摘要:
原始记录是记载企业经济活动的最初的书面资料。它通过一定的单、表、卡片、台帐等形式反映生产经营活动,是企业核算中最原始、最基本、最经常、数量最大的资料,是进行经济核算的重要依据。每个企业都必须具有完备的原始记录制度及管理办法,如:格式设置、内容、填写、签署、传递、汇集、反馈、归档保存等。
一、原始记录的种类和归口管理
原始记录应当按照统一领导,对口分管的原则进行管理。生产企业的原始记录,笔者认为应归口由计划财会部门负责综合管理。再根据业务性质将记录系统分解归口到有关职能部门管理。
1.生产调度记录系统:负责管理产品产量、生产工序调度、工时统计、安全生产、文明生产、交接班记录,工业性作业、在产品转移、半成品及产成品入库及经济责任制等记录。
2.劳动工资记录系统:负责管理职工调入、调出、离职、出勤、缺勤、加班和劳动定额考核以及有关工资发放和工资变动的记录。
3.材料供应记录系统:负责管理原材料、辅助材料、燃料等收、发、耗用、结存、下料、物资的盘点(盈、亏、毁损)和废料回收、余料退库等记录。
4.质量检测记录系统:负责管理产品质量检验、化验、分析记录,及生产过程中的自...
原始记录是记载企业经济活动的最初的书面资料。它通过一定的单、表、卡片、台帐等形式反映生产经营活动,是企业核算中最原始、最基本、最经常、数量最大的资料,是进行经济核算的重要依据。每个企业都必须具有完备的原始记录制度及管理办法,如:格式设置、内容、填写、签署、传递、汇集、反馈、归档保存等。
一、原始记录的种类和归口管理
原始记录应当按照统一领导,对口分管的原则进行管理。生产企业的原始记录,笔者认为应归口由计划财会部门负责综合管理。再根据业务性质将记录系统分解归口到有关职能部门管理。
1.生产调度记录系统:负责管理产品产量、生产工序调度、工时统计、安全生产、文明生产、交接班记录,工业性作业、在产品转移、半成品及产成品入库及经济责任制等记录。
2.劳动工资记录系统:负责管理职工调入、调出、离职、出勤、缺勤、加班和劳动定额考核以及有关工资发放和工资变动的记录。
3.材料供应记录系统:负责管理原材料、辅助材料、燃料等收、发、耗用、结存、下料、物资的盘点(盈、亏、毁损)和废料回收、余料退库等记录。
4.质量检测记录系统:负责管理产品质量检验、化验、分析记录,及生产过程中的自检、互检、专职检和产品销售退货返修记录。
5.工模管理记录系统:负责管理工模器具的收入、发出、借用、磨损、遗失、结存以及修旧利废记录。
6.设备运行记录系统:负责管理设备增减变动、内部转移、使用、事故、检修、大修及设备台时利用、租借、毁损、盘存、报废等记录。
7.动力消耗记录系统:负责管理煤、电、油消耗和综合能耗记录。
8.计量工作记录系统:负责管理计量器具的检测、维修、报废和对各种理化性能进行测定、分析记录。
9.技术革新记录系统:负责管理职工的技术革新、发明创造、合理化建议、工程项目投资可行性分析记录等。
10.财务成本记录系统:负责财务成本、现金出纳、物资消耗盘点、费用分配、半成品产成品内部转移和在产品盘点等方面的原始记录。
此外有些台帐也是一种原始记录。它们或按时序直接记录,或把原始数据进行汇总加以登记。通常使用的台帐有产量台帐、质量台帐、用工台帐、物耗台帐、下料台帐、设备维修台帐、工具借用台帐、供销履行合同台帐等。
二、原始记录设置的原则和内容
原始记录表单帐卡的制定应根据系统化、规范化档案化和简便易行的原则进行设置。内容要规范简明。
1.系统化:原始记录登记的经济事项应具有系统性,按时序逐日逐月连续记载,设置时要考虑原始资料的系统积累、保持数据系统完整。
2.规范化:原始记录是记载经济业务的原始凭证,应能反映价值形态、时间形态、实物形态等各方面的动态。其基本内容应具备:(1)原始记录的名称和编号;(2)填制记录时的日期;(3)接受记录单位的名称;(4)经济事项的主要内容;(5)经济业务的计量数据(价值、时间、实物、比值)单位和金额;(6)填制单位和填制人员的签名盖章;(7)接受单位和经办人的签名盖章。
3.档案化:原始记录应如同记帐凭证一样建立起档案。由有关部门按月分门别类装订成册,编目立卷归档,妥善保管。
4.简便易行:原始记录设计项目应在满足统计业务和会计核算需要的前提下力求简便易填,不要过多过繁,切不要认为“愈细愈好”。
三、原始记录的填写、签署、传递
各生产和管理环节都需配备专职和兼职记录人员。应做到:1.明确填写记录的人员和应承担的责任。2.对应填写的内容必须按要求一笔不漏填好,并由填写人签字。应由接受单位填写的项目,由接受单位经办人填写签字。需核签的由核签人签字。记录要及时,数字要真实准确,清晰完整。3.重视记录的核对工作,如材料收发、产品验收入库,在产品工序之间的转移、交接班记录等,交接双方要核对、签名或盖章。4.登记台帐,要做到勤记、勤算、勤检查,做好资料数据的汇集整理。
填写完备的原始记录,应明确规定传递程序和时间,组织及时快速传递。如对考勤记录的传递,应明确班组在何时送车间,汇集后何时主报劳资部门,何时抄报统计、会计有关部门。
四、原始记录的汇集、反馈和检查
为充分发挥原始记录的作用,应由各分管单位各部门组成汇集反馈网络,负责搜集各种原始记录资料,并进行加工整理、分类、计算、汇集和综合分析,汇编成各种表式向有关部门反馈.如生产过程中发现工艺设计上的问题,应及时反馈给技术设计部门研究改进;生产成本上升的问题应及时反馈给生产技术部门,或加强管理或改进工艺或开展价值工程分析等,把成本消耗降下来。
各部门对归口分管的原始记录,应建立定期检查考核制度。检查原始记录是否真实准确、及时完整,签署手续是否齐全,传递汇集是否及时快速等。计划财会统计部门除负责检查本系统的记录外,还应负责检查和考核全厂原始记录制度的建立与执行情况。