摘要:
一、手工环境与特点分析
往来结算资金的核算,是企业为处理与内部职工和外单位经济往来,设置结算类帐户,按现定的会计方法进行帐务处理的一项工作。多数是与货币资金发生对应关系。这类资金核算程序并不复杂,但业务量比较大。现以“备用金”这个企业内部往来帐户为例,进行叙述。
备用金是指企业预付给内部各车间、部门和职工备作差旅费、零星采购或零星开支用的货币资金。为了核算备用金的领用和报销情况,设置了“备用金”科目。“备用金”科目是资金占用类科目。领取备用金时记入该科目的借方,报销或交回备用金时记入该科目的贷方,余额表示各单位或个人存用的备用金数额,由记帐凭证作为媒介,按照领取备用金的单位或个人进行明细核算。
备用金核算模块其业务流程较为简单,但对数据及时性和准确性有较高的要求。用计算机进行备用金核算,便于及时督促使用备用金的单位和个人按时报销。
二、信息流程的描述
备用金核算模块是整个财务电算化子系统的一小部分,其初始数据取自帐务处理模块中数据库所存贮的记帐凭证。这样,大量的数据不需重复输入。这些被收集的原始数据通过程序处理,按要求的格式存贮在磁盘上,经过运算加工处理,...
一、手工环境与特点分析
往来结算资金的核算,是企业为处理与内部职工和外单位经济往来,设置结算类帐户,按现定的会计方法进行帐务处理的一项工作。多数是与货币资金发生对应关系。这类资金核算程序并不复杂,但业务量比较大。现以“备用金”这个企业内部往来帐户为例,进行叙述。
备用金是指企业预付给内部各车间、部门和职工备作差旅费、零星采购或零星开支用的货币资金。为了核算备用金的领用和报销情况,设置了“备用金”科目。“备用金”科目是资金占用类科目。领取备用金时记入该科目的借方,报销或交回备用金时记入该科目的贷方,余额表示各单位或个人存用的备用金数额,由记帐凭证作为媒介,按照领取备用金的单位或个人进行明细核算。
备用金核算模块其业务流程较为简单,但对数据及时性和准确性有较高的要求。用计算机进行备用金核算,便于及时督促使用备用金的单位和个人按时报销。
二、信息流程的描述
备用金核算模块是整个财务电算化子系统的一小部分,其初始数据取自帐务处理模块中数据库所存贮的记帐凭证。这样,大量的数据不需重复输入。这些被收集的原始数据通过程序处理,按要求的格式存贮在磁盘上,经过运算加工处理,以报表及明细帐的形式输出,从而向用户提供所需要的经济信息。
为了进一步地讲解备用金核算过程中信息的流程,我们用备用金核算模块信息流程图(图1)来加以描述。
三、数据的组织
备用金核算所涉及的数据主要有姓名及其编号,单位及其编号,日期,凭证号,摘要,借、贷方累计额,借、贷方余额等。其中姓名编号,科目编号,日期,凭证号,发生额为输入数据。借、贷方累计额,借、贷方余额为输出数据。为了有效地进行数据传递,我们可以用各种数据模式对所有数据进行组织,组成若干个数据库。这些数据库的结构关系类似一张张的二维表。
1.初始数据库(过渡数据库)
备用金核算是按个人所领用备用金数分别进行的。备用金的发生是随机的,而明细帐是按月计算或输出的。为了适应输入的随机性和计算机的批处理方式,可设置初始数据库。库文件名为BYJGD,结构如图(2)所示。初始数据库存放所有收集的有关备用金核算需要的原始数据。
2.明细数据库
明细数据库的结构也如图(2)所示。数据存放形式按明细帐输出要求,根据户头依次进行存贮。
3.个人累计数据库
个人累计数据库的结构如图(3)所示,库文件名为BYJGR。存放个人月备用金领用额及本月当前累计额。
4.单位累计数据库
单位累计数据库的结构如图(4)所示。库文件名为BYJDN。存放单位月备用金额及本月当前累计额。
5.上年结存数据库
