摘要:
用DBASEⅢ语言在微机上做记帐凭证汇总时,常常会遇到借方与贷方金额不平的情况。造成这种情况的原因有二。其一是会计员做错了传票,使借贷不平;其二是用户操作疏忽,输入了错误的数据,使借贷不平。当遇到上述情况时,起初我们是在浏览状态下,根据传票的编号,一一核对借贷是否相平。有时传票上出现一借多贷或一贷多借的情况,就不易看出借贷是否相平,不得不借助计算工具将几个数求和,然后再进行借贷双方的比较。用这种方法查错,费时费事,出错率高。为了解决这个问题,笔者编制了一个自动查错程序。运行此程序,机器就会自动告诉用户借贷是否相平;如果不平,会提示错误出在什么地方,叫你修改,直到相平为止。下面介绍一下程序的设计思想。
一、基本出发点
财务人员都知道,每一张传票借贷是相平的,若干张传票之和,借贷也是相平的。本程序就是基于这一点进行设计的。
二、查错过程
首先给出被查的数据库(简称原库,下同)的结构:
use yk
display structure
数据库结构——数据库:B:yk.dbf
数据库中的数据记录个数:153
数据库的最后更新日期:10/19/81
字段 字段名 类型 宽度 小数
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用DBASEⅢ语言在微机上做记帐凭证汇总时,常常会遇到借方与贷方金额不平的情况。造成这种情况的原因有二。其一是会计员做错了传票,使借贷不平;其二是用户操作疏忽,输入了错误的数据,使借贷不平。当遇到上述情况时,起初我们是在浏览状态下,根据传票的编号,一一核对借贷是否相平。有时传票上出现一借多贷或一贷多借的情况,就不易看出借贷是否相平,不得不借助计算工具将几个数求和,然后再进行借贷双方的比较。用这种方法查错,费时费事,出错率高。为了解决这个问题,笔者编制了一个自动查错程序。运行此程序,机器就会自动告诉用户借贷是否相平;如果不平,会提示错误出在什么地方,叫你修改,直到相平为止。下面介绍一下程序的设计思想。
一、基本出发点
财务人员都知道,每一张传票借贷是相平的,若干张传票之和,借贷也是相平的。本程序就是基于这一点进行设计的。
二、查错过程
首先给出被查的数据库(简称原库,下同)的结构:
use yk
display structure
数据库结构——数据库:B:yk.dbf
数据库中的数据记录个数:153
数据库的最后更新日期:10/19/81
字段 字段名 类型 宽度 小数
1 编号 字符型 3
2 科目 字符型 24
3 借方 数字型 13 2
4 贷方 数字型 13 2
**总计** 54
当把原库输完以后,就可执行查错过程。程序首先以传票的编号为关键字对原库进行索引并建立分类求和文件。分类求和文件中的记录个数等于传票的张数,每个记录汇总了对应传票的借贷方金额。如果借贷不等,说明有误:如果借贷相等,说明无误。然后把分类求和文件中借贷不等的记录拷贝到一个临时库中,以临时库的文件结束函数值假作为循环条件,以传票编号为纽带,使临时库和原库建立关联,利用多库操作指令,将临时库和原库分别置于主区和副区,然后依次查找与主区编号相同的副区中原库的记录。每找到一个记录,屏幕上就显示此不平传票的所有内容,用户对照原始传票一目了然地就会发现错误所在,以便修改。改完以后,临时库的指针下移一个记录,进入下一个循环,再对下一张不平传票进行修改,其框图如下:
在修改过程中,如果由于某种原因没有改对,被改过的传票仍然有错,这张传票是否会蒙混过去呢?请不必担心,当对有错的传票修改完之后,程序会马上对被修改的传票求和,对借贷方进行比较,如果借贷仍然不平,则重复上次修改过程;如果借贷相平,则退出循环,进入对下一张传票的修改。
三、结束语
本文所介绍的程序只能查两种错误,即传票本身不平、借贷金额输错。有些人为的错误,如将科目张冠李戴或将100.00误认为1000.00而分别输入借贷方。此类错误靠本程序是查不出来的。
本程序经在国产长城0520C—H微机上实践证明,运行可靠,明显提高了查错效率。