摘要:
目前,在电算化帐务系统中,凭证的审核签章一般在凭证编制过程之后,在凭证输入过程之前,如图(1)所示。
采用这种处理流程,并不能保证输入帐务系统中的凭证全部是经过批准的。其道理很简单,凭证审核的这种控制方式只能控制凭证的编制,不能控制凭证的输入。换句话说,它只能限制凭证编制人员的舞弊行为,却不能防止凭证输入人员输入假凭证。为此,一般还需要附加一个控制过程,即打印出输入帐务系统中的凭证,然后由有关人员进行核对,并归档备查。
如果改变上述处理流程中凭证审核过程的次序,将其过程程序化,并移到数据处理过程之前,凭证输入过程之后,如图(2)所示,这样凭证审核过程就不仅能控制凭证的编制,而且能控制凭证的输入了,
从而起到防止非法凭证进入帐务系统进行处理的作用。
那么,凭证审核签章功能是怎样在电算化帐务系统中实现程序化的呢?它的实现有什么前提条件?
首先,谈审核签章功能...
目前,在电算化帐务系统中,凭证的审核签章一般在凭证编制过程之后,在凭证输入过程之前,如图(1)所示。
采用这种处理流程,并不能保证输入帐务系统中的凭证全部是经过批准的。其道理很简单,凭证审核的这种控制方式只能控制凭证的编制,不能控制凭证的输入。换句话说,它只能限制凭证编制人员的舞弊行为,却不能防止凭证输入人员输入假凭证。为此,一般还需要附加一个控制过程,即打印出输入帐务系统中的凭证,然后由有关人员进行核对,并归档备查。
如果改变上述处理流程中凭证审核过程的次序,将其过程程序化,并移到数据处理过程之前,凭证输入过程之后,如图(2)所示,这样凭证审核过程就不仅能控制凭证的编制,而且能控制凭证的输入了,
从而起到防止非法凭证进入帐务系统进行处理的作用。
那么,凭证审核签章功能是怎样在电算化帐务系统中实现程序化的呢?它的实现有什么前提条件?
首先,谈审核签章功能的实现。要保证这一功能最大限度地发挥作用,进行软件设计时,要做到如下几点:
①对凭证的审核签章,就是浏览——所审凭证的全部内容,如果认为正确,按一个确认键,系统就将凭证审核字段注上审核这张凭证人员的姓名。如果认为有问题,按一个不确认键,系统就将凭证审核字段注明要修改的特殊字符。
②由于凭证输入和凭证审核是两个不相容的职能,因此凭证输入和凭证审核不能是同一人。在具体实现上,要求赋予这两类人员不同的操作级别和密码。
③输入系统的凭证只有经过审核签章,才能进行各种处理。经过审核签章后的凭证,只有事先由审核这张凭证的人员撤消审核签章后,才能进行修改。
④凭证的修改只能由输入这张凭证的人员进行。其它人员,特别是凭证审核人员,无权进行修改。
将凭证审核签章功能程序化后.不仅可以防止非法凭证进入帐务系统进行处理,还可以提高凭证输入的可靠性。但是,将这一功能程序化.不仅增加了系统的复杂性,而且其作用发挥得如何,在很大程度上,取决于这两类人员密码保护得如何。如果凭证输入人员知道了凭证审核人员的密码,或者凭证审核人员掌握了凭证输入人员的密码,凭证审核签章功能就起不到应有的作用。为此,频繁更换密码及打印出比较重要的凭证或者随机打印出一部分凭证进行核对,可作为凭证审核功能程序化的两个辅助措施。