上年结存数据库的结构如图(5)所示。库文件名为BYJGC。该数据库主要存放上年底结余的备用金额,作为下一年的期初数。
上述所有数据库都以编号作为关键字,以这个关键字排序,便于快速查找记录。
四、功能设计
备用金核算模块采用模块化结构,按其功能分别划分为数据输入子模块,明细登帐子模块,查询子模块,输出子模块,年终余额处理子模块。除输入子模块外都受主控模块的控制和调度。
1.主控模块
主控模块用人机对话的菜单方式设计而成。当运行主控模块时,显示器屏幕上显示出一张功能选择表。用户一旦键入和功能相对应的代码,程序立即进入指定功能块,进行该功能的各种运算,运行完毕返回主控模块。
主控模块控制流程图如图(6)所示:
2.输入子模块
如前所述,备用金核算模块是整个财务子系统的一部分,因而,与其它模块之间有着相互传递数据的关系。为了不使大量的数据重复地输入和校验,在备用金核算模块与帐务处理模块之间设置了一个数据传递接口,即XINPLF库文件与BYJGD库文件。从XINPLF数据库中收集所有与备用金核算有关的数据,并对收集的数据作相应的处理。如将收集到的凭证编号a×××,b×××,e×××(其中a一收款凭证,b—付款凭证,c—转帐凭证)处理成现金×××,银行×××,转帐×××,然后,将这些数据过渡到BYJGD数据库中。
输入子模块的功能流程图如图(7)所示:
3.登明细帐子模块
根据算式:借方余额+借方发生额-贷方发生额=借方余额。将收集的数据累计、求和,计算出明细帐所需要的累计发生额、余额等。
备用金是占用类科目,只能产生借方余额,一旦出现贷方余额,程序立即提示用户进行纠错,重新累计、求和。确认结果正确后,登入明细库及累计库中。
登明细帐子模块的功能流程图如图(8)所示:
4.查询子模块
查询子模块设有如下查询功能:查询个人当前累计数据,全部明细数据,某月明细数据,查询单位当前累计数据,当前总累计数据。
查询子模块查询功能的选择方式采用人机对话的菜单方式,当运行查询子模块时,屏幕上显示出一张查询功能选择表,一旦键入相应的查询功能的代码,程序立即进入该查询范围,等待输入具体查询内容的标志,显示所查得的内容。
查询子模块的功能流程图如图(9)所示:
5.输出子模块
输出子模块包括各种报表的输出,明细帐的输出。输出信息要求直观,便于阅读。数据输出的格式,尽可能接近手工作业时人们的习惯形式,把已代码化的数据复原,尽量以文字形式出现。输出的报表及明细帐按要求给予分页处理,以便装订成册。输出子模块的功能流程图如图(10)所示:
6.年终余额处理子模块
本模块的主要作用是将本年的年底数转入明年的上年结存,并清除所有数据库文件中的内容,为下一年的数据处理做准备。
年终余额处理子模块的功能流程图如图(11)所示。
五、工作流程图下面给出几个模块中主要的工作流程图
1.输入子模块
2.登帐子模块
3.输出子模块
4.年终余额处理子模块
六、程序设计中的若干技术问题
1.程序设计时要考虑人机界面清楚,人机对话操作简单,输入数据尽量简单且又能充分说明问题。备用金核算中,建立了一张职工编号对照表和一张单位编号对照表。这样,用户只需输入职工编号,而不需要输入姓名,单位名称。程序可以根据编号自动到对照表中查找姓名及所在单位名称,大大缩短了输入数据所占用的时间。
2.备用金核算是按个人进行的。因此,在运算时,为了迅速地查找到每个人所在库文件中的位置,必需设立职工编号这一关键字。以此关键字建立索引库文件,加快指针的定位。
3.在数据处理中,正确的输入数据是获得正确输出的前提条件。因此,输入程序的设计做到尽量仔细,保证输入数据绝对正确。
4.每天工作结束前,要将当天的数据库文件进行拷贝,以防止工作中出现的误操作或机器损坏而将数据冲掉,确保数据库文件的完好。