摘要:
编者按:北京“用友财务软件服务社”为我国第一家专业从事财务软件开发和推广的科技企业。该社采用“会计师、工程师和用户三结合”的方式,开发出面向财会人员的系列实用性财务软件。为增进广大财会人员对会计电算化实用知识的了解,促进我国会计电算化事业的发展,本刊将陆续对该系列软件有关应用方面的知识作些介绍。
帐务处理系统是会计信息系统的基本系统。用友系列财务软件中的帐务处理系统(AIS—ZW,以下简称ZW系统),是按照中国式的帐务处理特点和现行会计制度设计的。该系统是一个通用于企业、事业及行政单位的帐务处理软件。
记帐方法:ZW系统适合借贷、增减、收付三种记帐方法。系统内部处理按照三种记帐方法的不同记帐规则分别进行数值平衡检验,并显示出相应的画面形式。
科目设置:科目由用户灵活设置,这是作为一个通用帐务处理系统的基本要求。ZW系统共允许用户设置5级科目。科目处理采取编码与名称相结合的方式,即:机器内部处理采用编码,这样可以提高系统运行速度并节省存储空间;系统与用户见面的地方(界面)直接使用汉字科目名称,这样既符合会计习惯而且直观方便记忆。科目编码采用数字码,其中:一级3位,2~5级各为2位,总...
编者按:北京“用友财务软件服务社”为我国第一家专业从事财务软件开发和推广的科技企业。该社采用“会计师、工程师和用户三结合”的方式,开发出面向财会人员的系列实用性财务软件。为增进广大财会人员对会计电算化实用知识的了解,促进我国会计电算化事业的发展,本刊将陆续对该系列软件有关应用方面的知识作些介绍。
帐务处理系统是会计信息系统的基本系统。用友系列财务软件中的帐务处理系统(AIS—ZW,以下简称ZW系统),是按照中国式的帐务处理特点和现行会计制度设计的。该系统是一个通用于企业、事业及行政单位的帐务处理软件。
记帐方法:ZW系统适合借贷、增减、收付三种记帐方法。系统内部处理按照三种记帐方法的不同记帐规则分别进行数值平衡检验,并显示出相应的画面形式。
科目设置:科目由用户灵活设置,这是作为一个通用帐务处理系统的基本要求。ZW系统共允许用户设置5级科目。科目处理采取编码与名称相结合的方式,即:机器内部处理采用编码,这样可以提高系统运行速度并节省存储空间;系统与用户见面的地方(界面)直接使用汉字科目名称,这样既符合会计习惯而且直观方便记忆。科目编码采用数字码,其中:一级3位,2~5级各为2位,总共11位长。科目名称为七个汉字长,允许重名。
辅助帐:ZW系统除处理基本帐簿(总帐、明细帐)外,还提供了几种辅助帐的处理。包括:个人往来、单位往来和部门核算辅助帐。其中个人往来和单位往来帐分别登记单位与个人、单位与单位之间的往来款项(如暂付款、应收款)的发生情况,以辅助用户对往来款帐的催报和管理。对于实行内部独立核算、部门承包、包干的单位,可以通过部门核算辅助帐对内部各部门的单项或多项收支进行控制管理。
凭证输入:凭证输入是帐务系统的主要人机数据接口。大部分帐务数据都是以记帐凭证的方式输入到机器。因此,凭证输入方式合理与否直接关系到整个系统的使用效果。ZW系统的凭证输入,在画面形式上与手工记帐凭证基本一致。这样财务人员比较习惯,易于接受。凭证摘要总长度为20个汉字,分为三个区(一区:单位或部门,二区:人名,三区:业务内容,如:“营销部张华山报广东差旅费”)。分区的做法不但使摘要信息规范清晰,方便查询,而且也便于登记有关辅助帐。分录科目不是输入代码,而是直接输入汉字科目名称(以词组方式),并且只要输入最底级科目即可,系统会自动查找出对应的上级科目。科目金额最大可以到十亿位,并且能够显示红字。在同一张凭证中最多可以录入99个科目。在凭证录入过程中,系统随时检验并显示大类平衡情况。
复核签字:记帐凭证填制完毕后,必须经过复核签字才能登记入帐。复核人员直接在机器上对已输入的凭证进行审核。审核无误后,按—功能键即可签上复核人员的姓名。对同一张记帐凭证,制单和复核不允许是同一人。这是会计内部控制的需要。记帐凭证在入帐之前可以任意修改。一旦记帐就不允许直接修改,而必须通过填制红字冲减、差额补冲等形式的凭证进行留痕迹的修改。
记帐处理:ZW系统采取分散制单,集中复核、记帐的处理方式。记帐时将总帐、明细帐及各种辅助帐一次性全部登记完成。每次记帐完毕,系统便结出所有帐户的最新余额。
