时间:2020-05-29 作者:胡妙慧 北京大学财务处
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摘要:
为了提高高校财务管理水平和工作效率,加强高校财务会计的管理职能,我校财务处和计算中心在校领导的支持下,从1984年开始了高校财务微机管理系统的研制工作。整个系统分三期开发,第一期是在PC—AT单机上实现预算内资金财务管理;第二期是在PC—XT单机上实现预算外资金(包括学校基金)财务管理;第三期是由财务处负责研究高等学校经济效益核算体系,建立人才成本核算系统。计算中心负责把多台微机联成局部网,实现对高速磁带机设备共享和数据通讯等,形成财务管理的完整系统。经过一年多的努力,第一期工程于1985年7月1日试用,11月份通过鉴定。第二期工程于1986年1月开始试用,8月份通过鉴定。试用表明该两期工程能够及时、正确、清晰、完整地提供会计核算的全部帐表,提高了会计核算水平。从1986年5月1日开始,财务处除现金帐以外全部取消了手工帐本。从此财务处结束了长期以来手工记帐,手工统计的局面,开始进入了财务管理电算化的新时期。使用该系统管理财务,克服了手工管理速度慢、效率低、统计粗、易出错等缺点;它能够迅速、准确、详尽地提供可靠的数据,有利于及时了解学校当前的资金活动情况,能保证学校各项工作的顺利进行。同时,把会计人员从大量繁琐,重...
为了提高高校财务管理水平和工作效率,加强高校财务会计的管理职能,我校财务处和计算中心在校领导的支持下,从1984年开始了高校财务微机管理系统的研制工作。整个系统分三期开发,第一期是在PC—AT单机上实现预算内资金财务管理;第二期是在PC—XT单机上实现预算外资金(包括学校基金)财务管理;第三期是由财务处负责研究高等学校经济效益核算体系,建立人才成本核算系统。计算中心负责把多台微机联成局部网,实现对高速磁带机设备共享和数据通讯等,形成财务管理的完整系统。经过一年多的努力,第一期工程于1985年7月1日试用,11月份通过鉴定。第二期工程于1986年1月开始试用,8月份通过鉴定。试用表明该两期工程能够及时、正确、清晰、完整地提供会计核算的全部帐表,提高了会计核算水平。从1986年5月1日开始,财务处除现金帐以外全部取消了手工帐本。从此财务处结束了长期以来手工记帐,手工统计的局面,开始进入了财务管理电算化的新时期。使用该系统管理财务,克服了手工管理速度慢、效率低、统计粗、易出错等缺点;它能够迅速、准确、详尽地提供可靠的数据,有利于及时了解学校当前的资金活动情况,能保证学校各项工作的顺利进行。同时,把会计人员从大量繁琐,重复的日常事务中解脱出来,促进和加强了财务部门的科学管理工作,使高校财务管理现代化工作迈出了重要的一步。
一、问题的提出
我校有教职工7,000多人,学生14,000多人,系、处和直属教研室级单位120多个,财务处每年管理各种经费约7,000万元,每天要编制500—700张凭单,这些凭单要记入40余本帐。而财务处工作人员只有18名,人手缺少、工作繁重,经常加班加点。更重要的是手工处理速度慢、效率低、易出错,非但达不到准确、及时的基本要求,有时连一些会计核算的基础工作也不能按时完成,每月结帐工作要拖后半个多月。这就是说,即使加班加点,也只能按月提供资金活动的静态状况。
财务管理是学校各项管理工作的重要一环,学校领导和上级有关部门需要及时准确地了解学校的资金活动情况,以便对所属单位进行经济指标的合理分配和控制,加强资金的核算和管理,保证各项活动的顺利进行。特别是十一届三中全会以来,我国四化建设以提高经济效益为核心.这样财务管理也面临着一个转型的问题,必须从报销,出纳型转变为管理型。
