摘要:
四、功能设计
帐务处理模块是以各类记帐凭证为输入根据,采取成批处理方式(以一定数量或一定时间的记帐凭证)进行科目汇总,得出这批数据的科目汇总表。月底得出全月各科目汇总表代替总帐及几个成本费用科目的明细帐。帐务处理模块中还设有与其他模块的数据传送功能,建立记帐凭证档案,便于其他模块的数据提取及日常查询。对记帐凭证数据提供校验,检查等手段,严格控制输入时的差错,提高数据的正确率。
帐务处理模块采用子模块结构,各子模块之间又相对独立。为了方便用户,一般采用“菜单”功能选择。帐务处理模块中的所有程序,按照它们的处理对象及功能,可划分为四个子模块:输入子模块、登帐子模块、输出子模块、维护子模块。
1.输入子模块
包括记帐凭证输入程序,数据校验程序,科目编号合法性检查程序,数据编辑程序。
记帐凭证输入程序接受三种类别的凭证(收款凭证、付款凭证、转帐凭证),把它们转换成统一格式,存入凭证文件中。数据校验程序对输入的凭证数据进行二次输入校验,当第二次输入的数据与第一次相同时,即为校验正确,否则认为有错,转入数据编辑程序对凭证数据进行修改。数据编辑程序可对记帐凭证上的每一项内...
四、功能设计
帐务处理模块是以各类记帐凭证为输入根据,采取成批处理方式(以一定数量或一定时间的记帐凭证)进行科目汇总,得出这批数据的科目汇总表。月底得出全月各科目汇总表代替总帐及几个成本费用科目的明细帐。帐务处理模块中还设有与其他模块的数据传送功能,建立记帐凭证档案,便于其他模块的数据提取及日常查询。对记帐凭证数据提供校验,检查等手段,严格控制输入时的差错,提高数据的正确率。
帐务处理模块采用子模块结构,各子模块之间又相对独立。为了方便用户,一般采用“菜单”功能选择。帐务处理模块中的所有程序,按照它们的处理对象及功能,可划分为四个子模块:输入子模块、登帐子模块、输出子模块、维护子模块。
1.输入子模块
包括记帐凭证输入程序,数据校验程序,科目编号合法性检查程序,数据编辑程序。
记帐凭证输入程序接受三种类别的凭证(收款凭证、付款凭证、转帐凭证),把它们转换成统一格式,存入凭证文件中。数据校验程序对输入的凭证数据进行二次输入校验,当第二次输入的数据与第一次相同时,即为校验正确,否则认为有错,转入数据编辑程序对凭证数据进行修改。数据编辑程序可对记帐凭证上的每一项内容提供一个方便、直观的修改环境。
2.登帐子模块
登帐子模块是由科目汇总程序、明细帐分类程序,各明细帐登帐程序及材料分配数据的传送程序组成。
科目汇总程序首先把凭证文件中的数据作为“本期发生额登入总帐文件中,再计算出“本期期末余额”。
为了叙述方便,我们引进几个符号,期初借方余额—SJ;期初贷方余额—SD;本期借方发生额—BJ;本期贷方发生额—BD;期末借方余额—MJ;期末贷方余额—MD。
借贷记帐法计算公式如下:
明细帐分类程序是将凭证文件中的数据进行分类。当借方科目或贷方科目中涉及到成本类科目的数据时,就装入明细帐文件中。材料分配数据的传送程序是将材料核算模块中的材料领用分配数据转换成凭证文件的格式数据登入明细帐。
3.输出子模块
输出子模块由科目汇总表输出程序及各类明细帐的输出程序组成。科目汇总表包括每期的科目汇总表,全月科目汇总表。在设计输出报表时,应尽量使输出格式接近于手工作业时的格式,便于人们习惯的阅读和装订成册存档保管。
4.维护子模块
维护子模块由修改密码程序,增添工作令号程序,科目编号“字典”修改程序,凭证数据转储程序,帐本清理程序及凭证查询程序组成。
帐务处理模块开始工作时,首先要核对密码,如果没有回答正确的密码,则帐务处理模块将停止工作。为了提高密码的保密程度,用户可用密码修改程序随时修改密码。增添工作令号程序,可对帐务处理模块中工作令号对照表进行增删处理。科目编号“字典”修改程序可对科目编号“字典”进行编辑。凭证数据转储程序将本月的全部凭证数据作存档处理,建立凭证档案,供查询之用。帐本清理程序是在每个月底或年底运行,对帐本中的本月发生额累计或全年发生额累计作清“0”处理。凭证数据查询程序是处理日常凭证数据查询的。
五、帐务处理模块工作流程图
