有关帐户所在区域,再找该帐户在区域内的编号,就可以迅速地找到所需要的帐户,而不必从头至尾地在目录上寻找,用起帐来十分方便。同时从各个区域下帐户编号的多少,可以大致判断本企业购销业务活动的主要范围在哪里。此外,由于上年结转的帐户都是编在区域下的头几位,这就便于掌握旧欠的清理情况,当该帐户接连几年以相同金额结转下年时,我们还可以因此而大致判断该帐户可能是呆帐甚至是坏帐。总之,采用以上介绍的方法设置往来结算类明细帐户,在实践中是行之有效的,同行们不妨一试。