摘要:
近年来,随着计算机事业的迅猛发展,会计电算化在我国得到了越来越广泛的使用。审计机关要对社会经济活动进行监督,如果仍然沿用传统的方法收集整理计算机存储的会计信息,不仅效率非常低下,审计结果的可靠程度也将受到影响,审计工作势必处于被动境地。因此,用计算机直接读取会计软件存储的电子数据,进而用审计软件对会计业务的合规性、合法性、真实性进行审查,已经成为计算机审计亟待解决的重要课题。
就审计软件的功能而言,我们可以把它划分为两类:一类侧重于使用计算机技术、最新软件工具包对会计软件的合规性、合法性进行审核检查;一类则主要对会计软件记录的会计信息的真实性、合规性、合法性进行审核检查。不论审核会计程序还是审核该程序存储的会计信息,对会计电子数据的采集都是必不可少的。
审计软件与会计软件数据共享的基础首先在于前者。这就要求我们在编制审计软件时,打破手工录入会计数据的模式,设法在它与会计软件之间建立一个标准数据通道,以便在审计中能与各种会计软件衔接,根据不同需要采集整理会计软件存储的数据。否则,审计就没有依据,无所遵循,审计软件的功能将大大削弱,计算机审计也就失去了实际意义。计算机审计要求...
近年来,随着计算机事业的迅猛发展,会计电算化在我国得到了越来越广泛的使用。审计机关要对社会经济活动进行监督,如果仍然沿用传统的方法收集整理计算机存储的会计信息,不仅效率非常低下,审计结果的可靠程度也将受到影响,审计工作势必处于被动境地。因此,用计算机直接读取会计软件存储的电子数据,进而用审计软件对会计业务的合规性、合法性、真实性进行审查,已经成为计算机审计亟待解决的重要课题。
就审计软件的功能而言,我们可以把它划分为两类:一类侧重于使用计算机技术、最新软件工具包对会计软件的合规性、合法性进行审核检查;一类则主要对会计软件记录的会计信息的真实性、合规性、合法性进行审核检查。不论审核会计程序还是审核该程序存储的会计信息,对会计电子数据的采集都是必不可少的。
审计软件与会计软件数据共享的基础首先在于前者。这就要求我们在编制审计软件时,打破手工录入会计数据的模式,设法在它与会计软件之间建立一个标准数据通道,以便在审计中能与各种会计软件衔接,根据不同需要采集整理会计软件存储的数据。否则,审计就没有依据,无所遵循,审计软件的功能将大大削弱,计算机审计也就失去了实际意义。计算机审计要求审计软件必须具备这一特点,同时也要求会计软件本身也应留出余地,以满足审计监督的这种社会性需求。从发展的眼光看,就适应审计监督而言,会计软件不能是封闭的,而应是开放的,这在编制软件之初就要充分考虑到。如果会计软件与审计软件之间建立起标准数据通道,实现了数据共享,就会给现代社会的审计监督奠定必要的基础。另一方面,如果编制会计软件时预留出接口,也会给工商、税务、物价、监察等监督部门的工作带来很多便利条件。显而易见,这项工作的作用远远超出了计算机技术本身,它所产生的社会效益将是不可估量的。通过恰当方式统筹安排,把这项很有意义的工作做好,已经迫切地提到议事日程上来。下面根据我们的审计实践,就建立标准数据通道的问题进行了初步探索,并归纳了几种模式,供大家参考。
模式一、利用会计软件的功能,直接读取所需会计信息。
一般的会计软件都具有对所存储的会计信息进行检索、查询的功能。审计人员在审计时,可充分利用这一点,满足自己的需要。如《CP-800通用财务系统》会计软件,就具有查看总帐、明细帐、特殊帐户及汇总帐户四种功能。这种模式操作简单,审计人员易于掌握。对已实现会计电算化的被审单位,在无审计软件的条件下即可采用。其缺点是,对会计软件本身及人为差错无法审核,审计人员较难发挥主动性。
模式二、针对被审单位采用的会计软件,编制相应的专用数据通道程序,把审计软件楔入其中,成为独立的审计分支,共享全部会计信息。这种模式中,审计软件实际上已成为会计系统中一个独立的模块,运行速度较快。
