随着会计电算化的发展，越来越多的企业使用微机进行会计核算业务的处理，各级财税部门及业务主管部门汇总会计报表的工作也逐步采用了计算机处理方式。如果使用微机的单位向有关部门报送会计报表的同时，一并报送一份载有报表资料的软磁盘，则不但能够提高上级机关编报汇总报表的速度，而且能够保证数据输入的准确性，提高汇总报表的质量。

我们在工作实践中感受到，在会计电算化逐渐普及的情况下，报表数据的自动传输问题显得愈益重要。由于目前微机远程网络通讯系统在管理部门与企业之间的使用既不易行又耗资较高，且企业会计报表一般每月只上报一次，使用远程网络通讯，利用率不高。因此，我们认为在市区范围内采用软盘送达、输入的方法对政府管理部门编制汇总会计报表，具有一定的实用价值。

现以在PC—XT及其兼容机的硬件环境中，使用DBASE—Ⅱ数据库语言为例，就使用软盘传输数据问题作一探讨。

1.建立企业编码。使用软盘传输会计报表数据，首先需要对所汇总的企业统一编制一套固定代码，以便于计算机自行识别和判断。

企业代码要根据企业的经济性质、规模及行业分类确定。在汇总报表数据库中，按汇总过录表的顺序将企业代码逐个定义为字段，使汇总表数据库代码字段与全部企业代码相一致。

假设用六位代码能够满足需要，可设定如下：

其中。4241

软盘代码的设置方法是在软盘的数据库文件（D BF）中增加一代码字段，写入企业所属代码。由于企业拷贝报表文件及上级机关自动录入软盘数据时只使用命令文件（Prg），而不需打开数据库，因此企业代码保留在数据库文件（.DBF）中，不会被破坏。

代码各位均使用数值变量，便于计算机搜寻和确认，并且还便于生成多种口径的报表资料。

2.确定汇总报表与企业报表指标之间的对应关系。汇总报表程序要按照规定的报表格式建立数据库结构，规定记录项和字段。对于企业报表程序，可按企业上报管理部门用于汇总的报表格式统一编制。要着重处理好汇总报表数据库中记录项与企业报表数据库中记录项、字段的关系，从而能够运用数据库语言的代换命令使企业报表数据库中的记录项代替汇总报表数据库的记录，以达到数据转换的目的。

以下用模拟报表和数据库说明数据之间的转换关系。

3.编制自动录入程序，在完成上述工作的基础上，在主程序中增加一自动录入子程序。使用软盘输入方式时，按照主菜单的提示，进入自动录入程序，按要求将软盘放入指定的软盘驱动器，可通过程序设计使屏幕在此时出现软盘代码及企业名称，操作人员确认后可按键运行。数据输入完毕，程序自动返回主菜单。