客观形势要求我们高校的财务工作必须加快实现这一转型的要求。高校的财务管理应从单纯的会计核算、控制、监督,向分析、预测和为有关决策提供依据方面发展,从资金运动的静态反映向动态管理方面发展。既能通过定期报表等方式向领导提供可靠的信息,执行反馈职能;又能对未来进行预测,并在经济活动的过程中进行控制,执行其管理职能。改变落后状况,适应改革需要成了我们的压力和动力。我们决心借助于现代化手段,改造传统的手工操作,于是在校领导的支持下,与计算中心联合研制高校财务微机管理系统。
二、研制的原则
实现财务微机管理是财会工作中的新事物,有一个从初级到高级逐步发展和完善的过程。财务部门与计算中心,计算机研究所需要一个互相了解,互相学习的过程。因此我们遵循的原则是:
1.从易到难,重视实际效果。我们选择了从核算内容到核算程序已经基本规范化的预算内资金管理开始,努力使每期工程输出的帐表都能是实用的,做到每完成一期工程就甩掉相关的手工帐表,使管理工作提高一步。并充分考虑系统的功能齐全、操作简便,财会人员容易掌握。
2.从现行会计制度出发,满足现行会计核算体系的要求。(1)使用财政部、国家教委下达的统一会计科目,并采用现行的收付记帐法。在会计报表的设计上,充分考虑到计算机打出的帐表能适应现行会计报表的结构,完整地提供编制各种会计报表所需要的素材。(2)为满足审计工作的需要和财务档案保管期的规定,要求输出全部规定保留的帐表。
3.充分考虑系统的通用性。由于这套软件的研制,投入不少时间和人力,因此充分考虑了通用性、灵活性、可修改性和可拆装性等。帐簿设置,报表设计规范;部门的设置、明细科目的划分可以由用户根据需要设置和修改;预算内,预算外资金和学校基金三部分可以合为一体放在一台微机中,也可以拆开分别放在2—3台微机中;明细帐在机内保留的月数可以根据具体情况随意改变等。因此它对于高等学校和一般行政单位都能适用。
4.注意系统的安全可靠性。对于数据录入的自动检查和复核,系统的后备和发生故障后的恢复,以及使用权限的检查,必要的提示等都作了适当的考虑。
三、重点突出
1.预算内资金管理方面突出预算指标控制。我校教育事业费实行统一核算、分级管理。每年核定预算后,预算指标下达给系、处,由系、处控制使用。近年来由于教育事业发展迅速,加之调价等多种原因,经费比较紧张.为保证学校工作正常进行,除了努力开源节流外,加强经费使用的计划性,是财务管理的重要任务。因此在党委书记、校长的提议下,成立了以主管副校长为首的、有12个人参加的预算委员会。预算确定后,要及时反映预算指标支出情况,控制、监督预算的正确执行,以保证预算的严肃性。为加强预算控制,满足校、系(处)两级预算指标管理的需要,我们除了对全校预算实行校一级的总控制外,还将全校120余个单位,根据不同的经济活动类型,分别确定其控制项目,为校、系(处)两级领导提供经费指标控制表,并随时可以通过计算机进行查询。单位经费指标控制表分“教学科研型”和“行政后勤型”两种,格式相同,唯“科目名称”一栏根据各自的核算内容设置(格式如附表1)。
2.科研经费实行项目管理。计算机提供的科研帐表,注意满足各层次管理的要求。(1)为各主管业务处和财务处提供按各种不同来源分列的各系、所科研费收、支、结余情况表,这种科研费收支结余情况表按来源不同分为“科技三项费用”和“代管科研经费”(代管部分再分科学基金、社会科学基金、协作科研、理科博士点科研、文科博士点科研、本省市新产品试制费、古籍整理费等),两表格式相同,唯“单位编号及名称”一栏,根据需要设置(格式如47页附表2)。(2)为各系、所、科研管理部门提供按各种不同来源分列的各科研项目经费的收、支、结余情况表,分“科技三项费用”和“代管科研经费”两种,格式相同,其中“课题代号及名称”一栏可根据需要设置(格式见47页附表3)。
3.“基金前期”解决核算与分配。“基金前期”帐户反映了全校及所属各单位创收部分的核算与分配,并为所属各单位提供创收留成部分的单位暂存月报、并随时提供暂存发展基金、应付酬金、系主任特支费等各类暂存款的余额查询。
增加各单位本年实付酬金的统计,满足劳务酬金校内宏观管理的需要,并体现了“分灶吃饭”的财务改革的精神。
