摘要:
我厂是一个大型棉纺织企业,微机财务管理信息系统于1988年9月通过了纺织部的鉴定。从1989年3月开始,从凭证输入到各种正式会计报表的生成,整个程序已脱离了手工操作,报表全部采用微机自动计算打印产生,目前已由电算与手工并存的双轨制转向以微机为主的单轨制。下面仅就实际工作中的一些体会,谈谈对会计电算化应用的几点看法,供大家研究。
一、会计电算化的定义标准
笔者认为,会计电算化是现代计算机技术同传统的会计工作相结合而产生的一门新的应用技术。由于目前对会计电算化的应用程度,还没有一个衡量的标准,因此,给企业会计电算化的推广应用工作带来了一些影响。怎样衡量会计电算化应用的水平?究竟应用到什么程度才算实现了会计电算化?就目前来看,衡量企业会计电算化应用的水平,一是看系统的实用性和适应性,如:要查询统计以前月份的帐簿,是否必须将相应月份的软盘插入到驱动器中?对银行存款科目,如遇向其它金融机构贷款系统怎么处理?银行对帐中怎么解决虚假的未达帐项?对未达帐项是否要采取补偿措施加以说明等等。二是看数据共享性如何,帐务系统与成本、销售模块是否实现了数据通讯,资源共享。这既关系到会计核算质量和会计工作效率...
我厂是一个大型棉纺织企业,微机财务管理信息系统于1988年9月通过了纺织部的鉴定。从1989年3月开始,从凭证输入到各种正式会计报表的生成,整个程序已脱离了手工操作,报表全部采用微机自动计算打印产生,目前已由电算与手工并存的双轨制转向以微机为主的单轨制。下面仅就实际工作中的一些体会,谈谈对会计电算化应用的几点看法,供大家研究。
一、会计电算化的定义标准
笔者认为,会计电算化是现代计算机技术同传统的会计工作相结合而产生的一门新的应用技术。由于目前对会计电算化的应用程度,还没有一个衡量的标准,因此,给企业会计电算化的推广应用工作带来了一些影响。怎样衡量会计电算化应用的水平?究竟应用到什么程度才算实现了会计电算化?就目前来看,衡量企业会计电算化应用的水平,一是看系统的实用性和适应性,如:要查询统计以前月份的帐簿,是否必须将相应月份的软盘插入到驱动器中?对银行存款科目,如遇向其它金融机构贷款系统怎么处理?银行对帐中怎么解决虚假的未达帐项?对未达帐项是否要采取补偿措施加以说明等等。二是看数据共享性如何,帐务系统与成本、销售模块是否实现了数据通讯,资源共享。这既关系到会计核算质量和会计工作效率的提高,又关系到今后电算化的开发和应用。三看“人机界面”的控制及措施。为确保记帐的准确性,计算机对输入的数据是否具有内部的控制功能?财务部门是否具有一套完整的管理措施?等等。从以上几点,就能基本上衡量出一个企业会计电算化应用的水平和素质。什么是衡量企业实现会计电算化的标准,现在企业普遍存在着一种误解,即认为从帐务处理到成本、销售的核算以及各种报表的生成,整个过程均由微机实现,就是实现了会计电算化。严格地讲,上述微机处理过程只能认为是实现了会计核算电算化。事实上,会计电算化应包括会计工作采用计算机进行现代化应用的全过程和全部细节,要能适应一些动态因素的变化,如会计制度及管理制度的变化,会计行为的优化等细节性问题。除上述正常核算程序外,微机还应能对定额成本、棉布出厂价格等等进行计算。实现会计电算化仍是目前和今后相当长一段时间的一项重大战略任务。
二、会计电算化应用的阶段性
