摘要:
本文介绍高等学校财会管理系统的数据结构、功能和一些有关的问题。这个系统已在北京邮电学院器材处试运行半年多。实践证明,它可使会计人员从传统的抄写、计算等烦琐的劳动中解脱出来,从而把工作重点和主要精力转向经济活动的分析、预测和日常管理方面,更好地发挥会计人员的职能作用。
一、系统的运行环境和特点
1、财会管理系统可在IBM-PC及其兼容机和长城0520A、0520C微型机上运行,支持它的系统软件是CCDOS和CDBASEI。
2、可普遍适用于高校的财会部门。
3、为确保财会工作的安全性,对帐务处理特设有保密口令,除特定的业务人员外,不能进入帐务处理。
4、整个系统全部使用汉字屏幕提示,财会人员学习容易,使用方便。
二、数据文件结构
1、总帐和明细帐科目索引文件
本系统要求用户把所建立的会计科目整理、归类,编以科口号,以此作为帐户科目的唯一关键字,必要时可由此科目号获得科目名、结存金额及其它信息数据。
通常财会部门都设有若干总科目,总科目下又有若干明细科目。因此本系统分别建立了两个科目索引文件:总帐科目索引和明细帐科目索引。
总帐科目索引文件记录格式如下:
总科目代...
本文介绍高等学校财会管理系统的数据结构、功能和一些有关的问题。这个系统已在北京邮电学院器材处试运行半年多。实践证明,它可使会计人员从传统的抄写、计算等烦琐的劳动中解脱出来,从而把工作重点和主要精力转向经济活动的分析、预测和日常管理方面,更好地发挥会计人员的职能作用。
一、系统的运行环境和特点
1、财会管理系统可在IBM-PC及其兼容机和长城0520A、0520C微型机上运行,支持它的系统软件是CCDOS和CDBASEI。
2、可普遍适用于高校的财会部门。
3、为确保财会工作的安全性,对帐务处理特设有保密口令,除特定的业务人员外,不能进入帐务处理。
4、整个系统全部使用汉字屏幕提示,财会人员学习容易,使用方便。
二、数据文件结构
1、总帐和明细帐科目索引文件
本系统要求用户把所建立的会计科目整理、归类,编以科口号,以此作为帐户科目的唯一关键字,必要时可由此科目号获得科目名、结存金额及其它信息数据。
通常财会部门都设有若干总科目,总科目下又有若干明细科目。因此本系统分别建立了两个科目索引文件:总帐科目索引和明细帐科目索引。
总帐科目索引文件记录格式如下:
总科目代号,总科目名,当前余额
明细帐科目索引文件记录格式如下:
明细科目号,明细科目名,月初余额,当前余额
每一个总科目和明细科目都有一个相应的记录。全部科目代号记录的集合就形成了上述两个文件。其中总(或明细)科目名表明了代号和科目的对应关系,当前余额记录了当前各科目的资金结余情况,月初余额是为在本月内随时进行统计查询而设置的。
会计科目代码化是计算机处理的前提条件,编制时笔者注意了如下几点:
(1)在满足管理前提下适合系统处理
(2)便于管理人员使用
(3)有可扩展性,以便于用户对帐户的增、删、改。
2、会计计帐凭证文件
根据高校会计业务,记帐凭证有如下记录格式:
日期,凭证号,支票号,摘要,来源运用类收方科目号,
来源运用类付方科目号,结存类收方科目号,
结存类付方科目号,金额,原始单据数,收款人,记帐人
3、帐本文件
本系统设有总帐帐本文件和明细帐帐本文件,分别记录总帐收支和明细帐收支。
总帐帐本文件记录格式如下:
作帐日期,总科目号,收入金额,支出金额
明细帐帐本文件记录格式如下:
作帐日期,明细科目号,记帐凭证号,
支票号,摘要,收方金额,付方金额
综上所述可见,总帐(明细帐)科目索引和总帐(明细帐)帐本文件分别把总科目的收支,结余和明细科目的收支,结余分成两个文件存放。这样的数据结构既遵循了数据结构的规范化理论,又兼顾了财会业务人员的实际需要,从而大大减少了数据的冗余度,而且便于查询和对数据的增、删、改。
三、系统功能及运行情况
财会管理系统对财务会计的日常工作以相对独立的各个功能模块的方式分别去完成所要做的事。各个功能模块又以一个总模块来加以控制,并使它们形成一个整体。系统总的功能包括:建立记帐凭证,帐目维护,编制报表,帐目查询和打印清单五个部分(参见框图)
主控模块主要是显示系统功能以便用户选择所需功能,用户打入相应号码,则进入特定的模块进行操作,做完后又回到主控模块。
1、建立记帐凭证模块
进入此模块后,先自动建立凭证流水号,待用户确认后可按屏幕提示输入凭证上的数据。
2、帐目维护模块
在输入完记帐凭证后,用户可选择此模块要求计算机按凭证作明细帐和总帐,计算机将分别把相应科目的收支金额送入总帐和明细帐帐本文件,并将算出的结余金额分别送入总帐和明细帐的索引文件中去。
由于业务人员的疏忽可能导致记帐凭证的输入错误,如未及时发现,又将导致作帐错误,因此该模块下又设有修改记帐凭证文件。帐本文件和索引文件的子子模块,此外还设有帐户的增、删、改子子模块(一般每年年初帐户都有一些变动)。
3、编制报表
按财务制度,每隔一定时间,要对各科的收支,结余进行汇总上报,该模块设有平时汇总和月末汇总两个子子模块,业务人员可按需要选择。计算机会通过人机对话选择相应的科目进行汇总并打印输出汇总报表。
由于建帐工作是专职会计人员完成的,为了帐本数据不被破坏,非负责记帐的财务人员是不能建帐记帐的,为此本系统设置了密码,只有懂得密码的专职财会人员才有权进入上述三个模块,输入记帐凭证并进行帐目维护及汇总,否则系统将拒绝执行。
4、帐目查询
此模块可对任意的总帐科目,明细帐科目的索引文件,帐本文件及记帐凭证文件进行查询,用户用此模块既可在屏幕上查阅所需的财务数据,又可输出到打印机在纸上进行查阅。
5、打印模块
用户需要把存储在磁盘上的信息用文字形式保存下来时,可用此模块打印各种记帐凭证、索引文件和帐本文件(包括当月的和过期的)。
系统运行情况:
使用本系统后,平均每天只需花费半个多小时把记帐凭证输入计算机,用不了十分钟计算机就可准确的算出结存金额,并将收、支和结余等数据全部录入相关科目的文件中去。作到了处理数据既即时又准确。
四、若干技术问题的处理和改进
1、该系统对财会业务中常用的汉字词组建立了汉字词库。当需要时用户可用词库中的编码直接调用。从而大大提高了数据的输入速度。同时根据需要用户自己可在原有词库中增加汉字词组。
2、在开发过程中发现用CDBASE的格式化命令打印表格时,只要超过256行机器就会死锁,致使一些需要的长文件不能一次打印成功。经过摸索,笔者拚弃了常用的格式命令,改用“?”命令解决了打印中的死锁问题。
3、在数据结构的处理上既考虑了符合计算机的处理原则,又兼顾到目前业务人员习惯的手工操作。虽然数据结构和人工大为不同,但由于在索引文件的数据结构中设置了月初金额的字段,从而在打印时,可根据月初金额边打印边统计,使打印出的帐目形式上和人工帐本一致,便于习惯人工作业的财务人员查阅。
4、该系统在打印时对每一项的数据都是边检查边打印,凡数据为“〇”的内容均以空白符代替,从而使打印出的帐本和报表清晰易看。