摘要:
近年来,国内相继有许多单位开发了“帐务管理系统”,但真正能实现实用、通用的并不多。“通用帐务管理系统”是玉门石油管理局研制开发的一个较成功的软件,该系统目前已在玉门、青海两个油田的各厂矿推广应用,并在全国各地有大量用户,应用情况良好。下面,我就设计“通用帐务管理系统”谈几点个人粗浅的认识,供参考。
一、科目如何设置。目前采用编码的单位较多,但是,编码的方式有三个弊病:差错率高、难以记忆、不符合财务人员的日常习惯,实用性不强,实际上,采用编码方案的“帐务管理系统”大多没有进入实用阶段;如直接采用汉字,则有直观性强、好记忆、与人工操作一样的优点,但汉字输入的速度问题就马上摆到了人们的面前,目前,解决汉字输入速度的方法有两种,一种方法是汉词库技术,另一种方法是汉词短语技术,比较而言,汉词库技术要占用“用户显示行”,而短语技术占用“系统提示行”,词组的维护手段汉词库技术由应用软件决定,而短语技术则由系统软件决定,使用起来,短语技术可在任意断点使用,而汉词库技术则要由应用软件设置,使用速度上肯定是短语技术快,因此,我认为帐务处理真正要实现电算化,就应采用短语技术输入汉字的方法。
二...
近年来,国内相继有许多单位开发了“帐务管理系统”,但真正能实现实用、通用的并不多。“通用帐务管理系统”是玉门石油管理局研制开发的一个较成功的软件,该系统目前已在玉门、青海两个油田的各厂矿推广应用,并在全国各地有大量用户,应用情况良好。下面,我就设计“通用帐务管理系统”谈几点个人粗浅的认识,供参考。
一、科目如何设置。目前采用编码的单位较多,但是,编码的方式有三个弊病:差错率高、难以记忆、不符合财务人员的日常习惯,实用性不强,实际上,采用编码方案的“帐务管理系统”大多没有进入实用阶段;如直接采用汉字,则有直观性强、好记忆、与人工操作一样的优点,但汉字输入的速度问题就马上摆到了人们的面前,目前,解决汉字输入速度的方法有两种,一种方法是汉词库技术,另一种方法是汉词短语技术,比较而言,汉词库技术要占用“用户显示行”,而短语技术占用“系统提示行”,词组的维护手段汉词库技术由应用软件决定,而短语技术则由系统软件决定,使用起来,短语技术可在任意断点使用,而汉词库技术则要由应用软件设置,使用速度上肯定是短语技术快,因此,我认为帐务处理真正要实现电算化,就应采用短语技术输入汉字的方法。
二、是人工做记帐凭证,还是计算机做记帐凭证?由人工做记帐凭证,然后再输入到计算机里,这样做存在一个很大的问题:如人工记帐凭证是对的,但在输入中将科目或金额输错了,怎么办?有些单位就人为制造凭证,进行红字冲减,虽然最终结果是正确的,但人工记帐凭证与计算机里储存的数据就不统一了。还有一些单位是发现错误后,打开数据库进行修改,这样做,人工记帐凭证与计算机里的数据是统一了,但又带来了一个新的问题,修改数据的方法不灵活,操作就不方便,方法灵活了,谁都去修改数据,那么系统可靠性如何保证?因此,由人工做记帐凭证的“帐务管理系统”严格地说是漏洞很多的。由计算机做记帐凭证,有许多优点,首先,在做记帐凭证的过程中,就将数据输入到了计算机,就是说,较之人工做记帐凭证的“帐务管理系统”省去了一道工序,提高了工作效率。第二,人工做记帐凭证的“帐务管理系统”允许财务人员集中一部分凭证再输入,而由计算机做记帐凭证的“帐务管理系统”迫使财务人员及时做凭证,及时输入数据,这样才能及时打印现金、银行存款日记帐,还可以出财务日报。第三,最重要的是,计算机做记帐凭证解决了人工做记帐凭证的“帐务管理系统”中的矛盾,一张凭证做错了,用红字冲减很正常,记帐凭证和计算机中的数据是统一的,因此说,由计算机做记帐凭证的“帐务管理系统”才是较为合理的。
三、在实际的帐务处理中,我们经常遇到一借多贷和多借一贷的情况,如何处理?这实质上是一个凭证库如何设置的问题。国内多数“帐务管理系统”的凭证库结构如下:
日 凭证 凭 摘 借方 借方 贷方 贷方
证
期 种类 号 要 科目 金额 科目 金额
