摘要:
财会电算化,从其形式上看,无非是输入、运算、输出三大部分。能否保证输入的正确性,是能否使计算机正确计算,正确输出的关键问题。本文仅就输入过程中可能产生的错误谈点预防和解决的办法。
输入过程(主要是凭证的输入过程),实际上相当于手工的记帐过程。因此,输入的内容一般应包括:日期、摘要、凭证号、科目、二级科目、三级科目、数量、金额、支票号、发票号、内部银行支票号等。我们在输入程序中,针对以上各项内容可能出现的错误,设置了自动检查和处理功能,将产生错误的可能性限制在最小的范围内。
1.科目错误的控制。科目输入的错误一般有两个可能,一是科目的张冠李戴,二是输入了不存在的科目。我们在凭证输入以前先建立一个科目库,当输入一个科目号时,系统首先在科目库中查找相应的科目,并用汉字显示在这级科目的固定位置上。如果科目正确,则继续输入下一个信息,否则,打一下回车键,屏幕底行便会出现功能菜单,任操作员选择,或改或弃。如果输入了非法科目,屏幕立即出现“科目输错”的提示,并提供上述功能菜单任选。如果所输的科目确属错误,则打一下回车键,光标便回到刚才输入科目的位置,等待重新输入科目号。如果刚才输入的那个...
财会电算化,从其形式上看,无非是输入、运算、输出三大部分。能否保证输入的正确性,是能否使计算机正确计算,正确输出的关键问题。本文仅就输入过程中可能产生的错误谈点预防和解决的办法。
输入过程(主要是凭证的输入过程),实际上相当于手工的记帐过程。因此,输入的内容一般应包括:日期、摘要、凭证号、科目、二级科目、三级科目、数量、金额、支票号、发票号、内部银行支票号等。我们在输入程序中,针对以上各项内容可能出现的错误,设置了自动检查和处理功能,将产生错误的可能性限制在最小的范围内。
1.科目错误的控制。科目输入的错误一般有两个可能,一是科目的张冠李戴,二是输入了不存在的科目。我们在凭证输入以前先建立一个科目库,当输入一个科目号时,系统首先在科目库中查找相应的科目,并用汉字显示在这级科目的固定位置上。如果科目正确,则继续输入下一个信息,否则,打一下回车键,屏幕底行便会出现功能菜单,任操作员选择,或改或弃。如果输入了非法科目,屏幕立即出现“科目输错”的提示,并提供上述功能菜单任选。如果所输的科目确属错误,则打一下回车键,光标便回到刚才输入科目的位置,等待重新输入科目号。如果刚才输入的那个非法科目是个新增设的科目,则打一下“2”键,便进入增加科目的子程序,可对科目库追加新的科目,追加完毕,系统又回到输入状态。通过这些手段,绝对排除了非法科目的输入,对于合法科目都给出汉字提示。但在某些二级科目或三级科目不很明确的情况下,科目间张冠李戴的问题仍有可能发生,对于这些错误,将通过后面的平行输入彻底解决。
2.金额错误的控制。金额错误一般也有两种情况,一是将数值输错,二是将方向输错。对于数值错误,我们在系统中设置了自动平衡检查功能。在输入过程中,计算机随时检查平衡,当一张凭证输完而金额不平时,屏幕的光标仍然处于输入位置,此时只要打一下回车键,便立即出现修改功能菜单,操作员可以方便地进行修改。改完如果依然不平,则说明没有改对或凭证没有输完,可继续修改或继续输入。当一张凭证正确地输完或修改正确以后,屏幕便会出现“×××号凭证输完,请输下张凭证”的提示,并将凭证号自动加1.等待下一张凭证的输入。这既保证了数额和凭证号的绝对正确,又加快了凭证的输入进度。对于金额方向的错误,系统设置了自动处理功能,操作员只需确定第一笔金额的方向,以后各笔则由电脑根据记帐规则自动处理金额的方向,操作员只要第一个科目方向输对,其余科目的金额方向绝对不会错。操作员无需多加考虑,这就大大减少了出错的机会。但第一个科目的方向仍有输错的可能,经我们实践,出错率在2‰以下,这种错误尚有待于平行输入予以解决。
3.数量错误的控制。系统自动地根据金额的方向确定数量的方向,因此数量输入的方向错误已不会出现,剩下的数值错误可由平行输入解决。
4.平行输入,解决全部遗留问题。以上各种措施,已自动地将错误限制在较小范围,对遗留的一些错误,采用平行输入解决。平行输入是由两名操作员对同一本凭证分别输入,一为“记帐”,一为“复核”。复核输入的内容,可根据对记帐精度的要求而定。由计算机去自动核对,然后打印出错误清单。由于在输入程序中采取了排错措施,此时打出的错误已是很少的了。清单打出后,运行修改程序对清单所列的凭证进行修改,改完再由计算机自行校对一遍,一般已无错误存在。