由于基金前期中转帐过程比较繁琐,为简化手工操作部分,根据学校经济管理办法,把转帐分录规范化后存入计算机,由计算机根据创收收入的性质,自动完成凭单填制工作。
4.解决往来帐户的自动对帐。(1)银行对帐是一项工作量大而且十分枯燥的工作,我校每月银行往来帐目多达3,000~4,000笔.在与银行对帐过程中只要出现千分之一的差错,就要全部返工。1984年的银行帐,过了半年还未核对清楚。因此在计算机试用时,首先就解决银行帐自动核对问题。计算机将银行对帐单与学校银行帐核对相符部分输出一份清单,同时把不相符部分,分别四种情况(即:银行已收,我方未收;银行已付,我方未付;我方已收,银行未收;我方已付,银行未付),逐笔输出四份清单,并提供调整后平衡的公式:
所属各单位提供的基金前期收支月报格式如下(附表4—6):
这一方法使出纳人员摆脱了大量枯燥的重复劳动,提高工效10多倍。(2)为暂存、暂付、待处理等帐项提供自动销帐程序,并逐笔输出未冲销部分往来帐目。为了增加可靠性,在冲销时提供了原支(或存入)款凭单的查对,如冲销凭单记录的内容与支款(存款)时不符,计算机就显示“禁止输入”字样,从而提高了冲帐的准确率。
四、充分利用计算机优势
1,充分发挥计算机信息处理能力强的优势,扩展经费支出节级科目,增加可供分析的数据量。预算内经费支出会计科目由115个扩展到366个,控制单位由手工操作时的50个增加到117个,使可供分析的数据量山5,750个增加到42,822个,相当原来的7.44倍。考虑到今后高等教育事业的发展,计算机对会计科目的容量留有充分发展余地。预算外部分,能输出各种帐簿24种,各种报表23种,提供可供分析用的数据达6万多个,比手工操作效率提高了6倍。从各个角度反映了我校预算外资金活动的全貌。
2.预算内资金输出采用以科目为序和以单位为序两套经费支出明细帐。以单位为序的帐目可以分送给各有关单位,为各单位的管理提供了方便,并为进一步开发、联网、人才成本核算准备了必要的条件。
3.经费支出既能提供实际支出数,也能提供银行支出数。山于能够既按科目、又按单位提供银行支出数,从而完善了各级预算指标的控制系统。
五、近期设想
第一、二期工程主要解决了会计核算电算化的问题,为财务管理提供了比较坚实的基础,给我们开始第三期工程的研制、开发工作创造了条件。
由于考虑到目前高校财务管理的水平和基础、现行规章制度的限制和第三期工程经过努力后实现的可能性,我们打算从比较低的起点,一点一滴做起。近期内从财务管理角度计划先做以下几件事:
1.进一步完善和提高第一、二期工程。目前已有30余所高校采用了我们研制的CFAS系统,而且这个数字还在不断扩大。由于该系统还在不断完善、提高,因此我们计划按照用户的要求,建立“版本”制度,以便使广大用户不断地同时得到完善和提高。
2.财会人员的职责除管理监督外,另一项重要内容是搞好服务,为教学科研服务,为广大师生员工服务。我校700多个科研项目,涉及上千名课题负责人,加强内部核算,简化手续,尽可能减少科研人员的琐碎事务,在实行计算机项目管理的基础上,努力逐步做到直接服务到人。
3.高等学校的活动是生产劳动能力的活动,这些活动同样要耗费社会劳动和资金,同样有其预期的目的与效果。从“投入”与“产出”的关系来看,存在着经济效益的考核问题。正确地核算人才成本是考核教育投资效益、检验学校经济管理水平的基础。在逐步推行固定资产有偿占用、完善材料消耗定额等各项管理措施的同时,还要进行以下工作的试点:(1)计算培养学生的实际成本;(2)计算培养学生的计划成本;(3)逐步提高预算分配的科学性,变经验预算为科学预算。
4.1986年3月我校已成立了以经济学院闵庆全教授为首,由多方面教授专家参加的“高校经济效益指标体系的建立及其电算化”科研组,这一工作目前正在积极进行中,力争在1987年底取得阶段成果。
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