这种数据结构,就决定了只能直接处理一借一贷,遇到一借多贷和多借一贷的情况,都要化成多笔一借一贷的才能处理,这一点是和人工处理方法不一样的。但一借多贷和多借一贷的业务在日常业务中比例很大。所以,这样数据结构的“帐务管理系统”不符合财务人员的习惯。“通用帐务管理系统”采用了一个巧妙的方案,解决了这个问题。该系统的数据结构如下:
日 凭种 摘 科
凭证号 借或贷 金额
期 证类 要 目
下面我具体做一张凭证说明这个问题。这是一张现金付款凭证。是多借一贷。我们看一下在凭证库里记录的情况:
日期 凭证种类 凭证号 摘要 借或贷 科目 金额
10/11/88 现金 15 付差旅费 借 企业管理费 100.00
10/11/88 现金 15 付工帽款 借 基本生产 100.00
10/11/88 现金 15 付工帽款 借 其他应收款 100.00
10/11/88 现金 15 付补差费 借 备用金 100.00
10/11/88 现金 15 付团费 借 其他应付款 100.00
10/11/88 现金 15 付托儿费 借 职工福利基金支出 100.00
10/11/88 现金 15 合计 贷 现金 600.00
从上例可以看出。这个数据结构,还可以处理多借多贷的情况。多借多贷是帐务上不允许的。但是对于总帐科目一样,但明细科目不一样的一借一贷转帐,前一种数据结构是无法处理的。而后一种数据结构就当作多借多贷的情况非常容易的处理了,实际上,后一种数据结构也使计算机做记帐凭证很简单了,另外,为了使做记帐凭证简单灵活。我们设计了七类十二个功能,使用户能方便地查询、修改、增加、删除、寻求帮助、计算和退出。完全符合财务人员的习惯。
四、打印明细帐是微机帐务处理中的一个难题、有的科目每月发生几十笔业务,以至于一页打印不下,需要换页接着打。有的科目每月只发生几笔业务。国内大多数“帐务管理系统”都是只打印本月发生的明细帐,这样做首先是太浪费纸,第二是不符合财务人员记帐习惯。我们是从三方面着手解决这一问题的。一方面,通过选择每一页打印的笔数和页号,来打印用户要求的明细帐,当这一页够规定笔数,就打印出来,保存起来,下一页不够规定笔数,可根据用户需要,可以在打印机上打印出来,也可以不打印只是在屏幕上查帐。另一方面,我们建议用户将明细科目设置在二、三十个左右的总帐科目打印多栏式明细帐。再一方面,考虑到某些科目的明细帐每月发生不多,不到规定笔数,打印出来,既不好看,又浪费纸,我们设计了科目余额明细表。
五、通用性:我们采用数据字典的设计思想,即部门、地区、单位、核算方式、科目设置和报表格式的不同,只需修改数据库,而不是修改程序。在“通用帐务管理系统”的推广中,用户经常关心地问:明细科目增加、减少了怎么办?“通用帐务管理系统”允许用户随时增加、减少和设置明细科目,且对科目级别无限制,而由用户随意设定。另外,“通用帐务管理系统”对于所有科目,既可打印三栏式明细账,又可打印多栏式明细账,而多栏式明细账的栏目(相当于表格栏目)是随科目任意组合的。
六、在人工财务工作流程中,财务人员既要拿记帐凭证进行汇总,又要拿记帐凭证记帐(总帐、三栏式和多栏式明细帐),但是由于其汇总、分类的复杂性,在形式上,凭证库、凭证汇总库、总帐库和明细帐数据的数据结构大不相同,因此,国内有些“帐务管理系统”要求用户在汇总和记帐时要分别输入数据,尤其是多栏式明细帐,每一科目的多栏式明细帐都要重新输入数据,数据共享程度不高;“通用帐务管理系统”数据共享程度高、凭证数据作为数据的唯一来源,一经输入,既可用来汇总,又可用来记帐(总帐、三栏式和多栏式明细帐),且与销售,成本核算和报表最大程度地实现了数据共享。另外,实现了3+网多用户和XENIX多终端多用户,为财务电算化提供了一个功能强大的实用工具。
七、在人工帐务处理中,有一系列的规章制度,从而保证了帐务处理的精确性,然而,目前绝大多数已应用计算机的基层单位,仍在沿用手工记帐的管理制度,这不仅制约了计算机先进性的发挥,更重要的是计算机固有的脆弱性容易被人利用而导致犯罪,再者,如果没有一定的规章制度,无意中造成的信息泄漏、丢失和破坏,损失同样很严重,因此,制定出与计算机相配套的管理制度及相应措施,是迫在眉睫的大事。根据我们在推广应用“通用帐务管理系统”中的一些经验教训,我们制定了“微机帐务处理安全规范”。