银行对帐:ZW系统核对银行帐分为三步:(1)在填制记帐凭证时,输入银行往来科目的银行结算号(支票号等),并由系统在记帐时登记单位的银行帐;(2)输入银行对帐单;(3)自动将本单位的银行帐与银行对帐单进行核对,并编制《银行存款余额调节表》。
综合查询:ZW系统所处理的各种帐务数据(科目、凭证、总帐、明细帐、辅助帐等)除了可以在各专门的功能模块中查询外,还可以集中到综合查询功能中查询。查询时用户可以灵活输入各种条件,进行模糊查询。如查明细帐时,可以按日期、凭证号、摘要(单位、人名、业务内容)、金额等任一条件或任意组合的条件(如:“财务部季末>=30000”)进行查询。利用综合查询中的日报表功能,不仅能够编制出库存现金日报表,还可以编制出任一科目在任一天内的增减变动情况表。ZW系统的“总帐”概念与手工方式下的,总帐不一样。手工会计中,总帐仅限于一级科目。在ZW系统中,所有1~5级科目都有总帐数据(月度和年度汇总数)。这样设计主要是为了用户用帐的方便。
打印输出:ZW系统的各种主要打印输出形式,包括凭单、三栏帐、多栏帐、科目汇总表、余额表,均采用专门印制的纸张,以套打的方式打印。这些专用帐页都是根据软件设计印制的,适配于各种打印机,确保打印对位准确。采用套打方式主要有以下好处:①打印效率高。计算机只需要打印凭单帐页内的数字内容,省去了打印各种表头框线的时间。②输出结果美观。③减小打印机头的磨损。经测算,使用专用帐页打印最后的实际费用并不会比用普通打印纸高。在打印输出中,帐页的连续是个实际问题。为此,ZW提供了两种打印方式,即满页打印和不满页打印。用户平时一般选择满页打印方式。这种方式下,系统通过内部计数控制保证输出的帐页都是满页和连续的。期末(月末、季末或年末)或临时急用时,对未满页的科目以不满页方式打印。这样既保证了帐页的完整性,又不影响帐页使用的方便性。
财务分析:ZW系统的财务分析功能直接利用帐务数据进行,可以做计划执行情况、增减变动、结构比重、成本、利润、资金等的分析。分析结果既可出表,也可以作出分析图形。图形包括直方图、圆饼图和折线图三种,每种图形下又有多种形式。图形的输出使财务分析的结果更加直观形象,除在屏幕显示外,还可以直接在普通24针打印机上打印出来。
数量及外币核算:ZW系统以人民币金额为基本记帐单位,同时也提供数量和外币两种辅助核算方式。对实行数量(或外币核算)的科目,输入凭证时除输入人民币金额外,同时提示输入对应的数量单价(或外币金额及汇率),系统记帐时同时登记相应的数量(或外币)帐,打印输出的凭证有数量金额式和外币金额式两种形式。
多套帐处理:一般的帐务系统只能处理一套帐,这样用户有多套帐(如行政事业单位的预算内资金帐和预算外资金帐)时,就得购买和安装多个帐务系统。ZW系统使用一个系统就能支持若干套帐的处理。
多机工作方式:对业务量大的单位,使用一台机器进行财务处理往往不够。为解决这个问题,ZW系统中专门有一个分机系统。在使用2台或2台以上机器进行帐务处理时,将其中一台机器作为主机,其他机器作为分机。在分机上可以做工作量最大的凭证录入和复核工作,分机上填制的凭证通过软盘转送到主机,由主机统一记帐。这种多机工作方式对目前大多数只有单用户机器,但一台机器不够的用户是很实用的。
人员管理:在手工财会工作中,财务人员都有岗位分工。使用计算机以后,这种有效的控制管理形式仍必须保留。为此,ZW系统设有对操作使用人员进行管理的专门功能。在这个功能中由系统管理员来确定操作使用人员人数和每个使用人员的权限分工。这样确定以后,保证了只有是合法操作人员才能进入系统,排除了无关人员对系统的操作使用。同时,每个合法操作员,进入系统后也不是什么工作都能做,而只能在自己的权限分工范围内进行操作,其中还通过数据修改权的规定,限定了一般查询人员和要改动帐务数据人员的界限。
数据管理及加密:ZW系统日常的数据处理在机器硬盘,为保证系统数据的安全可靠,系统的数据管理功能,可随时对硬盘数据进行备份,一旦硬盘数据丢失或损毁,即可利用备份软盘进行恢复。此外对硬盘和软盘数据的加密,防范了对帐务数据的任意篡改。
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