摘要:
1988年9月国际科学联合会第二十二届大会在我国召开。会议的会务及外宾接待工作由我国承办。这届会议的中外与会代表300人,除会议行政费用全部由我方承担外,31名发展中国家的代表在华的费用(包括8人国际机票)也全部由我方承担。为了既尊重国际组织的惯例,又尽可能节约开支,我们加强了会务的组织工作和财务监督工作,使实际支出的费用比国科联要求的经费节约26.4%,比中国科协要求的预算节约11.7%。
1.不讲排场,注意节约。这次会议未专门定制文件包和纪念品。会议期间举办的宴会一律不摆烟和名酒,只使用总饮料量的三分之一的红葡萄酒,并严格控制宴会的标准、规模和邀请人数。会议期间只使用一辆工作车,到机场接外宾和一些重要活动用车,尽量租用国管局和科协的车辆,控制使用出租车。根据国际组织的要求,原需制一个供300人使用的文件资料架,经费需8000元,后改由中国国际科技会议中心用旧料制做,只花经费400元.
2.严格控制会议工作人员人数,节约会议经费。根据财政部与科协签发的有关规定,每100人参加的国际会议,工作人员人数应控制在15%左右。这届会议与会代表300人,除国际组织派5名工作人员外,“中心”全天协助工作的工作人员只有7人,工作...
1988年9月国际科学联合会第二十二届大会在我国召开。会议的会务及外宾接待工作由我国承办。这届会议的中外与会代表300人,除会议行政费用全部由我方承担外,31名发展中国家的代表在华的费用(包括8人国际机票)也全部由我方承担。为了既尊重国际组织的惯例,又尽可能节约开支,我们加强了会务的组织工作和财务监督工作,使实际支出的费用比国科联要求的经费节约26.4%,比中国科协要求的预算节约11.7%。
1.不讲排场,注意节约。这次会议未专门定制文件包和纪念品。会议期间举办的宴会一律不摆烟和名酒,只使用总饮料量的三分之一的红葡萄酒,并严格控制宴会的标准、规模和邀请人数。会议期间只使用一辆工作车,到机场接外宾和一些重要活动用车,尽量租用国管局和科协的车辆,控制使用出租车。根据国际组织的要求,原需制一个供300人使用的文件资料架,经费需8000元,后改由中国国际科技会议中心用旧料制做,只花经费400元.
2.严格控制会议工作人员人数,节约会议经费。根据财政部与科协签发的有关规定,每100人参加的国际会议,工作人员人数应控制在15%左右。这届会议与会代表300人,除国际组织派5名工作人员外,“中心”全天协助工作的工作人员只有7人,工作人员的总人数只占会议与会者的5%。工作人员在宾馆只租用了一个工作间,均不住宾馆。会议代表到长城游览和参加人民大会堂活动时,需要增加的工作人员均临时借用。这样就杜绝了会议工作人员“吃会议”的浪费现象。
3.减少会议期间使用宾馆住房的空房费,节约住房费用。会议派专人负责与宾馆联系,准确掌握外宾用房时间,凡中午12点以后抵达宾馆的外宾,不以抵达机场时间为依据;凡能中午12点以前离开宾馆的外宾,均上午退房,此项工作得到了宾馆的支持和配合,使这次会议空房率和房价损失为零。另外,由于中方代表及工作人员均不住宾馆,每天仅与外宾共进一次工作午餐,为会议节约食宿费开支6万余元。
4.与中国民航密切配合,减少资助国际机票的经费。这届大会的执委会成员、特邀学术报告人和诺贝尔奖获得者的机票,凡乘坐中国民航,均购买经济仓机票,享受头等仓待遇,受到外宾赞赏。由中国科协资助的10名发展中国家代表的机票,也均获得优惠价机票,使国际机票预算开支减少2.3万元,会议中心有两位同志专门负责本届会议的国际机票,他们除经常向中国民航汇报有关情况外,还多次直接与中国民航驻法兰克福、巴黎、苏黎士、伦敦、旧金山办事处联系,不仅扩大了中国民航对外宣传,而且争取了一些国科联组织在中国召开国际大会的信心,已决定一些新的重要国际会议将到中国来召开。
5.减少购买会议设备的经费,严格按国家的规定压缩社会集团购买力。国科联组织秘书处曾对会议的设备提出了要求。会议中心对照要求进行了认真的调查,对凡能租用的设备,如:同声传译设备、话筒、复制机、录相机、计算机、打印机等都尽可能租用,并选择最低的租赁价格租赁。在会议期间除设专人管理设备外,还聘请计算机公司、复印机维修站的技术人员到会负责机器维修工作,既保证了会议正常进行,又减少会议开支,仅此一项就比预算节约3万元。
国家主席杨尚昆同志在接见国科联执委时,国科联主席肯珠先生高度评价了这次会议的组织工作。