例如把《PPS》审计软件楔入《CP-800通用财务系统》会计软件,即可建立独立的审计分支。为了保证审计分支的独立与严密,只有审计人员才有权进入并使用,会计人员则因其命令的保密性而无法进入,这就保障了审计人员独立行使审计监督权。这一模式中,审计软件可以共享会计软件的会计信息,据此审核检查会计信息的合规性、合法性、真实性、正确性。但因受会计软件应用范围的限制,专用性较强,审计人员只有在充分了解会计软件数据结构的基础上,对审计软件进行二次开发,建立起专门的数据通道,才能推广应用。
模式三、在审计软件与会计软件之间,建立标准数据通道,有效地采集会计软件存储的电子信息。
一般高级语言均有读取ASCⅡ码文本文件的功能(ASCⅡ码文本文件用DOS命令可以直接显示、打印)。高级语言也有把用自己语言建立的数据内容转换成ASCⅡ码文本文件的命令或语句的功能,如果能充分利用这种功能,即可实现各种审计软件对会计软件的数据采集。这种数据转换方法可称为标准转换。
所谓标准数据通道,是指能把会计软件一个数据记录转换成以定长、在一行中完整、不附加任何标记、单向并以通用ASCⅡ码记录的、没有原会计软件数据结构标志的会计信息所采用的模式。这里,有几个问题需要加说明:
1、会计软件一个数据记录,是指用电子方式反映出的一张会计帐表凭证的全部信息,或会计软件中包括全部数据结构的一条数据记录。这样才能把会计软件存储的信息全部反映到审计软件中去。
2、定长,是指标准数据通道中的每一个记录的长度是相同的。例如:会计软件中帐裴凭证的摘要栏最多可写入千个汉字,则标准数据通道中ASCⅡ码的会计记录摘要栏一律是十个汉字,如果不够将用空格填满。定长及在一行中完整地反映一个会计记录,是为了使审计软件能较快地查询检索。不附加任何标记是指不破坏会计信息的完整性,便于各种审计软件共享。
3、单向,是指会计信息可以变成ASCII码形式,而ASCII码形式的会计信息不能变成会计软件数据结构的数据。这样可避免会计信息被篡改,确保会计信息的安全可靠。
4、以通用ASCⅡ码记录,是指这种方式具有较大的通用性,便于审计软件读取。
建立标准数据通道的目的,在于摆脱传统审计方法的束缚,能够促使审计软件快捷、方便地与被审计单位的会计软件及会计电子信息沟通,适应各种会计电算化的环境,增强审计人员的主动性,更有效地发挥审计监督的作用。基于这一设想,我们建立了PPS审计软件与沈阳铁路局会计帐务系统的标准数据通道模式。
沈阳铁路局用COBOL语言编制的会计帐务系统,数据结构较为严密。它的数据文件后缀为.DAT,包括了会计记帐凭证的全部栏目。由于COBOL语言自身的特点,不仅用其他高级语言编制的审计软件无法直接调用,即便是用COBOL语言编制的审计软件,如果数据结构的描述有一丝差别,也无法实现数据共享。据此,首先应根据会计软件的结构,编制一段能使会计软件存储信息变成标准数据结构的ASCⅡ码数据程序,即建立标准数据通道实现软件。下面是通过实现软件运行后,建立的标准数据通道的实际会计信息图示:
315000144300010000000000231借款 7+0000000+00000000000+0000000422
315000136107850005000000231差费 7+0000000+00000000000+0000000227
315000136107870005000000231录像款 7+0000000+00000000000+0000000005
315000136107840005000000231邮电费等 7+0000000+00000000000+0000000000
建立了标准数据通道,审计人员就可以根据图示提供的线索,通过询问会计人员,掌握各数据所代表的会计信息,即哪几位代表日期,哪几位代表金额,哪几位代表会计科目等等。PPS审计软件就可根据审计人员的要求,从中选择有用的信息,通过进一步运行,完成审计全过程。该模式中审计软件的运行速度虽然比第二种模式要慢一些,但在目前来看,仍可说是解决审计软件与会计软件之间标准数据通道的较为理想的模式。