数据库系统最大的特点，是数据量大，又繁又多。我们经常需要从中有选择地对具备某种特征的记录进行处理，比如做各种分类汇总累计等。而要让计算机能较快地分辨一个记录是否具有这种特征，就需要有一个能反映记录这些特征的记号，这记号就是记录的代码。有了用尽量少的字符来精缩地反映某项记录特征的代码，计算机在运行过程中就可以根据代码更方便地将所需记录调上来。可以说代码在整个数据库中起一个组织作用。

我们搞过一个数据处理系统，这个系统的特点就是数据量大，而且在分类汇总各记录时要求分别按各种不同条件将有关数据累计起来。在将数据库中每个企业的几种经济指标构成一个记录时，我们把每个记录归纳出如下八个特征：

（1）该企业是哪个省（自治区、直辖市）？

（2）该企业是否计划单列市？

（3）该企业是在哪个大行政区？

（4）该企业是地方企业还是中央企业？

（5）该企业是何经济类型（全民、集体）？

（6）该企业是何规模（大型、中型、小型）？

（7）该企业是属哪种大行业（机械、电子…）？

（8）该企业是属哪种小行业（电子元件厂、电器组装厂）？

如果要将这八种特征的组合作为条件，从库中调出需要的记录加以处理，则不同条件的区分就有几百种。要按如此众多的条件将满足条件的记录依次汇总，就必须使用代码将记录组织起来。我们编了10位的数字作为代码，以反映各个记录的这八个方面的特征。这样，在按某种条件汇总时，我们就根据该记录的代码，将满足条件的记录——即具有所要求的特征的记录累加汇总起来。在代码的具体设计过程中，我们有几点体会：

（1）代码的位数，应根据需要尽量设计得精练些，以免影响记录调用速度。当然，满足需要是大前提。

（2）代码中的各数位，取值范围多的数位应该用数字，取值范围少的数位可以用字母，这样便于记忆。也可使代码中数字与字母交叉，看起来比较清楚。

（3）比较重要的特征数位，应该尽可能放到代码的最前面数位上，以突出之。

（4）取值范围较宽的数位，也尽可能放到代码最前面数位上，为的是突出且免于混乱。

（5）相似项目的数位最好放在一起。如把记录的地理位置方面的特征靠在一起：哪个单列市、哪个省、哪个大区，这样便于编码和运用。

（6）在设计代码时，需要反映记录的几种特征，就设计几个数位。过多、过少都容易在计算过程中犯逻辑错误。

例如：要求代码反映记录的如下特点：是中央或地方企业？是大型、中型还是小型企业？这里面实际上只有两个逻辑特征，即隶属关系（属中央或地方）和企业规模（是大、中或小型企业），所以应该设两个特征数位。即。

下面是前述数据处理系统的代码设计一例，供参考。

例：一个在北京的部属生产半导体器件的大型全民企业，它的代码为：

以上举的是比较复杂的例子（有8个项目）。在设计项目较少、内容较为简单的财会专用数据库系统的代码时，道理完全一样，代码位数可相应缩短一些。