摘要:
帐务处理系统中凭证的输入存在两个关键问题,一是凭证输入的速度,一是对输入凭证的检测。下面介绍我们在解决这两个问题时的做法。
一、如何提高记帐凭证的输入速度
一般地说,记帐凭证主要有如下内容:①日期;②凭证号;③摘要;④借方科目;⑤贷方科目;⑥金额。其中日期、凭证号及金额是数字,而摘要、借方科目、贷方科目则为汉字。由于汉字的输入速度较慢,也很难对摘要直接编码,所以是影响凭证输入速度的主要因素。我们的做法是,把记帐凭证中的摘要部分分解为如下几个要素:①当事者,指一笔业务涉及到的人或部门;②业务类型,指对一笔业务的简要概括,如“从银行提款”、“分配车间经费”等:③数量;④外部单位,指一笔业务涉及到的外部单位或个人。比如,“李其从市百货公司购稿纸十本”这样一个摘要,其当事人为李其,业务类型为购文具用品,数量为10,外部单位为市百货公司。当然并不是每笔业务的摘要都可分解为这四个要素,这里所说的是最一般的情况。可以看出,决定借贷关系的是业务类型,也就是说一笔经济业务的应借应贷科目主要是由业务类型所决定的,和其它因素无关。这个关系反过来同样成立,即一个借贷关系对应一个业务类型。
根...
帐务处理系统中凭证的输入存在两个关键问题,一是凭证输入的速度,一是对输入凭证的检测。下面介绍我们在解决这两个问题时的做法。
一、如何提高记帐凭证的输入速度
一般地说,记帐凭证主要有如下内容:①日期;②凭证号;③摘要;④借方科目;⑤贷方科目;⑥金额。其中日期、凭证号及金额是数字,而摘要、借方科目、贷方科目则为汉字。由于汉字的输入速度较慢,也很难对摘要直接编码,所以是影响凭证输入速度的主要因素。我们的做法是,把记帐凭证中的摘要部分分解为如下几个要素:①当事者,指一笔业务涉及到的人或部门;②业务类型,指对一笔业务的简要概括,如“从银行提款”、“分配车间经费”等:③数量;④外部单位,指一笔业务涉及到的外部单位或个人。比如,“李其从市百货公司购稿纸十本”这样一个摘要,其当事人为李其,业务类型为购文具用品,数量为10,外部单位为市百货公司。当然并不是每笔业务的摘要都可分解为这四个要素,这里所说的是最一般的情况。可以看出,决定借贷关系的是业务类型,也就是说一笔经济业务的应借应贷科目主要是由业务类型所决定的,和其它因素无关。这个关系反过来同样成立,即一个借贷关系对应一个业务类型。
根据上述原理,我们把每一个借贷关系对应的业务类型事先输入计算机,记帐凭证输入时,计算机即可根据借方科目和贷方科目找到对应的业务类型,从而省略业务类型的输入。特别是对那些没有当事人、数量和外部单位的凭证,实际上完全省略了摘要的输入。
二、如何进行记帐凭证的逻辑性检测
记帐凭证输入的正确无误是计算机处理结果正确无误的保证。因此记帐凭证的检测是帐务处理系统的一个关键步骤。记帐凭证的检测内容是由凭证本身的内容所决定的,即它包括:①日期检测;②凭证号检测;③科目代码检测;④记帐规则检测;⑤金额检测;⑥记帐凭证逻辑性检测等六项内容。下面主要谈记帐凭证的逻辑性检测问题。
所谓记帐凭证的逻辑性是指凭证上涉及到的两个科目间是否有借贷关系。一张凭证不违反记帐规则,并不能保证这张凭证是符合逻辑的。因为如果在两个不可能发生借贷关系的科目之间发生了借贷关系,即使符合记帐规则也是不对的。从一定的意义上说,对记帐凭证进行逻辑性检测比对其进行记帐规则检测更有价值。
为了检测记帐凭证的逻辑性,可把所有的合乎逻辑的借贷关系都事先输入计算机。输入一张凭证后,看能否找到对应的借贷关系,若能找到时则说明它是符合逻辑的,否则它就是不符合逻辑的。
在实际应用时我们建立了一个借贷关系文件,用于简化摘要的输入和凭证的逻辑性检测。该文件的结构如下:
这个文件以借方科目码和贷方科目码为索引键。
凭证输入时,把凭证上的借方科目和贷方科目合起来做为查找键在该文件中进行查找,若找不到对应的记录则该凭证不符合逻辑,并给出出错信息;若能找到对应的记录则表明该凭证符合逻辑,并取出业务类型形成摘要的一部分。