前面已介绍了帐务处理模块中的四个子模块的功能,下面画出这些模块的工作流程图。
1.总控模块
2.输入子模块
3.登帐子模块(图见右栏上)
4.输出子模块
5.维护子模块
六、几个具体问题的技术处理
1.二次输入校验法
在数据处理中,正确的输入数据是获得正确输出的前提条件。如果输入数据错了,其处理无论如何正确,所得结果也是错误的。因此对输入数据必须提供校验手段。在帐务处理模块中,我们采用了二次输入校验法。对凭证中的主要数据(如科目编号,金额)作成二次输入校验,以避免差错。从前面输入子模块的流程图中可看出,凭证输入时先进行第一次输入,把凭证数据装入凭证数据文件中,然后进行第二次输入,逐条校验凭证数据文件中的数据。如发现有错误,马上进入数据编辑程序,修改后再进行校验,直至第一次输入的凭证全部校验正确为止。
2.科目编号合法性检查
每个会计科目(包括明细科目),都有一定的规定和范围,可编制各级科目明细表,设置“科目编号字典”,它包含了每个科目中有几级明细科目,各子科目的范围及此科目所需的最少级数(例如,某科目设置三级明细科目,所需的级数最少为二,那么在填写科目编号时,如果只用一级科目或者用了四级明细科目,就能查出错误)。利用这个“字典”对输入数据中的科目编号自动进行检查。通过科目编号合法性检查,可大大减少由于人工填写记帐凭证时所发生的错误。使数据出错率降到最低限度。下例为“字典”的内部格式。此“字典”可为每个科目最多设置四级明细科目。
下面对几个科目解释如下:从表中可看出,代码为145的科目(一级科目),它最少应有二级科目,二级科目的范围是01~32,三级科目的范围是01~24,四级科目不用。如,145·05,145·31·22都是合法的科目编号。如果科目编号出现为145,145·33,145·29·25或145·29·22·01时,就可利用这个“字典”检查出错误。表中的“work”字符表示141、204科目的二级子科目为工作令号。检查时当扫描到二级科目即“work”时,将凭证上的二级科目编号与工作令号对照表进行核对。如核对得上,说明此二级科目正确,如核对不上,则说明二级科目有错误,须进入数据编辑程序,进行修改。科目编号合法性检查能检查出的错误有:非法一级科目、非法子科目、缺少子科目、非法工作令号、二级科目越界、三级科目越界、四级科目越界。当检查出错误时,便进入数据编辑程序,供操作人员进行数据修改。
下图是工作令号对照表的数据文件格式。
3.凭证档案管理
为了便于查询记帐凭证数据.在帐务处理模块中还设有记帐凭证档案管理。把每个月的全部凭证数据建立一个档案数据文件。档案数据可常驻在帐务处理模块中,而凭证数据转储到软盘片上保存。凭证档案数据包括:本月凭证发生的数量,凭证存放在软盘片上的盘片号,文件名。当要查询某凭证时(除查询本月的凭证外),只要先查档案文件,便能查到欲查凭证所在的盘片号。装入这个盘片,即可查到凭证数据。档案中的文件名和盘片名都是帐务处理模块自动产生的。下图是档案数据文件的格式:
文件名可用7个字符表示,前3个字符可用任意字符,例如用“XSV”,后4个字符为年月的组合。例:84年12月的凭证历史文件名为“XSV8412”,记录数为本月凭证的全部记录数。盘片号也可用7个字符,前4个字符可用任意字符,例用“XDIS”,后3个字符为序号000~999.每个盘片号按顺序递增。
在每个月底做凭证数据转储工作时,系统应能自动提示插入某标号的盘片或者提示插入空白盘片(已格式化)。如果是后者,还应会提示用户在盘片上注上提示的盘片号,用户根据提示,在空白盘片上注上盘片号。如果要查询前几个月的凭证数据,只要键入年份、月份。系统应会提示用户插入某标号的盘片。就能查到凭证数据。
4.密码处理
为了系统安全,防止其他无关人员使用帐务处理模块.在开始工作时,首先要核对密码。如使用人员键入不正确的密码,系统就不给于工作。由于DBASE—I是解释性的语言,程序本身是以字符格式存放,可直接打印显示源程序。所以密码核对就只能针对不懂DBASE—I程序的人员。下面举一个DBASE—I的密码核对程序的例子供参考。
设密码内容存放在xvar.mem内存变量文件中,变量名为mkey。