实现会计电算化的第一个飞跃,应是实现会计核算电算化。对企业来说,在完成了帐务、成本、销售三个模块的实用化,并能在月末全部自动生成会计报表,即为实现会计电算化的第一个阶段。这一阶段基本上包括了会计核算的日常工作,在有条件的企业中普及这一阶段,能很好地起到以点带面的作用有利于会计电算化的开展。目前,我厂已实现了会计电算化的第一阶段,即形成了以帐务系统为核心,帐务系统与成本、销售模块月末进行联机数据通讯,做到数出一门,资源共享,互相依赖的一体化核算系统。由帐务系统自动向成本模块发送工、费分配数据,向销售模块发送发票号及计算利润等项数据,并同销售模块的发票号进行对销,对销掉的为本期销售收入,否则为本期发出商品;对成本及销售模块反馈回来的数据,微机自动顺序编上转帐凭证号,生成转帐凭证打印出来,并做记帐处理。仅此三个模块从鉴定到实际正式应用,就用了近一年的时间,如果要甩掉手工帐,采用微机单轨制,就必须严格按照财政部对会计核算软件管理的几项规定,进行完善和重新评估,这项工作估计至少还需要两年的时间才能做到。但在目前,一般企业还没有进行此项工作,应该将此项工作划为实现会计电算化的第二阶级。实际上,这一阶段的困难比第一阶段还要大,涉及到的问题更广泛、更具体,要求也越高。因此,企业会计电算化的推广应用工作,应分步骤、分阶段进行。
三、会计电算化应用的潜力
1.从软件设计方面来看,会计电算化应用的潜力主要表现在实用性和适用性方面,这不仅影响着电算化系统能否正式投入运行,能否甩掉手工帐,进入微机单轨制,而且对推动会计电算化的进程起到举足轻重的作用。怎样才能做到实用和适用,软件设计人员一是通过跟踪服务来解决应用中碰到的问题,二是与财会人员继续协作,加强实用化研究,挖掘潜力来提高系统的各项功能和适应能力。如:对帐务系统中的帐簿进行规范化及实用性处理,如象编号为203的专项工程支出科目,为了便于今后管理核算,又划分了两级明细科目,但在打印明细帐时,为了便于查阅,财务部门又不希望分得太细,要求能给用户提供选择打印到那一级明细帐的功能,做到“帐簿从简,管理从严”。为此,我们在设计中通过设置选择功能,对一些科目进行定位定级。随着责任会计的实行,会计改革的不断深入,类似这样的科目今后还会碰到。同时,为了便于帐簿的查询、统计,特别是明细帐的打印,我们针对帐簿停留的界面问题,专门建立了一个帐簿子目录,通过月末的软盘+硬盘的双份拷贝保存的方法,将当月明细帐追加到帐簿子目录中相应科目的数据库末尾处,使帐簿子目录如同手工明细帐一样,每一科目一年中所发生的业务,全部按时间顺序连续记录在此,大大提高了系统的透明度。再如:在凭证输入功能中,增加了银行存款明细科目的设置,给银行存款科目提供了两次向其它金融机构贷款的机会。因此,我们在银行凭证的输入时,只需增加一个银行存款的明细科目,就会在今后的输入、核对、打印以及对帐等方面,通过屏幕自动显示出工商银行和新贷款金融机构的名称,给用户提供选择金融机构的功能以使不同金融机构的业务不致混淆。仅从以上两点就可以看出,电算化系统应用的潜力是很大的,如果没有挖掘潜力及后续服务,要想甩掉手工记帐是很困难的。
2.从应用工作中看,目前企业的会计电算化工作普遍存在着后劲不足的问题。这主要是由于科研单位或本单位的软件设计人员,研制开发的财务管理系统在通过鉴定后,都松了一口气,至于研制的系统是否可以投入正式使用?是否实用?今后都属于财务部门的事情了。而系统通过鉴定后,软件人员随后就撤走了,使系统无法进一步完善。事实上,系统从通过鉴定到实际正式应用以及甩掉手工帐,所付出的时间和代价,不亚于系统的研制过程。由于财务部门没有自己的软件人员,而出现了“巧妇难为无米之炊”的现实。因此,做好这两部分人员的协调配合工作是实现会计电算化的关键,应予高度重视。解决的途径:一是有条件的财务部门,尽快培训自己的软件人员;二是使软件人员与财务部门的工作协调起来;三是搞引进,专门抽调或借调本厂或其他单位具有会计电算化方面特长的计算机人员,到财务部门负责系统的完善和维护。四是购买通用的商品化软件,并由开发单位提供培训服务。总之,实现会计电算化是目前和今后相当长时间内的一项重大战略任务,对此我们必须有一定的思想准备和长远的措施。